檔案數字化的作用包括

　　隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。檔案數字化的作用包括我們生活的方方面面，下面詳細討論一下吧。

　　加強檔案信息化建設,是檔案事業適應時代和社會發展，加速檔案管理現代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路。

　　數字化新時代檔案工作的趨勢

　　檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、存儲技術等的發展產生的一種新型檔案信息形態。數字檔案主要把紙質載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫。

　　在我看來，實現檔案數字化主要有以下三個方面的優點：

　　一是提高工作效率。在干部工作中在使用檔案時能快速查閱檔案，在管理檔案時，從傳統的查詢工作中解脫出來，大大提高了工作效率，使檔案管理再上一個新臺階。

　　二是檔案信息得到有效利用，實現資源共享。可異地實時為利用者提供數字檔案信息，打破了傳統利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案服務的總體水平。

　　三是促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全。相對以往紙制檔案不利于查閱，而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失。相對電子檔案，檔案人員不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權限瀏覽非涉密級文檔和涉密文檔，有效的保護了檔案的涉密程度，對檔案實體起到了有效保護作用和物理隔離。

　　促進檔案信息的充分利用是數字化建設的根本目的所在。因此亟待加強對數字化檔案信息利用問題的研究。文章從權衡費用與價值，做好數字化檔案的鑒定工作、加大數字化檔案信息數據庫建設的力度兩個方面進行闡述加強數字化檔案信息利用的措施。

　　數字化檔案的特點和利用特點要求我們更新思維，采用科學的方法，促進數字化檔案信息的利用，從而更好地為經濟和社會發展服務。筆者認為，要做好數字化檔案信息的利用工作，主要應把握好以下幾個方面：

　　一、權衡費用與價值，做好數字化檔案的鑒定工作

　　首先，要做好現有館藏檔案的鑒定工作。由于檔案信息數字化建設是一項龐大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此首先要考慮對現有館藏檔案的鑒定，沒必要也不可能對全部館藏檔案都進行數字化處理，因為館藏檔案中真正具有長期和永久保存價值、且利用率很高的檔案的數量是有限的。

　　因此，檔案部門要組織力量加大對現有館藏檔案的鑒定力度，對館藏檔案中保管期限為長期或永久的、并且利用率較高的、利用能產生廣泛的經濟和社會效益的檔案數字化處理，而對那些利用價值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時不予考慮，從而保證數字化檔案信息資源開發利用的效益。

　　其次，要權衡數字化處理費用與開發利用價值，循序漸進地進行。通過對現有館藏檔案開展鑒定工作，明確要進行數字化處理與不進行數字化處理的檔案以后，也不能急于求成，而應分清輕重緩急，根據本部門的實際和檔案利用需要的實際，循序漸進地進行。

　　具體應從以下幾方面考慮：

　　1、在對傳統介質檔案數字化上

　　可以分兩步走，第一步先實現館藏目錄數字化，編制電子目錄檢索工具，實現目錄級數字化管理與檢索利用。第二步，有條件的檔案館可以有步驟地實現檔案全文信息數字化。要根據館藏基礎，分析用戶需求，研究館藏體系，在充分調研的基礎上選擇最優的方案。在對電子文件的歸檔上，要規范電子文件制度與范圍，根據自身的條件有計劃地接收具有長久保存價值的電子檔案進館，改善館藏結構。

　　2、要考慮館藏檔案的利用率

　　選擇數字化檔案的內容要“經典”，主題與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，這可根據定期或不定期的統計結果來挑選，把那些利用率較高的且利用后能產生的巨大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費人力、物力和財力。

　　3、要考慮館藏特色

　　確定本館的特色檔案，并選擇這些特色檔案進行數字化。從某種意義上說，有特色就有優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。因為這些特色館藏是其他檔案館所沒有的。選擇其他檔案館沒有的檔案信息進行數字化，是檔案館在合作與競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障，同時也節約了資金，避免重復建設。如反映某一地區特色文化的檔案，其他的檔案館一般不收藏，應該盡可能齊全、系統地將這些檔案信息數字化。

　　4、要考慮用戶的需求

　　針對用戶的需求進行數字化，在實際工作中，某些專業利用者不再滿足于一般性的服務，而要求檔案館提供綜合性強、全方位的信息服務，因此在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，以用戶為本，分析需求的方方面面，做到按“需”數字化。

　　5、對電子文件的接收也要權衡費用與價值

　　保管文件需要很多方面的支出，如保存空間、裝具、人力等，對于紙質文件來說，空間的問題最為突出，對于電子文件來說，保存空間不是很重要的一個問題，但是，管理電子文件的費用大量轉移到為保障其安全性、可讀性、易用性等所需要的技術設備和環境維護中。

　　所以必須考慮檔案保管機構是否有足夠的資金和技術力量來支持電子文件的技術要求，尤其是那些對特定的復雜軟件具有特殊依賴性的文件。

　　如果不能采用與軟件無關的格式統一保管的話，檔案保管機構還需要設法獲得該文件的運行軟件，而這類軟件往往是昂貴的，或者是專利性的，軟件擁有者可以有種種理由不愿無償移交。

　　在這種情況下，檔案機構需要根據電子文件的價值和自身的實力做出決斷：或者購置相應軟件甚至全套系統以保障文件的維護和使用，或者與文件形成機關達成協議，由他們按照國家的有關規定實施管理。

