教育系統、高校檔案數字化建設必要性

1.1 大數據時代高校檔案管理的理念受到了沖擊在大數據時代到來之前，由于受信息技術水平、數據存儲成本等因素的影響和局限，教育系統、高校檔案管理人員是無法將所有歷史數據都收集、整理，并且保存下來的。在這樣的情況下，為了順利推進教育系統、高校檔案管理工作，就必須要根據實際情況確定歸檔范圍和保存期限，并以此作為開展檔案管理工作的重要依據。在明確了歸檔范圍和保存期限之后，檔案管理人員在開展高校檔案管理工作時，就必須要根據所確定的歸檔范圍，人為鑒定各種檔案材料和數據是否具備保存的價值、判斷這些材料和數據是否要進行歸檔，以及如果需要歸檔則歸檔保存的期限具體是多久等一系列的問題。所以，在以往的高校檔案管理工作中，檔案的收集、整理、鑒定占據著重要地位，尤其是檔案的鑒定是非常必要的，也是非常重要的，既方便了檔案的保存和隨時取用，同時也在一定程度上保持了檔案之間的聯系。然而，在大數據時代，這種傳統的高校檔案管理理念卻受到了沖擊。大數據時代到來之后，高校檔案管理工作中接觸到的檔案數量開始激增，檔案的類型和載體也開始越來越多樣；再加上現代信息技術的飛速發展，使得數據存儲的技術水平越來越高，成本卻越來越低。所以，傳統的檔案管理環境已經被改變，而隨著傳統檔案管理環境的改變，“大檔案”的理念也開始逐漸被人們所認可和接受。而“大檔案”的理念，實際上指的就是將國家機構、社會組織或者是個人在社會生活中產生的所有原始記錄，不論價值和載體統一視為檔案的一種理念。在“大檔案”理念中，不再存在 “歸檔范圍”這一概念，所有的歷史數據和歷史材料，都可以作為檔案保存下來。也可以說，以往的高校檔案管理工作，管理和保存的都是符合歸檔范圍的數據，然而“大檔案”理念下的高校檔案管理工作，管理和保存的數據則包羅萬象。由此可見，大數據時代到來之后，傳統的高校檔案管理理念已經受到了沖擊，為了確保新時代高校檔案管理工作的順利推進，高校檔案管理的理念和方式也必須隨之進行優化和革新。

 1.2 大數據時代教育系統、高校檔案管理的工作方式受到了挑戰在大數據時代到來之前，高校檔案管理工作中接觸到的各種數據和資料，多是以紙質載體為主，也就是說，是以紙質檔案為主的，電子檔案比較少見。所以，在過去的高校檔案管理工作中，無論是檔案材料的收集、整理、保存還是利用，都是以檔案管理人員的手工勞動為主的，這種工作方式，是典型的紙質檔案管理工作方式。但是，在大數據時代到來之后，這種工作方式卻受到了挑戰。這是因為，在大數據時代，檔案數據的范圍擴大，使得可以視為檔案進行歸檔保存的數據數量激增，同時數據的載體形式也更為多樣。在這樣的背景下，傳統的紙質檔案管理工作方式就顯現出了諸多弊端，例如費時費力、工作效率低、容易出錯等，也正是因此，利用現代信息技術和大數據技術，對傳統的高校檔案管理方式進行優化和革新就成為了勢在必行之舉。