檔案電子化的重要性（檔案電子化是什么）

　　檔案電子化的重要性：當前，經濟社會發展飛快，信息技術高速發展以及計算機與互聯網技術的快速普及，互聯網＋異軍突起，在社會當中有很多新的，這些深刻影響到社會當中各行業的生產與發展。而檔案電子化管理工作是一項非常重要的管理工作內容，在社會經濟發展進程中發揮著重要的作用。

　　但是傳統的紙質檔案管理方式伴隨當前信息化的高速發展，其存在的一些弊端不斷顯露出來，發揮檔案電子化信息技術以及互聯網技術在檔案管理中的作用，能夠更好的應對傳統檔案管理工作存在的弊端，提升檔案電子化管理效率與質量，實現電子檔案與紙質檔案的并存發展。

　　由于經濟社會的迅速發展，企業為了在激烈的競爭中生存，使用信息化進行企業檔案的管理工作必將是未來發展的必然趨勢。因此，我國企業應當加快企業檔案管理的信息化建設，通過運用電子信息技術，將檔案信息數字化管理和并加以有效利用，使企業檔案能夠更好地為企業經營服務。

　　一、檔案電子化現狀與重要性分析

　　（一）企業重視度不夠帶來的影響檔案電子化在我國中小企業中未受到重視的現象尤為明顯，中小企業為了節省開銷，去掉了專門負責檔案的部門，也沒有專門的檔案管理員進行資料整理，就更別提檔案管理的信息化工作了，即便有員工監管檔案，也僅僅在形式上做工作。

　　比如，雖然員工會進行日常資料的分類和整理，但時間久了會因為自身缺乏檔案管理的專業知識，且公司沒有專門的檔案資料室等原因，造成檔案資料的遺失或損毀。自改革開放以來，我國各類企業崛起并迅速發展，在經濟建設中取得了不小的成果，但不能否認的是我國管理水平和西方企業先進水平相比仍有較大的差距，管理制度和理念仍然不夠健全，尤其電子化、信息化等尖端技術上的差距更為明顯。

　　目前，我國大多數企業仍未對檔案管理工作引起必要的重視，這類企業大多數采用的組織模式是扁平化的管理模式，以犧牲檔案管理這類部門的位置重要性，來使企業結構達到精簡化的目的，從而進一步減少企業的成本開銷，最終以低價競爭、薄利多銷的方式在市場上爭得一席之地。

　　從長遠來看，企業面臨的數據信息日新月異，唯有借助信息化管理才能使公司更加高效化，從而具備市場競爭力。因此，企業對檔案管理未引起足夠的重視，將直接影響企業未來的發展。

　　（二）企業未規劃檔案管理引起的現狀首先，企業未對檔案資源進行分析化管理，存在著“重視開發，輕視利用”的傳統理念，檔案管理部門實行面子工程，追求檔案數字化的數量，而忽視了信息化的質量。

　　例如，對各部門不同類別的資料未進行足夠的分析和信息提取，就匆忙地錄入系統，不是缺少文件簽發主體，就是缺少重要信息的記錄，這樣只會使今后的查找過程浪費更多的人力和物力，從而影響了其他部門的工作效率。

　　其次，企業檔案管理缺乏長遠的規劃。大多數企業的檔案系統未在各個部門之間形成統籌和協調的作用，缺乏統一的標準和規范，也沒有明確的目標，導致檔案的信息傳遞、調取等工作與公司流程化的業務運作模式不相匹配，給企業運營帶來低效性的影響。

　　最后，因為我國的企業檔案信息化建設僅處于起步階段，數字檔案資源較缺乏，同時，紙質檔案數量偏多，因此造成了結構比較單一的現象，這是目前我國大多數企業在信息化建設中存在的問題之一，若不能得到很好地解決，將影響我國企業檔案管理信息化的整體進程。

　　（三）檔案管理技術的落后與更新的必要性目前，我國大多數企業仍受傳統觀念的影響，不舍得在數字管理技術上投入成本，仍使用較落后的信息化管理技術和設備，例如，查閱檔案資料仍然以手工操作和人腦辨別為主，對電子設備的高效利用十分陌生，導致企業的創新發展水平嚴重滯后；

　　但同時，在一線城市的高新辦公區，少數新興企業把數字檔案視作公司的無形資產和生存發展的根基。此類企業的思想觀念較靠前，投入數字化管理的人力物力也較大，能海納百川、集思廣益，不斷提高互聯網運作技能和檔案管理開發能力，使公司的資本實力與日俱增。

　　因此，企業軟件與硬件的配置與利用程度將大大影響企業在未來競爭中的生存狀況，先進的技術與設備能為檔案管理提供很大的方便，是公司實現可持續性發展的前提條件之一。

　　但同時，設備的更新需要投入大量的成本資金，若過度地追求更高的管理能力，將影響企業正常的經營和運作，我國多數企業仍處于較為初級的發展階段，如何平衡主要業務的研發工作和檔案信息化的支持力度，將是企業必須思考的重要問題。

