檔案數字化的優勢

檔案數字化的優勢

首先，可以節省檔案管理成本。傳統的檔案管理，完全靠人們的手工勞動來實現檔案的存儲、保管和查詢。數字化管理檔案 改變 了檔 案的載體 ，即把紙質 的需人工 閱讀 的檔案變成了計算機閱讀檔案。不僅節省了保管費用和 占用空間，而且查找起來也非常方便，避免了反復打印文件資料而造成的紙張和查找人員的浪費。

其次，可以有效實現對檔案原件的保護。我們將原始的紙質檔案轉化為電子檔案后，其使用更加安全。特別是年代比較久遠的珍貴檔案，由于屬于不可再生資源，進行數字化處理是更好的保護，減少了對檔案原件反復查詢過程中的損壞。再次，可以提高辦公效率。把傳統的檔案文件資料轉化為可存儲的文件信息，能夠做到及時歸檔，并盡快提供利用。通過檔案管理軟件就可以實現文件信息的同步上傳，完成電子文件的歸檔，經過管理員授權后，在管理網絡的任何一個終端都可以進行同步的閱讀。這樣就會大大節省查找文件資料的時間，提高辦公效率。最后，可以防止檔案資料被篡改。與紙質檔案不同，電子檔案以PDF、JPG、TIF等文件格式存在，具有不可修改的優點，能有效防止檔案資料被篡改，更加有效地保證了檔案的真實性。