人事檔案整理外包（檔案整理外包服務方案）

　　中博奧人事檔案整理外包公司：可為企業提供人事類檔案整理、裝訂、入盒入庫服務。豐富的檔案整理經驗，專業的硬件設備，提高檔案整理工作效率，讓企業檔案管理更加規范。

　　檔案管理是每個企業管理工作的重要一部分，是提高企業工作質量和效率的條件，檔案在人們社會活動中起到不可替代的作用，特別是當今社會日新月異，就比如就業、失業、退休等變化，使檔案整理變得十分重要。

　　很多員工進入企業時是一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了，這實在是大錯特錯的事。

　　人事部門對于已經離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業的敵人，說不定哪一天企業的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。

　　人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。

　　企業人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

　　但是很多企業在檔案整理外包的過程中，因缺乏對檔案整理外包的重視，導致檔案整理外包業務很難順利進行，不僅制約了自身的檔案工作效率，同時也會為自身檔案管理帶來更大的風險。因此，要規避自身所帶來的風險，則需要相關企事業單位必須重視自身的檔案整理外包。

　　首先，應重視檔案整理外包中介機構單位的選擇，不能過于盲目。

　　其次，企事業單位自身的檔案整理外包應結合自身的實際情況考慮，要明白外包的目標和要求是為了自身檔案管理更加規范化，同時也為了順應市場的發展需求升級檔案工作，為自身的發展奠定基礎。

　　再次，應實施科學的溝通和監控。很多情況下，企事業單位與中介機構兩者之間缺乏有效的溝通，從而影響到檔案整理外包的順利進行，甚至引發更多的檔案管理風險等。因此，雙方都應重視相互之間的交流和溝通。

　　人事檔案整理外包工作內容包括:檔案整理，排序，編制案卷號，檔案裝訂，粘貼卷脊，案卷目錄著錄，卷內目錄著錄、歸檔文件目錄著錄，打印案卷封面，案卷目錄，卷內文件目錄，全引目錄，文號索引等。裝盒排序，填寫并打印盒脊，按進館要求將缺漏項目補充完整，使之達到進館標準。

　　一、檔案規范整理

　　我們擁有專業的檔案管理團隊，同時與檔案館有良好的溝通機制，承接各類檔案整理外包服務，我們可以為黨政機關、事業、企業、社會團體、工程建設業主等單位進行檔案規范化整理。

　　我們熟練掌握國家、省、市相關檔案管理要求及各類業務標準，并結合客戶特點，使其檔案規范、科學、合理、利用方便，達到國家、省級、市級檔案管理等級認證、年檢或專項驗收等標準。尤其在文書檔案、工程檔案、人事檔案、業務檔案、會計檔案整理方面，擁有較多成功經驗。

　　二、檔案數字化服務

　　我們已取得重慶市國家保密局頒發的《涉密檔案數字加工資質》，擁有數字化加工軟件、先進的掃描設備及專業的數字化加工團隊，可以提供專業的紙質檔案數字化加工，包括數字檔案室建設、歷史檔案數字化處理等。

　　我們的理念不是單一的追求數字化產量和效率，而是根據客戶檔案紙張質量、檔案年代、文字幅面、字跡、黏貼情況以及掃描需求，選擇最合適的數字化流程、設備及操作方式，以最大程度地保護原始檔案為前提，得到最高數字化加工質量。對于歷史檔案數字化同時我們還可提供檔案修裱技術服務。

　　我們還可以提供音視頻等多媒體數字轉換處理等加工服務，如供數據刻錄備份、影視光盤制作、音視頻磁帶翻刻轉換等。

　　三、檔案實務培訓

　　我們既有對員工內部實施培訓，也可以為客戶提供檔案方面相關業務培訓服務。從檔案管理的超前控制理念出發，我們可以提供檔案意識宣貫、檔案收集動員、檔案基礎知識培訓。

　　我們還可以對客戶職能分部門進行具體培訓指導，尤其適合工程檔案專兼職檔案員、施工方、監理方的培訓。我們之所以認為做得更出色，是因為我們不僅是理論知識的傳授，而是更著重于理論應用于實際操作，并結合多年的業務實踐經驗。所以客戶反饋我們的信息多是培訓很受參訓人員的歡迎，培訓收到了良好的效果。

