人事檔案整理細則（檔案整理工作的基本流程）

　　人事檔案整理細則：人事檔案管理員雖然管理本單位所有的人事檔案，但管理員本人是接觸不到自己檔案的，這是人事檔案管理具體規定，人事檔案管理員的個人檔案單獨存放在辦公室主任那里。外包單位整理人事檔案的工作人員，進場前要進行政審，需持有當地派出所的無犯罪記錄證明，并要簽訂保密協議后，才能從事人事檔案整理這項工作。

　　人事檔案整理細則

　　第一章總則

　　第一條為了實現干部人事檔案整理工作的規范化，搞好檔案建設，便于檔案的保管和利用，根據《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）及有關規定，特制訂本細則。

　　第二條干部人事檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個干部人事的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作。

　　第三條各級干部人事檔案管理部門，均應按本細則和有關規定的要求，對所管理的干部人事檔案進行認真的整理。

　　第二章整理工作的基本要求

　　第四條整理干部人事檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

　　第五條整理干部人事檔案，事先要收集好干部人事檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

　　第六條整理干部人事檔案的人員，必須努力學習黨的干部人事工作方針、政策和檔案工作的專業知識，熟悉整理干部人事檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

　　第三章檔案材料的鑒別

　　第七條干部人事檔案材料的鑒別工作，是干部人事檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否歸入干部人事檔案的工作。

　　第八條鑒別歸檔材料，必須根據中央有關文件的精神，以《條例》和《關于干部人事檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據，嚴肅認真地進行。

　　第九條鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。

　　第十條鑒別歸檔材料的具體做法：

　　（一）判定材料是否屬于所管干部人事的材料及應歸入干部人事檔案的內容。發現有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部人事檔案內容和重復多余的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬于干部人事檔案內容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應登記報主管領導批準銷毀；

　　（二）審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上報批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定（包括免予處分的決定）、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。上述材料，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或對象不明確的材料，不能歸檔；

　　（三）審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面。任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續不完備的檔案材料，須補辦完手續后歸檔；

　　（四）鑒別中發現涉及干部人事政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部人事檔案，應交有關組織處理；

　　（五）鑒別時，發現檔案中缺少的有關材料，要及時進行登記并收集補充。

　　第四章檔案材料的分類

　　第十一條對歸檔的材料必須按照《干部人事檔案工作條例》中關于正、副本十類內容的劃分進行分類。

　　第十二條干部人事檔案正本，由歷史地、全面地反映干部人事情況的材料構成。其內容分類：

　　第一類履歷材料：干部人事履歷表（書）、簡歷表，干部人事、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

　　第二類自傳及屬于自傳性質的材料。

　　第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部人事表現情況材料；作為干部人事任免、調動依據的正式考察綜合材料；考核登記表，干部人事考核和民主評議的綜合材料。

　　第四類學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料：報考高等學校學生登記表、審查表，畢業登記表，學習（培訓結業）成績表，學歷證明材料，選拔留學生審查登記表；專業技術職務任職資格申報表，專業技術職務考績材料，聘任專業技術職務的審批表，套改和晉升專業技術職務（職稱）審批表；干部人事的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發表的）等目錄。

　　第五類政審材料：審查干部人事政治歷史情況（包括黨籍問題）的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復查結論（意見、決定）、調查報告、批復及有關的依據材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改干部人事的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據的證明材料。

　　第六類加入黨團的材料：中國共產黨入黨志愿書，入黨申請書（１－２份全面系統的）和轉正申請書，中國共產黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取銷預備黨員資格的組織意見；中國共產主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表、退團材料；加入民主黨派的有關材料。

　　第七類獎勵（包括科技和業務獎勵）材料：各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

　　第八類干部人事違犯黨紀、政紀、國法等材料：處分決定（免予處分的處理意見），查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料；甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

　　第九類干部人事工資級別登記表、職務工資變動登記表、干部人事調資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部人事任免呈報表（包括附件），錄用和聘用審批表，聘用干部人事合同書，續聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊轉業干部人事審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

　　第十類其他可供組織參考有保存價值的材料：有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；干部人事逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞（生平），非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。

　　第十三條干部人事檔案副本內容，是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成：

　　第一類的近期履歷材料。

　　第三類的主要鑒定，干部人事考核材料。

　　第四類的學歷、學位，評聘專業技術職務的材料。

　　第五類的政治歷史情況的審查結論（包括甄別、復查結論）材料。

　　第七類的獎勵材料。

　　第八類的處分決定（包括甄別、復查結論）材料。

　　第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

　　其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。

　　第十四條內容交叉的材料，可根據材料的主要內容或用途確定類別。

　　（一）帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

　　（二）履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

　　（三）有任免職務內容的干部人事登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

　　（四）政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。

　　第五章檔案材料的排序與編目

　　第十五條每類干部人事檔案材料，都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數。

　　第十六條檔案材料排序的基本方式：

　　（一）按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料；

　　（二）按檔案材料內容的主次關系進行排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序；

　　（三）第九類材料可根據不同層次干部人事的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質相對集中排序。按材料性質相對集中排序的方法是：１、工資情況的材料；２、任免材料；３、出國、出境材料；４、其它材料。每種材料再根據形成材料的時間順序排列。

