浙江省檔案數字化外包

　　檔案數字化是將傳統的紙質檔案轉化為電子形式，以便更高效地存儲、管理和利用檔案信息的過程。這一流程需要遵循嚴格的規范和標準，以確保數字化后的檔案質量和可用性。

　　浙江省檔案數字化外包

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉確率、避免出現錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數據初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數據進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質檔案封盒。

　　七、數據總審入庫。對電子檔數據進行檢查復核，確定各方面細節無誤、數據內容符合標準規則后，將電子檔數據刻作入庫，將檔案紙質材料與電子檔數據庫移交。

　　總之，檔案數字化流程是一個復雜但極具價值的過程。通過科學、規范地實施這一流程，可以實現檔案管理的現代化和信息化，為檔案的利用和保護提供更有力的支持。

　　檔案數字化原則

　　檔案數字化是當今信息時代檔案管理工作的重要發展趨勢，它對于提高檔案管理效率、保護檔案原件、實現資源共享等方面具有重要意義。在進行檔案數字化的過程中，需要遵循一系列的原則，以確保數字化工作的質量、規范性和有效性。

　　一、科學性原則

　　檔案數字化的科學性原則指在進行數字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規律，使檔案信息數字化工程真正服務于社會，發揮其信息資源的作用。

　　檔案數字化的科學性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確、可靠,數字化的方法和手段也需要注意科學性。

　　二、實用性原則

　　針對館(室)藏檔案有重復利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應優先進行數字化，堅持“現用現掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務方式。社會需求是制定和調整檔案數字化工作策略的“風向標”。檔案業務部門應注重多年檔案利用的情況統計，把利用頻繁的檔案進行綜合分析，科學地確定優先進行檔案數字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實效性,過了一定期限后其價值就會降低，甚至喪失，因此在進行檔案數字化時要用發展的眼光看待，爭取在檔案信息價值的升值前期完成。檔案數字化加工與數字化檔案利用同步實現，是充分利用計算機網絡技術，更好、更快地實現檔案數字化的最佳途徑。

　　三、規范性原則

　　檔案數字化的規范性原則指檔案數字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網絡檢索提供給利用者。數字化后的檔案信息內容要與原紙質檔案信息完全一致。

　　如果解決了數字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計算機網絡上利用的數字化檔案信息相當于在檔案館實地查閱原始檔案實體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統載體檔案數字化。館(室)藏傳統載體檔案數字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的，與傳統的檔案信息相比,這些數字化檔案信息，因為依托于計算機存儲技術、網絡技術，所以具有明顯的不穩定性，數字化信息的內容和位置易發生變化。

　　因此,在檔案數字化過程中，要做到以下幾點，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權者瀏覽；

　　(4)利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備等，保證已經數字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因為檔案信息是來自社會的寶貴財富，數字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經濟效益的檔案信息最大限度地進行利用。

　　總之，遵循這些原則進行檔案數字化工作，能夠最大程度地發揮數字化的優勢，為檔案管理和利用帶來便利，同時也能夠保護檔案的歷史價值和文化內涵。

　　檔案數字化注意事項

　　隨著信息技術的飛速發展，檔案數字化已成為檔案管理的重要手段。然而，在進行檔案數字化的過程中，有許多需要特別注意的事項，以確保數字化工作的順利進行和數字化成果的質量與安全。

　　01：數據重復利用，空白內容、復制粘貼等行為

　　在利益和效率的驅使下，個別缺乏責任感的外包服務商或崗位工作人員將數據復制粘貼和空白文件夾及內容進行充數，這種以追求數量而不顧及質量的做法，在目前普遍采用人工抽檢模式下，給業主方及外包服務商在數據質量方面埋下了諸多隱患。

　　對于業主方而言，日后在數據管理及利用方面，造成局部數據缺失錯亂，以致后續還需投入經費重新補做，給職能管理部門的政績形象造成負面影響；對于外包服務商而言，因數字化加工過程質量管控不夠及時嚴謹，導致最后業主方驗收質量不達標，工人工資發了質量問題依然存在最后兜底的還是企業，大大增加了企業人工成本和延長項目工期。

　　02：數據統計準確率不一

　　在海量數據中，對各種類型檔案和幅/張以及條目要做到百分百的清算不是一件容易的事。一方面也體現出一些檔案服務企業在為業主方服務的過程中存在將數量調高調整的存在，抱有業主方是在驗收時以抽檢方式，不可能全部抽檢到的僥幸心理。也使得業主方遭受經濟損失和后續數據利用及管理上都存在一定混亂錯誤。

　　03：影像質量難保障，傾斜、黑邊等問題難一一排查

　　中標服務企業在數字化過程中，難免發生長時間運行的高拍儀、掃描儀等機器會產生發熱、抖動的情況，或者由于人工疏忽、操作不當等原因，就會出現電子檔案文件不合格的情景！質量檢查崗位人員也無法張張頁頁檢查到位，裁剪崗位人員對裁剪值和分辨數值難以統一把握，完全憑個人主觀判斷，致使后期驗收過程中不達標和返工，來回地辦理領取搬運原始數據核對、修正等工作，也相應增加了相關方的管理投入和成本支出。

　　04：數據匹配準確率難把握，缺漏頁時常發生

　　數據掛接邏輯規則準確率發生錯誤主要是“張冠李戴”，漏錄和錯錄及少錄等原因。存在一些中標服務企業在整理數字化過程之中，未對檔案進行逐一排查，按規范和流程操作，一味追求快速成件的做法導致。

　　05：檔案數據安全性，隨時可以出現泄密風險

　　檔案局/館以及政府各部門管理檔案的專職人員少，專業的編研人手不足，且工作量大，難以從海量的原始文檔中逐一審閱排查哪一些是涉密文件，在原來保管條件有限下，普通文件與涉密文件混搭存放管理等多種因素造成的原因。有些秘密文件甚至是絕密檔案尚未解密，若是泄密將是嚴重后果！

　　總之，檔案數字化工作雖然帶來了諸多便利，但也伴隨著一系列的挑戰和需要關注的事項。只有充分重視并認真處理好這些問題，才能保證檔案數字化工作的高效、優質和安全，為檔案的長期保存和有效利用奠定堅實的基礎。

　　檔案數字化意義

　　在當今信息時代，檔案數字化已成為一種不可逆轉的趨勢，其對于各個領域和組織都具有極其重要的意義。檔案數字化不僅僅是將傳統的紙質檔案轉換為電子形式，更是對信息管理和利用方式的一次深刻變革。

　　檔案數字化重要性最直觀的一點，就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數字化前期的工期長、工作量大，但是一旦所有在庫檔案都實現了數字化管理，這對于檔案工作者來說，不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，實現檔案數字化，在一定程度上也可以保護原始檔案。畢竟檔案作為紙質材料，雖然所有檔案室都嚴格按照“十防”標準進行管理，但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進行數字化掃描，上傳至特定服務器儲存，減少原始紙質檔案的使用，可以起到很好的保護作用。

　　最后，檔案數字化重要性還體現在落實國家政策上。我國檔案工作一直在倡導“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略，這也是大勢所趨。當前大多存檔機構的檔案數字化率低，還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實現檔案數字化，可以很好的解決這些問題。

　　綜上所述，檔案數字化是適應時代發展的必然選擇，它為檔案管理帶來了高效、便捷、安全和共享的優勢。無論是政府機關、企事業單位還是學術研究機構，都應當充分認識到檔案數字化的重要意義，積極推進檔案數字化工作，以更好地發揮檔案在決策支持、歷史研究、文化傳承等方面的重要作用，為社會的發展和進步提供有力的信息支撐。