檔案管理數字化

檔案管理工作是什么：檔案管理工作是指科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作。

管理的檔案種類包括：文書檔案、科技檔案、照片檔案、實物檔案、聲像檔案、會計檔案等。

它的基本內容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務。

檔案管理數字化過程：

一、檔案管理數字化須遵守以下原則

在檔案管理數字化過程中,一定要做到:

1.在處理和存貯數字化檔案信息時,要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合;

2.通過文件級錄入或掃描方式得到數字化檔案信息要確保檔案原件的安全;

3.保證檔案信息內容不泄密。

二、確定數據庫的錄入范圍

檔案數字化是一個系統工程,無論從檔案的浩瀚數量還是從利用需求、成本核算的角度來看,都不可能一蹴而就。

三、制定統一的錄入格式和要求

檔案目錄錄入質量,直接影響檔案數據庫的質量,如何在起端控制好檔案信息質量,必須依據檔案分類的國家標準制定統一的錄入格式和錄入要求。

四、數據庫備份

檔案錄入人員,每星期對所錄入的數據備份兩次,可備份在移動存儲器或異機備份。

檔案管理數字化的優勢：

1.加快辦公自動化，降低檔案管理成本；全面實施數字化后，就可以將所有文件信息通過網絡傳輸發放，不需要打印在紙張上。存檔也只需將文件拷貝（或是掃描）一下，交給檔案部門統一管理歸檔即可。

2.提高檔案查閱速度，實現資源共享

查詢節省了時間，提供了方便。如法令文件，可以在本部門網站上創建一個以數據文件為基礎的網上數據庫，無須設置密碼，任何人任何時間都可以點擊訪問。對于機密文件，可通過電子郵件等形式授予他們一次性的查閱權利，不僅方便，而且還解決了保密和使用之間的矛盾關系。

3.有利于提高檔案管理系統行業的質量，提高檔案管理的專業技能

數字化檔案管理的實施對專業人員結構提出了更高的要求，一方面，高科技的專業計算機和網絡設備需要一些具有較強專業技能知識的技術人員去維護，才能保障辦公自動化的基礎設施正常運行。另一方面，隨著專業知識和信息技術發展水平的不斷提高，各級應用文件管理軟件需要不斷升級和更新，相應的軟件開發是必不可少的。