檔案整理服務公司企業

　　檔案整理服務公司企業為了規范、統一歸檔文件的整理工作，推進檔案管理模式改革，積極組織開展學習宣貫工作，召開業務學習討論會，對新《規范》各項條款逐條解讀并進行討論。同時，將新《規范》內容列入單位檔案業務培訓學習課程，確保單位有關人員準確理解、全面掌握新《規范》的內容，切實提高歸檔文件整理水平。

　　檔案整理服務公司財產保險業務檔案管理規范

　　近日，國家檔案局發布了《財產保險業務檔案管理規范》，于2021年10月1日起實施。規定了財產保險業務文件收集、整理、歸檔和財產保險業務檔案保管、利用、鑒定與銷毀等的要求和方法，適用于財產保險公司財產損失保險、責任保險、信用保險等財產保險相關業務檔案管理。

　　1、范圍

　　本文件規定了財產保險業務文件收集、整理、歸檔和財產保險業務檔案保管、利用、鑒定與銷毀等的要求和方法。

　　本文件適用于財產保險公司財產損失保險、責任保險、信用保險等財產保險相關業務檔案的管理。

　　2、規范性引用文件

　　下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T11821照片檔案管理規范

　　GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規范

　　DA/T15磁性載體檔案管理與保護規范

　　DA/T50數碼照片歸檔與管理規范

　　DA/T68.1檔案服務外包工作規范第1部分:總則

　　DA/T69紙質歸檔文件裝訂規范

　　DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

　　DA/T78錄音錄像檔案管理規范

　　JGJ25檔案館建筑設計規范

　　3、術語和定義

　　下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1.財產保險propertyinsurance

　　以財產及其有關利益為保險標的的保險。

　　3.2.財產保險公司

　　propertyandcasualtyinsurancecompany

　　經營財產損失保險、責任保險、信用保險、短期健康保險和意外傷害保險等保險業務的保險公司。

　　3.3.財產保險業務文件

　　propertyinsurancebusinessrecord

　　在開展財產保險承保、理賠、再保險等業務活動中直接形成的各種形式和載體的記錄。

　　注:具體包括承保類、理賠類和再保險業務文件。

　　3.4.財產保險業務檔案

　　propertyinsurancebusinessarchive

　　辦理完畢且具有保存價值并歸檔保存的財產保險業務文件。

　　3.5.財產保險業務電子文

　　electronicdocumentofpropertyinsurancebusiness

　　在開展財產保險承保、理賠、再保險等業務活動中,通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。

　　3.6.財產保險業務電子檔案

　　electronicrecordofpropertyinsurancebusiness

　　辦理完畢且具有保存價值并歸檔保存的財產保險業務電子文件。

　　4、總則

　　4.1.財產保險業務檔案工作是財產保險公司檔案工作的組成部分,財產保險公司應建立健全財產保險業務文件歸檔和業務檔案管理規章制度,并采取相應措施確保財產保險業務檔案的完整、準確、系統和安全。

　　4.2.財產保險業務文件歸檔是業務工作流程的一個環節,應納入業務工作或項目計劃,納入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制,納入考核體系和獎懲制度。

　　4.3.財產保險業務電子文件歸檔和業務電子檔案管理應納入本單位信息化建設規劃,實施全程和集中管理,確保財產保險業務電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

　　4.4.財產保險業務檔案工作所需的基礎設施設備、日常管理、信息化建設等相關經費,應列入本單位年度財務預算。

　　4.5.財產保險公司對財產保險業務檔案中記載的客戶信息負有保密職責,嚴禁擅自泄露客戶信息。

　　5、管理職責

　　5.1.業務部門職責

　　負責財產保險業務文件的收集、整理和歸檔工作,并對歸檔文件的完整、準確、形成質量和整理質量負責。

　　5.2.檔案部門職責

　　5.2.1.負責對財產保險業務檔案工作進行統籌規劃。

　　5.2.2.負責制定符合本單位實際的財產保險業務檔案管理規章制度。

　　5.2.3.負責監督和指導業務部門做好財產保險業務文件的收集、整理和歸檔工作。

　　5.2.4.負責財產保險業務檔案的接收、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。

　　5.2.5.參與本單位財產保險業務信息系統的規劃、設計、開發、實施等工作,提出財產保險業務電子文件歸檔要求,指導業務部門及時歸檔財產保險業務電子文件；負責電子檔案管理系統建設,確保能夠及時接收財產保險業務電子文件,并符合電子檔案管理要求。

