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退休人員檔案如何整理:企業整理退休人員檔案,填寫各種基礎性表格,市企業養老保險管理中心審核驗收,街道對企業移交的檔案、各種表格進行審核驗收,和企業簽訂《社會化管理服務協議書》、《檔案移交清單》。
企業應按簽訂的《協議書》,及時將退管經費轉到各街道所在區就業保障服務中心開設的賬戶,由中心開具行政事業性收據憑證,街道接收后將《信息表》、《花名冊》、《協議書》、《移交清單》,送交市企業養老保險管理中心退管服務科留存。
《花名冊》還須以電子表格的形式用磁盤報送市社會保險征繳中心機房,電子表格需在“姓名”前增加“個人編碼”一欄,以便將退休人員從原企業戶名下劃轉到街道戶名下進行社會化管理,同時報一份給市企業養老保險管理中心備份。
街道檔案專管員對所接收的退休人員檔案進行整理清點,按照規定做好檔案管理。街道根據企業退休人員基本情況信息表,建立退休人員基本信息庫。
退休人員檔案如何整理
一、退休人員檔案分類
分為十大類,同類材料按時間順序排列:
1、履歷材料。指個人經歷等基本情況的表格材料。
2、自傳材料。指本人所寫的有關敘述經歷,家庭情況、社會關系等自傳性質的材料。
3、鑒定、考核、考察材料。
4、學歷、學位、學績、培訓和專業技術、崗位技能情況的材料。
5、政審材料。
6、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料。
7、獎勵資料。
8、處分材料。
9、招用、勞動合同、調動、聘用、退休、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國等材料。
10、其他可供組織參考有保存價值的材料、身份證復印件(正反面)、戶口本復印件(戶主頁+本人頁)。
二、卷內目錄填寫
檔案需編制目錄(參見附表,可自制可打印),要求如下:
1、類號和順序號:(如:第一類第1份,在目錄上應登記為“一.1”),材料按時間先后順序編流水號排序;
2、名稱:一般要登記全稱,名稱較長可用規范簡稱;
3、時間:材料制成時間要填寫年月日,一般采用落款時間,沒有時間可不填;
4、頁數:材料上有頁碼的以原材料頁碼為準,無頁碼的,材料有字的計為一頁。
三、退休人員檔案整理
1、退休人員檔案材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
2、需拆除大頭針、訂書釘等金屬物,破損(較小)的歸檔材料要進行裱糊.
3、復印件需加蓋檔案制成部門或檔案館藏部門公章
4、檔案裝訂必須有卷皮,卷皮書寫企業退休人員姓名及其社會保障卡號。塑料材質硬殼卷皮需更換為紙質卷皮。
5、卷內材料向下向左對齊,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符。
6、檔案裝訂需使用裝訂線,不得使用塑料卡具。
7、檔案中有涉密材料的,企業需先行處理。
四、裝訂方法
1、打裝訂孔:在材料左側豎直打統一的裝訂線眼3個,眼距(從眼中心算起)約8.3厘米;線眼中心距左側邊沿約1.5厘米,上下線眼中心距上、下邊沿均為約5.4厘米。
2、裝訂系帶:裝訂使用粗棉線,將全卷材料卷面朝上,將線對折,將對折點由卷面中眼穿至卷底,兩邊線頭由上下眼穿至卷底,最后將上下線頭穿過卷底折頭打結。
退休人員檔案整理規范
為使企業退休人員檔案整理工作規范化,便于檔案的保管和利用,現就企業退休人員檔案整理工作要求作如下說明:
一、企業退休人員檔案的內容和分類
企業整理退休人員檔案時,應本著完整、條理、真實的原則,按檔案內容將其分為以下四類:
(一)招工、退休材料:包括招工(入伍)審批表、病退材料、退休申請表、公示結果、退休審批表等;
(二)工資待遇材料:包括轉正定級、升級、調資等
各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料,保險福利待遇核定等材料;
(三)加入黨團材料:包括中國共產黨入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書、中國共產黨黨員登記表,黨紀處分材料,入團申請書、入團志愿書、團員登記表、退團材料,加入民主黨派的有關材料;
(四)其他材料:不屬于上述三類的材料一律歸入此類(整理時應按原檔案管理分類排序歸類)。
二、企業退休人員檔案卷內文件目錄的登記
目錄是查閱檔案內容的索引,目錄登記要求清晰、確切、精煉,目錄應放在檔案首頁,包括以下內容:
1.類號和順序號(如第一類第一份,在目錄應登記為“一、1”,以此類推);
2.材料名稱(有題名一般要登記全稱,無題名或題名不準確重擬題名,題名稱較長可以用規范簡稱縮寫,但應準確反映材料的主要內容);
3.材料制成的時間(材料制成時間要填全年月日,一般采用落款時間);
4.材料的份數,頁碼的計算登記。材料份數應以每個完整材料為一份;材料頁數的計算,每面為一頁,無內容的頁面不計算頁數,并按頁碼數如數填寫,封面封底及襯紙后空白頁不計算頁數,封二或封三的填寫說明不算頁數。
書寫目錄時,應在每類目錄之后,留出適量的空格,供補充材料使用。
三、企業退休人員檔案整理要求
1.排序:在具體整理檔案時,所有材料按檔案形成時間的先后排序。并在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號(此編號與目錄編號要一致,具體格式為:類號—順序號,如第二類第三份材料的編號格式為2—3)
2.技術加工:對招工(入伍)登記表、退休審批表、工資待遇等重要材料,有用紙不規則、破損、卷角和折皺等情況的,要進行剪裁、裱糊、包邊等技術加工,以延長檔案文件材料的保存壽命。
文件材料上有大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品,要去除,防止銹蝕。
四、企業退休人員檔案的裝訂
在裝訂退休人員檔案時,用白色卡線裝訂,長度要適中。裝訂時,將全卷材料卷面向下,把卡線對折,然后將折點當穿頭,由卷面中眼穿至卷底,最后將已穿過卷底上下兩線頭,同時朝卷底中眼的折頭帶孔中對穿打結。
五、檔案的編號及檔案盒脊背的填寫
(一)檔案的編號
1.檔案編號的構成:檔號由社保個人編號、單位社保編碼、案卷順序號三級代碼構成。①社保個人編號(填寫社保個人編號后8位阿拉伯數字),以職工退休待遇審批表個人編號為準;②單位社保編碼(6位阿拉伯數字),以職工退休待遇審批表單位編碼為準;③案卷順序號(單位移交退休人員編號),此號到移交市檔案館時統一編制。
2.檔案編號的要求:①確保唯一性,一人一檔,一檔一號,不得重復;②用耐久字跡(炭素、籃黑墨水等)規范填寫在檔案盒脊背的指定位置。
(二)檔案盒脊背的填寫
橫向填寫檔號,豎向填寫單位名稱,原工作單位可用雕刻的印章加蓋,填寫時要求字跡清晰耐久、書寫端正、整齊美觀。
示例:
(三)檔案盒封面填寫個人身份證號碼
六、使用統一標準的目錄、封皮和檔案盒
企業整理退休人員檔案所需的目錄、封皮和檔案盒由市檔案局統一印制,各參保單位和個人需要時向市檔案局購買。
七、對已整理好的檔案的處理
已按人事檔案整理標準將退休人員檔案分十類整理好的企業,只需按四類重新填寫一份目錄,并注明在原目錄中的對應位置,檔案材料可不再重新整理裝訂。