　　檔案信息的數字化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究數字化工作的效益，應在充分調研的基礎上選擇最優的檔案信息數字化方案，這包括選擇最優的工作流程、最合理的技術手段和最適宜的數字化加工設施等；

　　認為，在進行數字化建設過程中，一定要把握好檔案數字化處理的度，通過對數字化處理的成本、所需費用與檔案開發利用的價值、效益進行權衡，避免不必要的浪費、減少日后的管理成本，如果不進行成本、效益分析，檔案數字化建設所產生的價值等于或小于建設所需費用，檔案數字化建設就沒有任何意義，甚至是一種浪費。

　　因此，在檔案數字化建設中，要講究成本觀念和效益觀念。

　　二、加大數字化檔案信息數據庫建設的力度

　　數字化檔案信息資源數據庫是對數字化檔案信息進行存儲、處理和維護的軟件系統，包括數字文件管理系統、數字目錄中心管理系統、數字化檔案管理系統等。

　　首先，要加大數字化檔案信息資源數據庫建設的力度。

　　數字化檔案信息資源數據庫是數字化檔案信息利用的基礎條件。檔案信息數據庫類型以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見。

　　檢索性數據庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和網上檢索途徑；文件性數據庫主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。

　　建設具有大容量、高速度、穩定安全、主題鮮明的數字化檔案信息數據庫，這是開發利用信息資源的一種重要手段，為此要做好兩方面的工作，一方面本著可行性原則、合法性原則、規范性原則、效益性原則、安全性原則等檔案數字化的基本原則做好傳統檔案數字化工作；另一方面要加強對電子文件的接收與管理。

　　檔案館應該對移交單位產生的電子文件有目的、有重點地開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法和系統。通過這兩個途徑，積極推進檔案信息數據庫建設，實現檔案目錄信息或全文信息查詢，不斷提高利用效率和質量。

　　其次，要加大電子文檔管理系統建設的力度。

　　電子文檔管理系統是管理數字文件和數字化檔案的核心。電子文檔管理系統是以網絡化應用為基本特征，對以數字化形式存在的各種類型電子文檔進行錄入、修改、查詢、起草、審批、簽發、歸檔等操作的軟件應用系統；該系統不僅能夠通過掃描、數碼攝像等方式將以傳統物理形式存在的各種信息進行數字化轉化，而且能夠對新生成的數字文件的起草、審核、簽發、歸檔等流轉過程進行有效管理，并對這些文檔的實際管理與利用狀況進行實時監控。

　　根據國務院印發《“十四五”國家信息化規劃》,（以下簡稱《規劃》）相關要求，加快數字化發展，建設數字中國，打造數字經濟新優勢，推進網絡強國建設，加快建設數字經濟、數字社會、數字政府、以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革，充分發揮海量數據和豐富應用場景優勢，促進數字技術和實體經濟深度融合，賦能傳統產業轉型升級，催生新產業新業態新模式，壯大經濟發展新引擎。

　　越來越多的國家高新技術企業響應國家號召和要求，積極推動檔案數字化發展，通過不斷改進和測試，開發一系列解決目前檔案采集、加工、存儲、查閱等檔案數字化加工過程質量管理問題。

　　下面我們從探討新時期檔案數字化管理的必然性出發，分為幾點來探討檔案數字化管理的新思路：

　　⑴領導決策階層積極輔助完善檔案數字化管理

　　相關部門領導要充分認識到實現檔案數字化管理的重要性，對于檔案數字化管理工作予以全力支持輔助，創造出一套與當前時代發展相適應的管理方法。首先應該根據自身情況建立各項規章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調動工作人員積極性。

　　同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎，軟硬件設施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規范、科學化方向發展。

　　⑵加強相關人員專業素質培訓

　　要想真正實現信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業的相關專業技術人員。決策層應當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發和利用有經驗的專業人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應的績效管理制度，任務分解到個人，使他們做到各司其職。

　　并且及時的對他們進行相關的培訓，有條件的話可以邀請有關方面的專家來進行講座，及時發散他們的思維，生活上關心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關部門實現真正的檔案數字化管理貢獻自己的一份力。

　　⑶及時更新完善相關信息

　　中國文化源遠流長，經過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網絡的不斷發展，利用信息化技術實現信息的管理工作大勢所趨。以往傳統的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統的管理理念，對信息的更新不能做到既準確又及時，這就使得網絡化檔案管理工作趨于紊亂。

　　因而應該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數據的習慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。

　　⑷資源為本、高效利用、依法治檔

　　檔案主要用于對相關信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關部門工作提供相關信息，只有信息足夠準確，才能真正實現檔案本身的作用。而且，在網絡不斷發展的時代下，需要定期對相關人員進行法律知識方面的培訓。

　　各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學化方向發展。建設檔案管理信息化平臺，大力倡導人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現網絡化管理建立了良好基礎。

　　⑸建立數字電子檔案

　　加強檔案數字化管理可以建立相關數字電子檔案。數字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。

　　但是這種數字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規范相關的管理標準，設立特定計算機技術人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

　　檔案數字化管理的為實現我國檔案管理的信息化和網絡化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路。互聯網盛行的當今社會，將以往的文書檔案管理模式轉化為數字化管理模式更能與現如今社會發展相適應，人們的工作質量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。

　　因而對檔案進行數字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設施，合理利用相關技術人員，再加上領導的全力支持，實現檔案數字化管理將不再是夢，我國社會在當前潮流下也會朝著科學化、制度化、規范化的方向發展。