渝中檔案數字化外包中心

　　檔案數字化鑒定是將傳統紙質檔案轉換為數字形式過程中的重要環節，旨在確保數字化后的檔案具有準確性、完整性、可用性和安全性。以下將詳細說明檔案數字化鑒定的流程：

　　渝中檔案數字化外包中心

　　1、由誰來鑒定：建立鑒定組織機構。組建鑒定隊伍，明確職責，加強領導，在組織上、人員上給予充足的保障。對鑒定人員的素質要有一定的要求：要組建一支業務素質高，鑒別能力強，熟悉組織機構及職能，熟知本館（室）藏情況的檔案鑒定隊伍，加強對鑒定人員的培訓。鑒定工作不僅僅是檔案部門的事，在鑒定過程中應聯合相關部門對各類型、各不同載體、不同時期的檔案進行鑒定，征求多方意見，最終科學正確鑒定檔案價值。

　　2、如何鑒定：制定鑒定工作細則。在熟悉館（室）藏結構的基礎上要求制定本單位檔案數字化前鑒定工作細則，詳細規定需數字化檔案的全宗、內容、時間界定和鑒定工作程序等。這既是開展鑒定工作的依據，又是進行復查和審批的依據。根據鑒定工作的原則，確定鑒定的重點，一是做好館（室）藏情況的統計，有條件的單位每年盤點一次，包括檔案所屬年度、數量、類型、載體等基本情況，從宏觀上對需要加工的檔案進行總體了解和統計。二是匯集多年檔案借閱登記和效果反饋，對利用頻繁的檔案進行綜合分析，從而科學確定優先數字化的檔案范疇。三是征求文件形成部門的意見，采用會議研討、發放調查問卷等形式廣泛征求意見，明確各級領導、各相關方對檔案數字化的需求。

　　3、鑒定方法：由鑒定小組成員對擬數字化檔案的內容、形成年代、來源、利用率和完好率等進行系統調研分析，按照鑒定工作細則對其價值進行具體價值評判，可采用直接鑒定法和間接鑒定法相結合的方式，即采用直接地、逐卷逐件地審查檔案文件內容，或通過審查案卷目錄及卷內文件目錄來確定是否對其進行數字化。同時，對保密期限屆滿的檔案，按照保密法的規定，作降密/解密處理。鑒定結果需經檔案主管領導審批。對鑒定過程中形成的文字材料，如鑒定報告、審批文件及領導審定的鑒定結果等及時立卷歸檔，以便復核時有據可查。

　　總之，檔案數字化鑒定流程是一個嚴謹而細致的工作，需要多方面的專業知識和經驗。通過科學合理的鑒定流程，可以有效地提高檔案數字化的質量和效率，為檔案的管理和利用提供有力的支持。

　　檔案數字化原則

　　檔案數字化是當今信息時代檔案管理的重要發展方向，為了確保檔案數字化工作的順利進行和數字化成果的質量，需要遵循一系列明確的原則。以下將詳細介紹檔案數字化原則：

　　1、公開性原則。數字檔案館（室）利用計算機技術、網絡平臺等實現了檔案信息的共享，但也給檔案信息的安全與保密帶來了隱患。對檔案館（室）而言，檔案數字化首先是考慮保證檔案信息的安全，應對涉密檔案進行降解密，降解密后分批次按先后順序對不同程度的涉密檔案進行數字化加工，來滿足利用需求。必要時采用內外網物理隔離、設置不同級別的訪問權限等安全措施來控制訪問。

　　2、實用性原則。從利用需求出發，對利用率較高的檔案資料進行數字化，如關于成立組建的批復、機構設立，干部任免、定級、調級、退休的決定、命令、通知，個人立功、獎懲、科研獲獎成果項目等方面的檔案。

　　3、價值性原則。對館（室）珍藏檔案進行數字化，既可盡量減少直接利用對檔案的損毀，又可將檔案信息以更加方便、靈活的方式提供給利用者。因此，在經費、人力、物力等資源有限的情況下，優先選擇將這些珍貴檔案進行數字化處理，具有檔案高效利用與保護、搶救的雙重意義，是實現檔案價值的客觀需要。

　　4、搶救性原則。從檔案保護角度出發，應對那些形成時間久遠、珍貴且損壞嚴重的檔案進行數字化。如我集團1956年成立初期的紙質檔案，紙張薄、字跡模糊、部分有不同程度的破損等問題，縮微膠片檔案讀取設備更新換代而無法利用等狀況，都應該優先搶救進行數字化處理。

