開封市扶貧辦歸檔文件整理

保管期限30年的不要使用不銹鋼釘裝訂

規則的實施，順適應了信息時代的變化和要求，簡化了整理，深化了檢索，這也是立卷制度改革的成功之處。文書檔案的整理方式實現了傳統的以“卷”為單位到以“件”為單位的轉變，檔案的裝訂方式也由以“卷”為單位變成以“件”為單位進行。《歸檔文件整理規則》實施二十年來，在工作實踐中，基層檔案部門形成的永久保管期限的歸檔文件大都按要求實現了線裝，但也發現有些單位保管期限為30年的歸檔文件有使用不銹鋼釘裝訂的情況，這樣裝訂比“三孔一線”或“直角裝訂”更加簡便，也能夠提高工作效率。按照規則要求，定期保管且需要移交進館的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。這里規定的定期保管且需要移交進館的指的就是保管期限為30年的歸檔文件，按照規則其在整理的時候是可以采用不銹鋼釘裝訂的。筆者認為定期保管為10年的歸檔文件可以采用不銹鋼釘（夾）或封套裝訂，因為保管期限較短，且不用移交進館。定期保管30年且需移交進館的歸檔文件盡量不要使用不銹鋼訂書釘裝訂，原因有以下幾點：

一是不銹鋼釘的性能、質量無法保證。雖然說是“不銹”鋼釘，但有些基層單位檔案室不具備恒溫恒濕等保管條件，它在經歷長期的低溫、高溫、潮濕、干燥等多變的氣候和環境下，能夠始終保持真正的“不銹”，不腐蝕紙張，沒有經過科學論證和實踐檢驗。傳統的檔案整理實踐中，也都是要求將檔案文件中所有的金屬物剔除干凈，然后采用線裝法進行裝訂。現實工作中，由于金屬物沒有去除干凈，檔案資料中的金屬裝訂物腐蝕紙張的情況也是屢見不鮮。我國歷代留傳下來的檔案和古籍大都采用繁瑣復雜的線裝方法，而沒有采用更為簡便易行的金屬物裝訂檔案資料，可見先人的聰明智慧和采用線裝的獨到之處。

二是不銹鋼釘裝訂的檔案不易拆啟。由于不銹鋼釘質地堅硬，韌性極低，不易彎曲，在進行數字化或利用過程中需要拆啟檔案時，易將紙張造成不同程度地撕裂，給檔案實體造成損害；其次，如果操作不當，極易扎傷或劃破手指，給檔案人員造成不必要的傷害。

三是易對紙張造成機械磨損。由于不銹鋼釘質地堅硬，在整理、利用和存放過程中很容易與相對柔軟的紙張進行磨擦，造成紙張起毛和擦掛現象，不利于檔案的長期保存。

四是帶有不銹鋼釘的檔案不利于微波滅菌。在進行微波滅菌時，由于不銹鋼釘易傳導，受熱快，在通過微波長時間穿透的情況下，不銹鋼釘升溫很快，易將高溫傳遞給周圍的紙張，由于紙張燃點低，易燃燒，在達到一定溫度后，容易引燃紙張，造成火災，給檔案造成無法彌補的損失。之前也發生過此類事例，我們應高度重視，引以為戒。