國企、事業單位檔案的分類規則

排他性

國企、事業單位檔案分類時，同位類目必須互相排斥而不能重合。這就要求同位類目的內涵清楚，類目外延界限分明，如果類目外延重合、跨越了兩個類目，這就很難保證歸類的一致性。

同一性

即保證類目排它性規則的貫徹。它要求針對同一上位類的劃分必須使用同一個分類標準。因為類目的形成是運用分類標準去衡量某一個對象的結果。在每一層次的分類中，只有運用同一個標準去衡量或劃分分類對象，形成的類目才能互相排斥；反之，用不同標準劃分同一個上位類，必然造成類目之間的交叉或重合。

效用性

要求國企、事業單位檔案分類要適應企業檔案及其管理特點，追求分類的整體適用效果。

靈活性

國企、事業單位檔案分類同一般的邏輯分類不完全相同，邏輯分類要求遵循“相應相稱”規則和“不越級”規則；企業檔案分類則必須考慮分類對象的數量，無法徹底實現“相稱”和“不越級”劃分的原則。相反，從便于管理的需要出發, 企業檔案的分類層次并不是越多越細越好。層次越多，類目就越多，反而因增加了頭緒而使管理變得復雜化。

因此，對國企、事業單位檔案分類的層次與類目設置可以靈活處理，不強求一致。企業檔案分類的靈活性，在不影響分類科學的前提下，增加了分類的實用性，滿足了企業檔案科學管理的需要。

設置合理的檔案類別，用以規范本企業檔案的整理，達到對企業檔案的科學管理和有效利用。

除以上四點分類原則以外，還需要把握以下幾點情況：

（1）熟悉企業的經營性質，了解企業的管理模式，生產情況、營銷方式以及內部機構設置情況。

（2）掌握本企業文件材料形成的來源和渠道，熟悉文書工作和檔案工作的一般規律。

由于文件材料是檔案的前身，檔案是文件材料辦理完畢后的歸宿，運用企業檔案分類的原則和方法整理檔案，是文件履行完現行領導、指導作用后成其為檔案的一個重要環節，也是日后有效利用檔案前提和基礎。

（3）要具備檔案管理的相關業務技能，將檔案管理的原理與本企業綜合檔案實際相結合，從全局上去把握企業檔案分類工作，制定出符合客觀的企業檔案類別設置合理的檔案類別，用以規范本企業檔案的整理，達到對企業檔案的科學管理和有效利用。