　　第十七條每卷干部人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫。具體要求：

　　（一）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫；

　　（二）根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明；

　　（三）“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間；

　　（四）填寫“材料份數”，以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁數的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應加數填寫；

　　（五）書寫目錄要工整，正確清楚、美觀、不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤；

　　（六）書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

　　第六章復制與技術加工

　　第十八條檔案材料載體變質或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救材料一般可采用修復、打英抄寫、復印等方法。凡打英抄寫的材料，必須認真細致、核對無誤，注明復制單位和日期。

　　第十九條建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制，將復制件存副本，其原件必須存入正本。

　　第二十條為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術加工。其主要方法：

　　（一）對超出１６開規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料，須進行折疊。折疊時，要根據材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀；

　　（二）對破損、卷角、折皺和小于１６開規格的檔案材料，要進行裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；

　　（三）對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內容；

　　（四）拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化銹毀材料

　　第七章裝訂與驗收入庫

　　第二十一條每個干部人事的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用，具體做法：

　　（一）將目錄與材料核對無誤；

　　（二）把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊；

　　（三）在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。孔距規格應符合《條例》附件一的規定；

　　（四）一律使用《條例》附件一規定的標準干部人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字。

　　第二十二條干部人事檔案整理裝訂成卷后，必須進行認真細致的檢查，經驗收合格后，方能入庫。

　　第八章整理工作的注意事項

　　第二十三條干部人事檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作的有關規定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

　　（一）在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

　　（二）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

　　（三）不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批準后分別情況予以處理。

　　（四）在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部人事檔案。

　　第九章附則

　　第二十四條本細則由中央組織部干部人事檔案工作部門負責解釋。

　　檔案整理工作的基本流程

　　1、范圍

　　本標準規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

　　本標準適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。

　　2、規范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T 18894電子文件歸檔與管理規范

　　DA/T 1-2000檔案工作基本術語

　　DA/T 13-1994檔號編制規則

　　DA/T 25-2000檔案修裱技術規范

　　DA/T 38-2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范

　　3、術語和定義

　　下列術語和定義適用于本標準。

　　3.1

　　歸檔文件archival document(s)

　　立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。

　　3.2

　　整理arrangement

　　將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　3.3

　　件item

　　歸檔文件的整理單位。

　　3.4

　　檔號archival code

　　在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現歸檔文件的類別和排列順序。

　　4、整理原則

　　4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。

　　4.2歸檔文件整理應區分不同價值，便于保管和利用。

　　4.3歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

　　4.4歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

　　5、一般要求

　　5.1組件（件的組織）

　　5.1.1件的構成

　　歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。

　　5.1.2件內文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。

　　5.2分類

　　5.2.1立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

　　5.2.2歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。

　　a）按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　b）按機構(問題)分類

　　將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　c）按保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　5.2.3規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

　　5.3排列

　　5.3.1歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

　　5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

　　5.3.3會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.4編號

　　5.4.1歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

　　5.4.2檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

　　上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　5.4.3檔號按照以下要求編制：

　　a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照DA/T 13-1994編制。

　　b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

　　d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

　　e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

　　5.4.4歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　5.4.5歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照5.4.3編制，頁數用阿拉伯數字標識（見附錄A圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規范化簡稱標識（見附錄A圖A3）。

　　5.5編目

　　5.5.1歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。

　　5.5.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。

　　a）序號：填寫歸檔文件順序號。

　　b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

　　c）文號：文件的發文字號。沒有文號的，不用標識。

　　d）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

　　e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[]”。

　　f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

　　g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

　　h）頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　i）備注：注釋文件需說明的情況。

　　5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B圖B1）。

　　5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附錄B圖B2）。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。

　　6、紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

　　6.1修整

　　6.1.1歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。

　　6.1.2歸檔文件已破損的，應按照DA/T 25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。

　　6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　6.1.4對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　6.2裝訂

　　6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

　　6.2.2應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。

　　6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

　　6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

　　6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　6.3編頁

　　6.3.1紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

　　6.3.2頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　6.3.3文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　6.4.1檔案盒

　　6.4.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。

　　6.4.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄D圖D2、圖D3）。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

　　6.4.1.3檔案盒應采用無酸紙制作。

　　6.4.2備考表

　　備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。

　　a）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

　　d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

　　e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

　　6.5排架

　　6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

　　6.5.2歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。

　　6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

　　7、歸檔電子文件的整理要求

　　7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》“5一般要求”的規定。

　　7.2歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標準執行。

　　7.3歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894等標準的應用系統。