在職人事檔案、婚姻檔案數字化前期準備流程

 1明確在職人事檔案、婚姻檔案館藏狀況

1.1 館藏量統計數字化前，必須對館藏在職人事檔案、婚姻檔案數量進行精確統計，明確需要數字化的總卷數，并估算每卷檔案的平均頁數、館藏量的預期增長情況和變化趨勢。由于在職人事檔案、婚姻檔案具有特殊的動態性特征，即在職人事檔案、婚姻檔案會隨干部學習、工作經歷而不斷增長，因此，在計算館藏量時，除了要估算每年新立卷的在職人事檔案、婚姻檔案卷數，還要考慮對于館藏已立卷的在職人事檔案、婚姻檔案而言，每年將有多少新增材料需要補充數字化。

 1.2 檔案保存狀態分析在職人事檔案、婚姻檔案記載和反映了干部一生的基本情況和經歷，材料形成時間跨越長，通常具有紙質不一、大小不一的情況，尤其是離退休、死亡干部的檔案，由于材料產生時間久遠、紙質差、書寫工具不耐久、早期保管條件不足等原因，可能導致檔案狀態較差，給數字化掃描帶來困難。如某些材料采用純藍墨水書寫，字跡褪色嚴重，掃描儀無法掃描出清晰字跡，數字圖像質量較差等。因此，在數字化前期工作中，必須要對館藏檔案的保存狀態進行分析，判斷檔案材料是否存在紙質脆弱斷裂、字跡不清、蟲蛀霉變、紙張幅面過大等不利于掃描的問題，并研究解決方案，才能使數字化工作順利開展。

 2 制度建設與資源配置

2.1 制度建設在職人事檔案、婚姻檔案數字化并非一朝一夕即可完成，因此需要建立制度以明確職責、劃定分工、規范流程、保障安全。如建立專門的在職人事檔案、婚姻檔案數字化工作小組，協調解決數字化過程中的各種問題；結合館藏情況、利用情況，制訂短期的、長遠的數字化方案和策略，確定館藏檔案的數字化先后次序，使數字化工作得以有序開展；制訂在職人事檔案、婚姻檔案數字化過程中的保密制度、進出庫制度，規范拆卷、組卷、數字化掃描流程，為數字化工作提供具有指導性和前瞻性的全過程管理和控制預案。

2.2 資源配置在職人事檔案、婚姻檔案數字化需要人力、物力和財力的共同支撐，合理配置資源、促進長效發展，是數字化工作平穩開展的必要條件。

2.2.1 在人員方面要有足夠的檔案管理人員參與，并做好分工。數字化工作人員既要有在職人事檔案、婚姻檔案管理知識和經驗，又要有數字網絡軟硬件相關知識，了解數字化各環節工作，按照本單位所制訂的數字化制度、標準和流程，嚴控數字化質量，維護檔案安全；

 2.2.2 在基礎設施方面要有獨立的數字化空間，消除人員混雜共用空間造成的檔案散失、損壞隱患；需要配備足夠的計算機、掃描設備 ， 參 照 《 干 部 人 事 檔 案 數 字 化 技 術 規 范 》（GB/T 33870-2017），搭建數字化技術平臺、建設符合安全和技術標準的檔案管理信息系統和數據庫，為數字化提供硬件設備保障，使數據能夠長久、有效、安全存儲；

2.2.3 在資金預算方面既要計算當前館藏檔案的數字化費用，也要考慮未來長期館藏增長所新增的數字化費用，綜合軟硬件所需資金、人力所需資金，制訂全面精確的數字化建設項目預算，在足夠的資金支持下，方能保障在職人事檔案、婚姻檔案數字化項目的順利實施。