　　5.3.信息化部門職責

　　負責在財產保險業務信息系統規劃、設計、開發、實施、運維等過程中落實財產保險業務電子文件歸檔功能要求,依據標準建設財產保險業務信息系統電子文件歸檔功能,參與電子檔案管理系統建設,做好電子檔案管理系統的運行維護,為財產保險業務電子文件歸檔和電子檔案管理提供信息化支持。

　　6、收集

　　6.1.財產保險公司在承保、理賠、再保險等業務活動中直接形成的業務文件應納入歸檔范圍。各公司可參考但不限于附錄A確定本單位財產保險業務文件歸檔范圍。

　　6.2.財產保險業務文件歸檔時應劃分保管期限。財產保險業務檔案的保管期限分為永久和定期,定期包括30年、10年、5年,各類業務檔案保管期限具體見附錄A。附錄A中規定的保管期限為最低期限,各公司在具體劃分時可選擇高于本規定的期限。承保類業務檔案的保管期限一般自保險合同終止之日起計算,理賠類業務檔案的保管期限一般自結案次年1月1日起計算,再保險業務檔案的保管期限一般自歸檔之日起計算。

　　6.3.業務人員應根據歸檔范圍將辦理完畢的業務文件及時移交部門專(兼)職檔案人員。

　　6.4.財產保險業務文件制成檔案材料應有利于歸檔保存,圖文字跡應符合耐久性要求。

　　7、整理和歸檔

　　7.1.整理時間和要求

　　7.1.1.財產保險業務文件收集完成后應及時整理。

　　7.1.2.財產保險業務文件的整理應保持業務文件之間的有機聯系,并區分不同價值,便于保管和利用。

　　7.1.3.整理紙質業務文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保管保護要求。

　　7.1.4.財產保險業務文件中的照片、音頻及視頻等的整理應符合GB/T11821、DA/T50、DA/T78等文件的規定。

　　7.2.分類

　　7.2.1.財產保險業務文件一般采用年度-業務類型-險種(或實際操作類別)-保管期限的分類方法。

　　7.2.2.財產保險業務文件按照業務類型一般分為承保類業務文件、理賠類業務文件、再保險業務文件。

　　7.2.3.承保類業務文件按照險種可劃分為:航空保險、航天保險、石油保險、核保險、企業財產保險、家庭財產保險、工程保險、責任保險、信用保險、保證保險、船舶保險、貨物運輸保險、保賠保險、機動車保險、農業保險等類別業務文件。

　　7.2.4.理賠類業務文件按照險種可劃分為:航空保險、航天保險、石油保險、核保險、企業財產保險、家庭財產保險、工程保險、責任保險、信用保險、保證保險、船舶保險、貨物運輸保險、保賠保險、機動車保險、農業保險等類別業務文件。

　　7.2.5.再保險業務文件按照商業分保實際操作類別可劃分為:商業分保業務、再保險結算業務等類別業務文件。

　　7.3.組件

　　7.3.1.承保類業務文件一般以一份保單所有文件為一件。批單一般與保單組成一件,如因實際情況無法組成一件,可在建立索引和對應關系后分別組件。一件承保類業務文件中的文件,保單放在該文件最前面,其他文件按照承保工作程序依次排列。

　　7.3.2.理賠類業務文件一般以一個賠案所有文件為一件。一個賠案所有文件一般合并組成一件,如因實際情況無法組成一件,可在建立索引和對應關系后分別組件。一件理賠類業務文件中的文件,有批復的賠案,批復放在該文件最前面；非訴訟賠案的結論、決定放在該文件最前面；有訴訟案件判決性材料的訴訟賠案,判決性材料放在該文件最前面；其他文件按照理賠工作程序依次排列。

　　7.3.3.再保險業務文件一般以一個再保險商業分保合約所有文件為一件；一個臨分項目所有文件為一件；一個再保險結付人的結算文件為一件。一件再保險業務文件中的文件,按照再保險工作程序依次排列。

　　7.4.排列

　　7.4.1.承保類業務文件按險種和保管期限劃分后,一般按照保單或批單的流水號依次排列。

　　7.4.2.理賠類業務文件按險種和保管期限劃分后,一般按照賠案號依次排列。

　　7.4.3.再保險業務文件按實際操作類別和保管期限劃分后,一般按照文件形成時間依次排列。

　　7.5.編頁碼

　　7.5.1.財產保險業務文件一般以件為單位編制頁碼,以有效內容的頁面為一頁。

　　7.5.2.頁碼應逐頁連續編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　7.5.3.擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。