　　二、檔案電子化的重要性與現實意義

　　（一）實現信息資源的共享企業需要適應社會發展的需求。當今信息化技術已然成為當今世界和社會勢不可當的發展潮流，網絡已在人們的生活與工作中如影隨形，企業對高效信息的需求也越來越大，但傳統的檔案管理理念已不能適應未來市場經濟需要，極有可能面臨淘汰的危機，因此，筆者呼吁我國企業的檔案電子化建設應勢在必行。

　　由于世界經濟發展的本質是資源的共享，所以，企業應當具備輕松存儲內部檔案和交換外部信息的能力，從而提高辦公高效性，建立與經濟市場更密切的聯系。優質的信息化檔案管理不僅不會使公司的內部資料外泄，還能使企業的內部資料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企業的一個挑戰，需要更多的技術和資金的投入。

　　（二）減輕企業人員的勞動強度檔案電子化建設帶來的優勢是減輕企業人員的勞動強度。傳統的檔案管理模式下，人員通過手工整理和人腦分析的方式進行低效率的工作，不僅工作時間長，疲勞度加大，還容易出現人為的錯誤。但實行信息化管理能使工作實現自動化，檔案數據只需要錄入一次便可以重復利用和共享。

　　（三）便于企業保密工作推進的重要性檔案的信息化管理更有利于企業資料的保密性。通過無紙化錄入的方式能輕易檢查信息的完整性和準確性，比紙質保存更加便捷，使檔案的保密性和安全性都得到了有效的保障。同時，管理人員還可通過高級設置進行權限管理，使內部資料劃分為不同的獲取級別，不僅兼顧保密，還節省了企業管理資源。

　　（四）提高信息檢索工作效率的重要性檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術的日新月異，電腦的數據處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊一冊地查找檔案不僅費時還費力，利用計算機進行檢索，可大大提高檔案信息的查準率，減輕企業人員的工作強度。

　　同時，傳統的檔案管理還存在著儲藏室空間狹小、儲物位置緊缺等問題，更重要的是紙質資料因保存時間過長，容易受損發黃引起變質，甚至還會因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結果。

　　顯然，這種落后管理方式已然無法適應當下的工作需求。因此，建設檔案電子化的任務可以使專門從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來，從而更好地進行更高級的信息化檔案整理工作，提高部門和企業的工作效率。

　　（五）檔案管理的革新與未來趨勢企業檔案管理的信息化對社會公共服務也做出了重要的貢獻，這也是企業信息化建設將面臨的革新方向，它是我國企業獲得國內外市場經濟競爭力的重要前提。

　　企業服務的終端是客戶，古人云：“先克己，再利人”，唯有企業具有不斷地學習與挑戰的精神，才能融入世界發展的潮流，將提升自身產品與服務價值作為長期的可續性發展目標，從而提供給社會更多更好的服務。

　　因此，企業應當積極學習先進的信息化管理技術，將檔案管理技術更好地與企業各項階段成果相連接，做好內部制度的完善工作，配合企業的戰略目標，使企業能夠長遠地生存與發展。

　　結語綜上，隨著我國經濟技術的飛速發展，企業檔案管理信息化是未來企業發展的必然趨勢，通過網絡信息技術與檔案管理的結合，既能提高企業管理工作效率，又能加強企業資料的保密性，更重要的是不僅對企業自身的競爭力具有很大的助益，還對我國總體社會經濟效益產生了積極的影響。

　　檔案電子化是什么

　　檔案電子化是指對一些紙質檔案進行數字化，使其的存儲載體發生變化，由紙質的檔案變為數字檔案；而電子文件檔案館則是指這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質實體，其以后的利用和歸檔都是電子形式，直接進行數字化操作。

　　１、檔案信息電子化管理的概述

　　１．１、檔案電子化管理的含義要實現檔案電子化管理，就必須要應用計算機技術和網絡技術，將二者有機融合，因此，檔案電子化管理是現代化科技不斷發展的產物。通過應用計算機網絡技術，構建軟件應用平臺，將檔案信息通過這個平臺的應用進行全面管控，提升電子化和信息化的技術，在電子化管理平臺中，主要包含的內容有檔案的收集、錄入、歸檔、整理等。

　　１．２、檔案電子化管理的特征與優勢相比于傳統紙質化檔案信息管理方法，從工作人員的角度上看：電子化檔案信息管理的應用能有效提升工作人員檔案管理的水平和效率，緩解工作人員的工作壓力；

　　從檔案信息的角度上看：使用電子化進行檔案信息的管理能夠有效維護檔案信息的完整性與安全性，提升檔案信息的及時性。同時，在計算機網絡信息技術的支持下，能有效優化檔案信息的處理流程，提升處理速度，完善檔案信息。除此之外，采用電子化管理檔案信息能夠使檔案信息結合實際需求進行多次拷貝，拓展服務領域，加快了科研成果轉化為效益的速度。