　　四、檔案場館建設與維護

　　公司擁有成熟的檔案場館建設及日常管理模式，針對企業檔案庫房緊張、檔案設施設備不齊全、檔案管理制度不健全、檔案管理人員不專業、檔案管理成本較高等問題提供完整的解決方案。

　　可為企業建立標準化檔案場館，建立管理制度、設施設備采購及人員培訓；也可派駐專業檔案管理人員進行日常檔案的收集、維護。同時，為企業提供已建檔案場館的后期維護工作，對逐年更新的檔案材料進行歸檔，根據單位需求提供整理、數字化等精準服務。

　　五、檔案咨詢服務

　　我們會結合客戶實際需要制定咨詢服務方案，有計劃地提供檔案業務指導。公司派遣的咨詢顧問均為資深檔案管理員。咨詢服務期間也可培養專、兼職檔案員。我們還可提供檔案全程管理跟蹤服務，此項服務在工程建設檔案管理項目實施較多，如阿里巴巴新辦公大樓工程項目。軟件系統開發需求設計和咨詢指導，如外海集團檔案系統軟件開發項目。

　　我們還可以提供檔案外包監理服務。當機關、企事業等單位檔案工作外包時，我們可以提供第三方全程監理服務，審核報價、服務方案，提出合理建議，并對服務商的工作質量和進度監控和督促，讓客戶的檔案工作科學規范、有效管理、利用方便。

　　六、檔案管理軟件開發

　　我們擁有專業的開發團隊，可針對不同企業的需求提供適合企業的檔案管理系統解決方案。我們將通過對檔案集中管理結合權限分配機制，實現企事業單位電子檔案從收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索到利用、編研等一系列檔案管理過程的管理。

　　同時，依托目前比較成熟的無線移動網絡、互聯網及多媒體技術，通過各種移動設備（如手機、平板電腦等）實現檔案工作者隨時隨地的進行檔案數據的查詢、瀏覽與借閱的檔案館（室）信息的平臺。

　　檔案整理外包服務方案

　　DA/T68.4—2022《檔案服務外包工作規范第4部分:檔案整理服務》

　　1、范圍

　　本文件規定了檔案整理服務外包工作中發包方工作規范、承包方工作規范、信用評價與質量監督的要求。本文件適用于機關、團體、企業事業單位和其他組織開展不涉及國家秘密的傳統載體檔案整理服務外包工作。

　　2、規范性引用文件

　　下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T68.1—2020檔案服務外包工作規范第1部分:總則

　　3、術語和定義

　　下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1檔案整理archivesarrangement

　　按照一定的原則，對檔案實體進行鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。

　　[來源:DA/T1—2000，5.1，有修改]

　　3.2檔案整理外包

　　archivesarrangementoutsource

　　發包方根據需要，對指定范圍內的檔案，將檔案整理(3.1)工作部分或全部委托給承包方的行為。

　　3.3檔案整理服務

　　archivesarrangementservice

　　承包方根據合同約定，按照一定的原則和方法，對發包方指定的待整理檔案提供特定服務，以滿足發包方需求的行為。

　　3.4整理服務項目組

　　archivesarrangementserviceprojectteam

　　承包方根據發包方的業務需求、檔案特點及其管理要求，為完成發包方的檔案整理任務而建立的工作組。

　　4、發包方工作規范

　　4.1總體要求

　　發包方應按照DA/T68.1的規定，堅持合法、安全、可控原則確定檔案整理服務外包范圍，開展外包工作。根據國家法律法規，結合各地區政策實際，選定符合條件的承包方，簽訂服務合同和保密協議，并履行組織、管理、檢查、驗收責任，做好對外包項目全過程、全方位的管控。