　　7.6.編檔號

　　7.6.1.財產保險業務文件檔號的結構宜為:全宗號-檔案門類代碼-分類號-件號。

　　7.6.2.全宗號、檔案門類代碼由財產保險公司統一規定。財產保險公司根據本單位實際情況確定全宗號。檔案在形成的全宗單位自行保管的,可不編制全宗號。檔案門類代碼一般由“財險”漢語拼音首字母“CX”標識。

　　7.6.3.分類號由年度、業務類型代碼和險種(或實際操作類別)代碼及保管期限代碼組成,中間用“-”連接。

　　年度:文件形成或針對的年度(以4位阿拉伯數字標注公元紀年,如2011)；跨年度形成的文件,放入辦結年度。

　　業務類型和險種(或實際操作類別)代碼:一般采用阿拉伯數字(01—99)標識。各級類目標識之間用“.”隔開。比如,01.02表示某財產保險公司的航天保險承保類業務檔案,其中,01代表承保類業務檔案,02代表航天保險。

　　保管期限代碼:保管期限分為永久、定期30年、定期10年、定期5年,分別以代碼“Y”“D30”“D10”“D5”標識。

　　件號是單件業務檔案在分類號最低一級類目內的排列順序號,一般采用6位阿拉伯數字標識,不足6位的,前面用“0”補足,如“000266”。各單位可根據業務檔案數量調整件號位數。

　　示例:檔號

　　11000000-CX-2012-01.01-D30-012345,其中,11000000代表全宗號,CX代表財產保險業務檔案門類,2012代表形成年度2012年,01.01代表航空保險承保類業務檔案,D30代表保管期限30年,012345代表第12345件業務檔案。以上檔號表示某財產保險公司某分支機構2012年形成的保管期限為30年的第12345件航空保險承保類業務檔案。

　　7.6.4.按件裝訂的財產保險業務文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章應填寫檔號,歸檔章樣式見附錄B的圖B.1。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　7.7.編目

　　7.7.1.財產保險業務文件應依據檔號順序逐件編制歸檔文件目錄。

　　7.7.2.承保類業務文件歸檔文件目錄一般設置序號、檔號、保單號、被保險人、單證流水號、頁數、責任者、備注等項目。

　　7.7.3.理賠類業務文件歸檔文件目錄一般設置序號、檔號、賠案號、被保險人、保單號、賠款金額、結案時間、頁數、責任者、備注等項目。

　　7.7.4.再保險業務文件歸檔文件目錄一般設置序號、檔號、合約/項目名稱或再保險結付人名稱、合約編號/分保業務號、合約/項目起期、合約/項目止期、頁數、責任者、備注等項目。

　　7.8.裝訂

　　7.8.1.財產保險業務文件裝訂前,應對不符合保管要求的業務文件進行修整。文件載體已破損的,應予以修裱；字跡模糊或易退變的,應予復制。財產保險業務文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對于幅面過大的業務文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　7.8.2.財產保險業務文件一般以件為單位裝訂。

　　7.8.3.如一件財產保險業務文件內的文件較多,可以分成多冊裝訂,多冊文件為同一件。

　　7.8.4.裝訂采用線裝法、粘接法或封套法等方式,有關操作應符合DA/T69的規定。

　　7.9.裝盒

　　7.9.1.將財產保險業務文件依據檔號順序逐件依次裝入檔案盒。不同分類號的文件不能裝入同一個檔案盒。

　　7.9.2.檔案盒內應放置盒內歸檔文件目錄和備考表。盒內備考表一般設置盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期等項目。盒內目錄應放置于盒內所有文件之前,盒內備考表應放置于盒內所有文件之后。盒內備考表樣式見圖B.5。

　　7.9.3.檔案盒應根據擺放方式的不同,在盒脊背或底邊填寫全宗號、檔案門類代碼、年度、業務類型和險種(或實際操作類別)、保管期限、起止件號、盒號等內容。其中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號；盒號即同一年度、業務類型和險種(或實際操作類別)檔案盒的排列順序號。盒脊背樣式見圖B.6。

　　7.10.移交歸檔

　　7.10.1.部門專(兼)職檔案人員應定期將已整理的財產保險業務文件向檔案部門移交歸檔。承保類業務文件不晚于保單簽發的第三年,理賠類業務文件在結案的次年,再保險業務文件在再保險合約關門、臨分項目結束或結算文件形成后的次年向本單位檔案部門移交歸檔。