　　２、檔案信息電子化管理的現狀

　　２．１、檔案信息電子化管理普及不完全對于部分公司單位而言，由于資金等各種條件限制，辦公時的檔案信息電子化管理配置設備有限，大多數小型企業或公司基本上都采取紙質化檔案信息管理方式，采用紙質文件進行信息傳遞，檔案信息電子化管理普及并不完全。

　　在辦公時，各部門、層級之間的交流與配合大多是以紙質檔案為主，沒有達到全面的辦公自動化普及程度，導致辦公自動化與文書檔案電子化管理無法對接，在一定程度上限制了檔案信息電子化管理的發展，降低了檔案電子化管理的效率和質量。

　　２．２、電子化利用率低在應用檔案信息電子化管理過程中，部分工作人員還是沿襲著傳統的思想觀念和管理意識，習慣采用人工手動的方式進行檔案信息的管理工作。

　　這種情況通常發生在年齡較大的工作人員當中，年輕一代的工作人員對新鮮事物的接受程度較高，學習能力也較強，對于電子化檔案信息管理模式能夠很快適應，但年齡較大的工作人員在使用過程中由于對新科技、新技術不了解，認為人工手動對信息進行檢索、借閱更方便。

　　因此并沒有將檔案信息管理的電子化納入管理全過程的使用中，造成電子化利用率低的現象，產生資源浪費。

　　２．３、電子化管理標準不完全電子化是現代科技不斷發展的產物，檔案信息電子化管理正處于發展中階段，傳統的電子化管理目前還存在著較多的問題，如檔案信息質量低、相容性差等，缺乏健全的電子化管理標準，使用不健全的電子化管理標準對檔案信息進行電子化管理會降低管理效率。

　　除此之外，在檔案信息中存在著部分信息，由于特殊原因無法錄入電子檔案中，需要人工操作完成，因此，需要對檔案信息電子化管理應用健全電子化管理相關標準，提升電子化管理的專業性，有利于文書檔案的全面管理。

　　３、檔案信息的電子化管理改革方法

　　３．１、完善電子化管理制度在企業單位中對檔案信息應用電子化管理時，單位領導應該要提升自身對電子化管理的意識，充分認識到檔案信息應用電子化管理的優勢以及應用價值和現實意義。

　　對于單位管理的決策而言，電子化管理具有重要意義，因此，企業單位應該要完善電子化管理制度，確保電子化管理充分發揮其作用。完善電子化管理制度可以從以下幾個內容著手。

　　首先，要建立健全檔案信息電子化管理的相關制度體系，如文書檔案中的文件保密制度、整理制度、歸檔制度等，通過這些制度相互之間的整合和連接，能夠為電子化管理制度奠定良好的基礎；

　　其次，為檔案信息電子化管理統一規范及標準，如在電子檔案的制作、編輯等環節中，需要應用統一的規范及標準進行，避免在電子檔案的制作和編輯等環節中出現脫節的現象；

　　最后，要重視專人負責制，這一制度的實施是處于檔案信息電子化管理的連續性和完整性的角度考慮的，同時要盡量減少電子化管理相關工作人員的崗位異動或調整，便于工作人員定期、有序地開展工作，對檔案信息的完整性具有一定的作用。

　　３．２、強化檔案信息電子化管理的日常工作在檔案信息電子化管理中，日常管理工作時最基礎且最終要的內容之一，因此要對檔案信息電子化日常管理工作進行強化，在日常管理工作中要完全按照制定的相關標準執行，對擬定的標題、檔案保密級別、保管時限進行標注，在每次使用過后，也要在檔案信息中記錄修改內容。

　　同時，要重視檔案信息的歸檔時間，要在規定時間內歸檔，便于保證檔案信息的完整性和時效性。工作人員要對檔案信息的相關信息進行相應的收集工作，整理在日常工作中形成的檔案資料，并對這些資料進行整理、分析，篩選出較為重要的檔案信息進行記錄，充分發揮電子化信息功能。

　　３．３、促進文檔一體化建設和管理從檔案信息電子化管理現狀來看，紙質化手工操作檔案文件無法被電子化檔案信息管理完全取代，因此，要做好文檔一體化建設和管理工作。

　　將紙質化檔案信息與電子化檔案信息有效地結合起來，建立二者之間相互連接關系，應用合理有效的管理方式實現文檔一體化共存管理，讓電子化管理和紙質化管理達到優勢互補和資源共享的目的，為領導層的決策提供憑證和依據。

　　例如：可以利用文本方式和映像方式形成“通道”，連接電子文件和紙質文件。

　　４、結束語

　　綜上所述，檔案信息電子化管理是科技發展的產物，是未來檔案信息管理的大勢所趨，在信息科技不斷發展的當下，要實現檔案信息電子化全面管理必須與時俱進，采用先進的電子設備和現代化技術進行完善。單位領導層則應該正確認識電子化管理的優勢所在，建立健全相關管理制度，并加強執行力度，推動檔案電子化管理的可持續發展。