　　4.2前期準備

　　4.2.1發包方應提供待整理檔案的清單。

　　4.2.2發包方應提供與檔案安全保管和整理工作量匹配的場所、設施、設備。

　　4.2.3發包方應組建檔案整理外包工作小組，指定專人負責與承包方對接，有序推進檔案整理服務外包工作。

　　4.2.4發包方應明確檔案整理的工作內容、工作要求和應遵守的規章制度，審定承包方的整理服務方案，與承包方做到權責明晰。

　　4.2.5發包方應與承包方履行待整理檔案的交接手續，做好清點交接工作并形成交接文據。交接文據上應區分類別，標明數量、移交人、接收人和移交時間等內容。

　　4.3人員管理

　　4.3.1發包方應對承包方整理服務項目組人員名單的確定與調整進行審核備案(備案表參見DA/T68.1—2020附錄B)，并對承包方整理服務人員的情況進行監管。

　　4.3.2除發包方檔案整理外包工作小組人員及承包方檔案整理服務項目組的人員，凡進入整理場所的其他人員應履行登記手續。整理場所人員進出登記表參見附錄A。

　　4.3.3外單位人員及承包方非整理服務項目組備案人員，均作為訪客管理。訪客進入整理場所應經發包方審批。訪客進入整理場所審批表參見附錄B。

　　4.4場所管理

　　4.4.1檔案整理場所一般宜安排在發包方的辦公地點，確需安排在承包方提供的場所，應在合同中明確責任。

　　4.4.2檔案整理場所應符合安保、消防等檔案安全管理要求。

　　4.4.3檔案整理場所應設置檔案存放區、工作區。整理場所外應配備專柜，供存放私人物品。

　　4.4.4發包方和承包方應落實專人，加強整理場所管理。

　　4.4.5發包方應對整理場所進行定期或不定期的巡查并建立臺賬。臺賬應反映檢查時間、檢查人、檢查事項、存在問題、整改措施及落實情況等。

　　4.4.6整理場所應安裝視頻監控系統，實施全方位監控，重點覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區、工作區，監控應避免直接攝錄檔案內容。視頻監控數據自產生之日起保存不少于6個月。

　　4.4.7發包方應定期對視頻進行回放檢查，并建立回放記錄臺賬。檔案整理場所設于承包方的，應要求承包方移交視頻監控數據及回放記錄臺賬。

　　4.4.8進出整理場所人員不應攜帶照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質等電子設備和智能穿戴設備。確需攜帶的，應經發包方安全檢查，形成進出場記錄，并指定專人管理。

　　4.4.9檔案整理場所內除檔案和必備的工具器材設備之外，嚴禁存放任何易燃易爆危險品，嚴禁將火柴、打火機、水杯、飲料、食品、動物等私人物品帶入檔案整理場所。

　　4.5設備管理

　　4.5.1發包方應做好整理服務所使用的信息設備和存儲設備的管理。

　　4.5.2整理服務入場時，發包方應做好設備的信息安全技術檢測和登記工作，并采用技術手段或專業物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。

　　4.5.3整理服務過程中，應對設備使用情況進行檢查，嚴禁連接互聯網和其他公共信息網絡，嚴禁檔案服務項目組工作人員擅自刪除或下載檔案數據。

　　4.5.4整理服務撤場前，發包方應對承包方攜帶的設備進行信息安全技術檢測，徹底清除整理服務過程中產生的所有數據;或者由承包方按合同約定將設備移交發包方。

　　4.6過程管理

　　4.6.1發包方應加強對承包方檔案服務過程中安全保密工作的監督檢查，及時消除安全隱患。

　　4.6.2發包方應對承包方的實施質量進行監督檢查，必要時引進第三方機構進行服務監管。

　　4.6.3發包方應及時協助解決承包方在檔案整理服務過程中發現的檔案應歸未歸、缺章少頁、無處理結果等相關問題并做好收集、增補等工作。對確實無法收集、增補的，應出具情況說明。