　　7.10.2.業務部門移交的業務文件經檔案部門檢查合格后,由業務部門填寫檔案交接登記表,雙方按規定辦理交接手續。檔案交接登記表應一式兩份,交接雙方各留存一份。檔案交接登記表樣式見圖B.7、圖B.8、圖B.9。

　　8、保管

　　8.1.財產保險公司應依據財產保險業務檔案的載體選擇檔案存放設備,并設置與本單位檔案工作發展相適應的檔案庫房。檔案庫房應保持干凈、整潔,并具備防潮、防水、防日光及紫外線照射,防塵、防污染、防有害生物、防火、防盜等條件,庫房防護功能及溫、濕度應符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類檔案載體的保管規定。

　　8.2.財產保險業務檔案應及時上架,上架排列方法應與本單位業務文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架。每年形成的業務檔案按業務類型區分后,按照險種(或實際操作類別)序列依次上架。

　　8.3.財產保險公司對自身的業務檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應檔案管理資質的第三方管理的方式進行管理。采取自行管理方式的,應至少集中到市級機構統一管理,有條件的可集中到省級機構統一管理。采取委托第三方管理方式的,應與第三方管理機構簽訂管理合同,明確有關要求,指定專門機構、專門人員負責監督該機構的運行。有關操作應符合DA/T68.1的規定。

　　9、利用

　　9.1.查、借閱業務檔案應辦理相關手續,嚴格遵守登記和審批制度。

　　9.2.已經采取電子檔案管理方式的,查閱檔案時,應優先查閱電子檔案,以保護傳統載體業務檔案。

　　9.3.借閱人員歸還紙質業務檔案后,檔案管理人員應及時檢查,確保業務檔案為原件。如發生丟失、損壞、缺頁等情況,應追究有關人員責任。

　　9.4.財產保險公司應積極開展業務檔案的提供利用服務工作,加強對業務檔案的編研開發,滿足公司業務活動和管理工作的需要。

　　10、鑒定與銷毀

　　10.1.財產保險公司應成立由分管領導、檔案、業務、法律、合規等部門人員組成的檔案鑒定小組,對到期的業務檔案進行鑒定,形成鑒定意見書。業務檔案鑒定工作由檔案部門牽頭,會同業務、法律、合規等部門進行。

　　10.2.經檔案鑒定小組鑒定,仍需要延長保管期限的業務檔案,由檔案部門在歸檔文件目錄內注明延長年限；對保管期限滿確無保存價值的業務檔案,應登記造冊,形成銷毀清冊,由檔案、業務、法律、合規等部門負責人審核,再報公司負責人審批簽字后方可銷毀。

　　10.3.檔案部門負責組織檔案銷毀。銷毀檔案時,應有兩人監銷,銷毀人員及監銷人員應在銷毀清冊上簽字,嚴格防止業務檔案遺失和泄密。

　　10.4.銷毀的業務檔案由檔案部門在歸檔文件目錄內注明“已銷毀”字樣。銷毀清冊應按照銷毀時間順序永久保存。

　　10.5.對雖已到期、但未結清債權債務或有其他未了事項的業務檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業務檔案應適當延長保管期限。

　　11、業務電子文件歸檔和電子檔案管理

　　11.1.財產保險公司應按照GB/T18894和DA/T70的要求,做好財產保險業務電子文件歸檔和財產保險業務電子檔案的管理工作。

　　11.2.來源可靠、程序規范、要素合規的財產保險業務電子檔案可僅以電子形式保存。財產保險業務檔案同時存在紙質與電子兩種載體時,應在內容、相關說明及描述上保持紙質檔案與電子檔案之間的有機聯系。

　　11.3.財產保險公司應明確財產保險業務電子文件及其元數據的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求。

　　11.4.財產保險業務信息系統應具備電子文件歸檔管理功能或接口,能支持按要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數據。

　　11.5.財產保險業務電子檔案管理系統應具備業務電子檔案接收、整理、保存、統計、利用、鑒定與銷毀、安全管理和系統管理等功能,以滿足財產保險業務電子文件歸檔與電子檔案管理需要；應具備對實體檔案進行輔助管理功能,具備紙質檔案數字化以及紙質檔案數字副本管理功能。

　　11.6.財產保險公司應為財產保險業務電子檔案及其元數據的安全存儲,配置與財產保險業務電子檔案管理系統相適應的在線存儲設備。

　　11.7.財產保險公司應對財產保險業務電子檔案進行備份,保證財產保險業務電子檔案的安全、可靠。

　　11.8.財產保險公司檔案部門應每年對財產保險業務電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測,形成檢測報告。如出現不可讀取風險,應及時進行財產保險業務電子檔案遷移。