企業對檔案數字化的認識
時間:2022-03-03
作者: 2021年09月29日
來源:網絡
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一、檔案數字化的意義
檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會化的進程。同時，該檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。
二、對檔案數字化的思考
將大量的檔案數字化，這是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況制訂檔案數字化的科學規劃，其包括掃描儀等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。檔案數字化要經過一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應從實際和長遠打算，保證掃描儀等硬件設施的成龍配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案數字化實施處理規劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數字化，早日滿足大多數利用者的需求。
做好企業檔案數字化時掃描參數的優化設置。掃描系統掃描參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應的掃描時間和存儲空間就要增加；而分辨率參數越低，掃描文件的質量就要降低。我們在選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。 在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。A、數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。B、數字化后的數據質量、圖像質量檢查。掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，既沒丟失信息，又無增加信息，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描；采集錄入數據要豐富、準確。C、數據聯接檢查。通過機讀目錄數據庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行聯接，形成一一對應。
三、開展檔案數字化問題的研究，及時解決數字化進程中的疑難問題。
企業檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；數字化檔案信息安全、保密技術問題；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數字化檔案信息知識產權問題；數字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應在抓檔案原件數字化工作的同時，組織力量開展檔案數字化問題的研究，及時解決工作中的一些技術性問題，同時澄清和統一思想認識，確保檔案數字化工作的順利開展。 另外，必須加強檔案數字化和數字化檔案信息管理人才的培養。檔案數字化及數字化檔案信息管理，涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強這方面技術人員的培養。