　　4.6.4發包方應定期聽取承包方檔案整理工作的進度匯報。發現實施進度與計劃出現偏差、發包工作量與合同約定有出入等情況，雙方應及時溝通，必要時簽訂補充協議。

　　4.6.5發現檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的，發包方應采取應急措施并及時向同級檔案主管部門報告。

　　4.7項目驗收

　　4.7.1發包方在確定項目完成后，應及時組織驗收。

　　4.7.2檔案數量較大、服務周期較長的項目，發包方可組織階段性驗收。

　　4.7.3發包方應以國家有關標準規范和檔案整理外包項目形成的招投標文件、合同、整理服務方案等為驗收依據，從工作責任制和管理制度落實情況、整理場所設施設備配置使用情況、人員管理情況、整理服務質量情況、合同履行情況等方面進行驗收。

　　4.7.4整理服務質量主要從分類的準確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規范性、條目數據與檔案實體對應關系的一致性、檔號編制的準確性等方面進行抽查，抽查比例不應少于各類檔案總量的20%。整理服務質量準確率要求達95%及以上，其中條目數據與檔案實體對應關系的一致性、檔號準確率要

　　求達100%。

　　4.7.5驗收未通過的，發包方應出具整改意見并要求承包方限期整改。整改完成后再次組織驗收，直至驗收通過。

　　4.7.6驗收通過后，發包方應出具驗收報告，與承包方做好檔案實體清點，辦理交接手續。

　　4.7.7項目自驗收報告形成之日起進入質保期，質保期一般不少于1年。質保內容和范圍可在合同中明確。

　　4.7.8發包方應對檔案整理外包項目形成的招投標文件、合同、整理服務方案、交接文據、工作聯系單、檢查臺賬、驗收報告等材料及時收集并歸檔。

　　5、承包方工作規范

　　5.1總體要求

　　承包方應按照DA/T68.1的要求，加強自身目標與原則管理、戰略管理、資源管理、業務管理、安全管理，遵循有關標準規范，優質高效地完成檔案整理服務工作。

　　5.2開工準備

　　5.2.1承包方應與發包方充分溝通，深入了解發包方的歷史沿革、機構職能、擬發包項目的概況、服務內容、服務時間、服務數量、分類方案、管理現狀等信息，必要時形成會議紀要。

　　5.2.2承包方應編制整理服務方案，主要包括服務目標、服務依據、人員配置、服務時間、服務地點、整理方法、整理內容，以及進度控制、質量控制、安全保密措施等，并提交發包方審核確認。

　　5.2.3承包方應對項目負責人、整理人員等項目組成員進行崗前培訓和技術交底。

　　5.2.4承包方制定的項目管理、質量管理、現場管理、保密管理、安全管理等制度，應提交發包方審核備案。

　　5.3人員保障

　　5.3.1承包方應根據招投標文件、合同等約定，成立整理服務項目組，按發包方要求配備具有相應知識水平、業務技能的項目負責人和整理人員，并保證項目組成員在服務過程中的穩定性。人員中途更換應征得發包方同意并及時報發包方備案。

　　5.3.2承包方有責任對整理服務項目組人員進行背景調查，確保社會關系清楚，歷史清白。

　　5.3.3承包方應對檔案整理服務項目組人員進行安全保密教育，簽訂勞動合同和保密責任書(保密協議)。保密協議條款參見DA/T68.1附錄C。

　　5.4場所管理

　　5.4.1承包方可對發包方提供的整理場所提出合理化建議。

　　5.4.2承包方應與整理服務項目組負責人簽訂承諾書，明確其對整理場所負直接管理責任。

　　5.4.3工作期間，整理場所應封閉管理，非整理服務項目組備案人員，未經發包方審批，訪客不應隨意進入。

　　5.4.4整理場所應整潔有序。私人物品應放置在專柜，不應帶入檔案存放區和工作區。

　　5.5作業管理

　　5.5.1承包方應掌握所承接檔案類型的整理標準和規范，按照標準和規范做好檔案實體鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等整理服務工作。