　　5、主體性原則。企業每年都會接收大量的外部來文，有的需要組織貫徹落實辦理，有的僅需要傳閱知曉，對于這部分外部來文來說，并不能反映出本單位工作的性質和特點，所以在選擇數字化對象時應放到次要考慮范圍。能夠反映本單位工作的性質和特點的檔案應是本單位自身形成的檔案，應作為數字化的主體。本單位形成的檔案是利用率較高的，在作為史料查詢、巡視審計或作為現行任務執行標準和依據中作用顯著，應優先列入數字化范圍。

　　總之，通過遵循這些原則，能夠有效地提高檔案數字化的質量和效益，促進檔案信息的有效利用和共享，為社會的發展和進步提供有力的信息支持。

　　選擇檔案數字化外包公司需要注意哪些

　　在進行檔案數字化工作時，選擇合適的外包公司是至關重要的一步。這不僅關系到數字化工作的質量和效率，還涉及到檔案信息的安全與合規。以下是選擇檔案數字化外包公司時需要注意的事項：

　　1、對數字化項目的檔案內容進行調研

　　需要詳細了解數字化項目檔案的內容，是什么類型的檔案，是哪個時期的檔案，是否需要修復，檔案的材質如何，采用哪個規則進行整理，掃描分辨率如何，圖像文件的格式、命名、壓縮、存儲等等。作為一個項目進行外包，項目的經費預算有多少，招投標的形式如何，項目的實施工期有多長，如何實施，在哪里實施，如何監管，驗收工作如何開展等等。

　　2、外包服務公司的選擇

　　檔案數字化外包服務是一種政府采購的委托服務形式，需要按照政府采購的流程確定外包服務公司，一般都是采取公開招投標的形式來確定選取哪家公司。在采購的時候需要對公司做出相關要求，如企業性質、企業規模、注冊資金情況等方面資質條件，安全保密、技術認定、履約情況等技能實力。通過市場競爭的形式，選擇資質條件最優，技能實力最強的公司來勝任外包服務項目。

　　3、制定規章制度，嚴格執行落實

　　為保障檔案實體和檔案信息數據的安全，需要制定崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的規章制度。制度的生命力在于落實，作為業主的檔案館室，需要做好監督指導工作，作為承包項目的外包服務公司需要按照規定流程操作，將制度嚴格執行落實在各項工作環節中。

　　4、互助互利，共同完成數字化項目

　　發包與承包，是互助互利的關系，檔案館室與外包服務公司需要明確責任與義務，完成進度的快慢，成果質量的好壞，直接影響著整體項目的進展。檔案館室與外包服務公司需要共同努力，良性循環，想方設法共同完成數字化項目。

　　總之，選擇檔案數字化外包公司需要進行全面、深入的考察和評估。只有綜合考慮以上多個方面，才能找到一家可靠、專業、能夠滿足需求的外包公司，從而確保檔案數字化工作的順利完成，并保障檔案信息的安全與有效利用。

　　檔案數字化的作用

　　隨著信息技術的飛速發展，檔案數字化已成為檔案管理領域的重要趨勢。檔案數字化帶來了諸多顯著的作用，為檔案的管理、利用和保護提供了全新的思路和方法。

　　一、為檔案信息化建設打下堅實基礎

　　檔案信息化建設是檔案管理發展規劃的重要任務，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

　　二、利于長遠發展，保護檔案原件

　　1.用數字化的檔案代替原件使用，可以保護檔案原件；

　　2.數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現自然災害的情況下不會遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長遠發展；

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

　　三、改善檔案的利用方式，提高利用率

　　1.一份文件可以以數字化形式同時提供給多個利用者，實現資源共享；

　　2.數字化文件可以通過網絡傳輸，能異地調閱利用，擴大了檔案的利用空間；

　　3.檔案數字化以后，將已開放的檔案上傳系統，利用者可以隨時使用開放的檔案文件，實現檔案信息資源共享。

　　4.縮短檢索時間，利用效率有很大的提高。

　　四、節約成本，提高檔案人員工作效率

　　數字化管理后，紙質載體的檔案可以轉為機讀檔案，既節約了保管費用，也節省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數字化管理后檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務。

　　綜上所述，檔案數字化在提高工作效率、促進資源共享、保護檔案原件、節省空間、整合信息以及支持數據分析等方面發揮著不可替代的作用。隨著技術的不斷進步，檔案數字化的作用還將進一步拓展和深化，為各個領域的發展提供更強大的信息支撐。