檔案外包公司

　　檔案外包公司保密協議條款相關的內容：雙方應當對本協議的內容、因履行本協議或在本協議期間獲得的或收到的對方的商務、財務、技術、產品的信息、用戶資料或其他標明保密的文件或信息的內容（簡稱“保密資料”）保守秘密，未經信息披露方書面事先同意，不得向本協議以外的任何第三方披露。

　　1.檔案外包公司合法經營，營業范圍包括檔案管理；

　　2.檔案外包公司有檔案管理資質；

　　3.有專業的，具有檔案管理資質的檔案管理人員；

　　4.檔案外包公司有合規的場地和設施；

　　5.有保密檔案的場所和設施；

　　6.有嚴格的管理制度；

　　6.公司管理規范。

　　檔案服務外包業務流程規范

　　一、檔案管理者（委托人）政治可靠，熟悉并掌握檔案整理加工業務，嚴格執行保密規定，具有一定檔案管理工作經驗和經歷。

　　二、存放、整理、查閱檔案的庫房、工作場地、查檔室，應安裝全方位攝像監控設施。

　　三、涉及檔案管理使用的計算機、打印機、復印機、平板掃描儀等均屬涉密設備，不允許按非涉密設備管理、使用或處理。

　　四、非涉密的U盤、移動硬盤等存儲介質嚴禁在涉密電腦等設備上使用。

　　五、檔案整理數字化檔案外包公司必須擁有企業保密乙級以上資質，方有權利參與檔案整理數字化加工競標活動。

　　六、檔案整理工作（含檔案數字化）的從業人員，進場前需要進行政審，無犯罪記錄，并簽訂《保密協議》后方可進入委托方檔案工作場地。

　　七、檔案外包公司檔案從業人員按接觸文件范圍、涉密程度分核心涉密人員、重要涉密人員和一般涉密人員。核心涉密人員及重要涉密人員需在省市保密局備案。檔案外包公司有責任對員工定期進行保密培訓及考試，每次培訓及考試結果應有據可查。

　　八、檔案外包公司檔案加工從業人員不得將手機等有攝錄像功能的設備帶入工作場地。

　　九、檔案整理工作中產生的廢紙，待整體工作結束后，應由專人統一用碎紙機進行碎紙處理。

　　十、人事檔案整理數字化加工涉及個人信息和隱私。檔案整理工作人員嚴格要求遵守保密制度，不得私自涂改、泄露、損毀檔案中任何材料。

　　十一、檔案數字化加工過程中規定遇委托方帶密級的文件可不掃描，委托方有特殊要求者除外。

　　十二、數字化檔案外包公司帶入工作場地的所有計算機硬盤均由委托方提供。工作結束后，所有計算機硬盤拆下來交委托方保管、使用，所有數據導入單位（委托方）計算機網絡服務器后，還應有備份。

　　十三、如檔案外包公司的從業人員發生檔案泄密等事故，按情節輕重，給予當事人行政處罰或追究其法律責任。

　　1.檔案的歸檔原則一般是文書處理部門立卷歸檔。意思就是這些文件資料的產生部門自己立卷整理，然后統一交到檔案部門集中統一管理。這樣的好處是專業的部門整理自己的文件資料比較系統、條理，也比較熟悉文件產生的來龍去脈。將各部門所有的文件零散收集來讓你檔案員一個人整理是不現實的，因為你不可能對每個崗位都了如指掌。

　　2.檔案分類一般可根據文件資料類型，如文書、科技、實物等類別來分，也可根據產生機構來分。你們公司的文件資料可以在文書——科技——實物等大類別下再按部門分類，每個部門產生的文件是一個整體，交到你這里來。

　　3.不知你們單位大不大，要是不大的單位，沒必要每個生產部門單獨編號了，可以統一編檔號。檔案可以按照年度——保管期限——序號來編。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序號可以整個公司編一個大流水，也可每個部門重新編號。

　　4.這些是整理的大概步驟。還要著目，就是編目錄。你可以下載一些檔案的案卷目錄表、全引目錄表、歸檔文件目錄等按照格式統一填寫。這個很多資料上都有，你也可以自制。目錄與每卷或件檔案的標題、日期、責任者等要一一對應，不然不好檢索。

　　建立一套規范的檔案管理制度也是非常重要的。