　　5.5.2承包方在整理服務過程中應形成相應的工作流程單，對檔案整理服務各操作環節或步驟做好相應記錄，保證檔案整理服務過程的可追溯性。

　　5.5.3承包方在整理服務過程中，發現問題應向發包方出具工作聯系單(見附錄C)。

　　5.5.4承包方在整理服務過程中應建立質檢管理機制，落實質檢人員，對各操作環節或步驟進行質檢，質檢情況可形成項目問題跟蹤表(見附錄D)。

　　5.5.5承包方應定期向發包方匯報整理服務進展情況。

　　5.5.6未經發包方允許，承包方不應將檔案、檔案復制件及其他各種文件材料帶離整理場所，不應帶入有信息錄入、傳播功能的設備，不應以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息。

　　5.5.7承包方在整理過程中發現需要調整分類方案，或發包工作量與合同約定有出入等問題時，雙方應及時溝通，必要時簽訂補充協議。

　　5.5.8承包方應將整理服務過程中形成的備查資料或認為不需要歸檔的文件登記造冊，供發包方審定、處置。嚴禁擅自銷毀文件。

　　5.5.9承包方在整理服務過程中，應落實好檔案安全和保密制度，確保檔案實體和信息安全，保守國家秘密，保護發包方的知識產權、商業秘密和個人隱私安全。

　　5.5.10在檔案整理過程中需要提供利用檔案的，承包方應協助做好相關工作。

　　5.6交付撤場

　　5.6.1項目完成后，承包方應提出驗收申請，配合發包方開展驗收工作。

　　5.6.2通過驗收后，承包方應及時辦理交接手續。

　　5.6.3承包方撤場前應將檔案實體、電子目錄、紙質目錄、整理說明、工作臺帳、數據及存儲設備、辦公設備、耗材、辦公用品等移交給發包方。

　　5.6.4承包方攜帶進場的信息設備、存儲設備等須經發包方安全確認，方可帶離。

　　5.6.5由承包方安裝的視頻監控系統，應將監控數據和回放記錄移交發包方保存。發包方應對監控數據做好安全保密工作。

　　5.6.6承包方撤場前應向發包方有關人員做好整理成果的使用說明，并按要求做好相關培訓。

　　5.7后續管理

　　5.7.1承包方因服務項目形成的招標文件、投標文件、合同文件、整理服務方案、工作聯系單、驗收報告、客戶滿意度調查表、核算材料、支付憑證等文件材料，應及時歸檔。

　　5.7.2承包方對驗收發現的問題應落實整改，直至驗收通過并積極總結經驗，提升服務能力。

　　5.7.3承包方應以發包方需求為中心，在整理服務流程中按照“計劃-實施-評估-改進”循環執行，持續提升服務質量和用戶滿意度。

　　5.7.4在質保期內，承包方應依據合同約定對發包方進行回訪，向發包方提供技術指導，總結項目情況并持續改進。

　　6、信用評價與質量監督

　　6.1信用評價

　　6.1.1發包方可對承包方的工作質量進行評價，必要時出具評價意見。

　　6.1.2承包方應根據企業信用評價情況建立服務信用評價檔案。

　　6.1.3承包方應配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門，做好業務管理、安全保密等各項檢查。

　　6.2服務質量監督

　　6.2.1發包方檔案整理服務外包工作應接受國家有關部門的監督。

　　6.2.2承包方應依法合規開展檔案整理服務，并接受國家有關部門的監督。

　　6.2.3檔案主管部門依法履行行業監管責任，督促檔案服務外包單位落實管理責任，檢查檔案服務外包中的檔案安全、服務質量、管理措施和條件保障等情況。

　　6.3服務質量投訴

　　6.3.1承包方應建立服務質量投訴機制，對外公布投訴聯系方式。

　　6.3.2承包方應按照GB/T17242的要求建立投訴受理機構，定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　6.3.3發包方和承包方發生服務質量爭議時，雙方應協商處理;協商不成的，可申請調解、仲裁或提請訴訟。