檔案的信息化管理制度

　　公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，檔案的信息化管理制度管理。

　　檔案的信息化管理制度

　　第一章電子文件歸檔與管理制度

　　第一條為適應本單位信息化建設需要，規范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規范》等有關法律法規，結合本單位實際，特制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強內部管理等工作中形成的，具有參考利用價值并以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可以在通信網絡上傳輸的文件。

　　第三條按照檔案工作集中統一管理的原則，各科室形成的電子文件并需歸檔保存的應由單位綜合檔案室統一保管。綜合檔案室負責對電子文件歸檔的指導、驗收以及接收后的編目、保管和提供利用，計算機管理工作人員對電子文件的歸檔提供協助和支持。

　　第四條各科室應建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負責本科室的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關人員的崗位責職。

　　第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實和有效利用，各科室從電子文件產生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。

　　第六條歸檔電子文件的類型主要包括：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。

　　第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照本單位有關紙質文件歸檔的規定執行。

　　第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

　　邏輯歸檔：指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案室移交的過程。

　　物理歸檔：是指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至可脫機保存的載體上，向檔案室移交的過程。推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；專用軟件產生的電子文件應轉換為通用型電子文件。

　　第九條電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

　　第十條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應對其載體的技術環境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

　　第十一條各科室在每年6月之前將上一年度應歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向綜合檔案室移交歸檔。重大活動、重要會議的電子文件應在活動結束后及時歸檔。移交清單應一式兩份，交接雙方各執一份。

　　第十二條移交檔案室的電子文件應一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

　　第十三條歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應采用專門的保護設備和保護技術手段，其載體應直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17-20℃；相對濕度控制在35-45%。

　　第十四條接收入庫的電子檔案，應定期進行檢驗、轉存，發現問題要及時采取恢復措施。

　　第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。

　　第十六條利用歸檔的電子文件，應使用復制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網絡方式提供利用時，應遵守國家有關保密規定，采取身份認證、權限控制等安全措施。

　　第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經分管領導批準，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

　　第十八條綜合檔案室應定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

　　第二章安全保密制度

　　第十九條檔案管理人員為數字檔案室安全保密責任人，計算機管理工作人員要采取必要的計算機和網絡安全措施以協助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應自覺維護電子檔案的安全保密。

　　第二十條數字檔案室系統登錄帳號和密碼須妥善保管，不得泄露給他人，密碼應定期更改，密碼長度應在八位以上，并由數字、大小寫字母與符號等組成。

　　第二十一條電子檔案條目和原文按利用級別劃分為互聯網公開、政務網公開、本單位公開、不公開四個級別。檔案管理人員應根據電子檔案實際內容設置條目和原文的網上查詢利用級別，并根據查詢用戶需求設置該用戶網上查詢權限。

　　第二十二條電子檔案（除業務檔案外）僅限于本單位工作人員查詢。

　　第二十三條電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。涉密檔案不得在網上提供查詢。

　　第二十四條禁止外來計算機在未經許可的情況下使用檔案管理系統。

　　第三章數字檔案查詢利用制度

　　第二十五條數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢。

　　第二十六條本單位工作人員經開通個人帳號，登錄進入蘭臺檔案管理系統查詢數字檔案。外單位人員查詢需經本單位分管領導同意后由檔案管理人員執行相應查詢操作。

　　第二十七條本單位工作人員數字檔案利用權限分三級設定。普通用戶：是指一般工作人員通過檔案管理員發布的檔案信息進行查閱。中級用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使用權限基礎上，可以添加指定分類的資料。高級用戶：是指中層以上的領導可以查閱各類檔案。

　　第二十八條外來人員利用數字檔案管理系統查詢業務檔案資料，由檔案管理人員通過后臺管理提供相應權限的內容。

　　第二十九條查詢限制開放的數字檔案和紙質檔案需在網上提出查閱申請，由檔案管理人員審查后提供查詢利用，借出紙質檔案還需分管領導審批同意后方可借出。

　　第三十條網上數字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。

　　第四章檔案數據管理維護制度

　　第三十一條數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全。

　　第三十二條各門類數字檔案經質量檢查合格后，輸入數字檔案室管理系統，由檔案室統一管理。

　　第三十三條修改、刪除數字檔案必須由檔案管理人員執行操作。

　　第三十四條數字檔案應至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），備份介質分開保管，一套異地保存。

　　第三十五條綜合檔案室應配備專用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。

　　第五章數字檔案鑒定銷毀制度

　　第三十六條數字檔案鑒定以檔案主管部門的指導性文件和本單位《檔案歸檔范圍及保管期限表》作為鑒定的依據和標準。

　　第三十七條數字檔案鑒定工作需經分管領導同意，由檔案管理人員和有關職能部門組成的鑒定小組，根據檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的數字檔案，重新進行審查，做出鑒定，提出存毀意見。

　　第三十八條經鑒定，對已失去利用價值和保存價值的數字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊。

　　第三十九條檔案鑒定小組將數字檔案鑒定工作情況寫成報告，連同數字檔案銷毀清冊，報請主管領導審批同意，在檔案管理系統刪除相關數據。

　　第四十條數字檔案銷毀清冊要永久保存。

　　第四十一條嚴禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數字檔案。

　　第六章檔案數據網絡和信息設備維護使用制度

　　第四十二條禁止外來計算機在未經許可情況下使用檔案管理系統。

　　第四十三條嚴格按照計算機操作規程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應及時請技術人員處理，不得隨意盲目操作。

　　第四十四條認真保護計算機設備，保持設備清潔、整齊，禁止在計算機旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計算機，機房溫度控制在22℃±5℃，相對濕度＜75﹪。

　　第四十五條存、儲介質如移動硬盤、U盤應由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質禁止在檔案計算機上使用。

　　第四十六條禁止利用檔案計算機訪問互聯網網站、玩電子游戲或者觀看娛樂節目。

　　第七章檔案庫房管理制度

　　第四十七條檔案庫房是保存檔案的專用庫房，檔案管理人員應嚴格按照《檔案法》的要求，對庫房進行經常性檢查，必須保持庫房整潔衛生。嚴禁存放與檔案無關的物品。

　　第四十八條庫房內檔案排列應整齊、規范、有序，檔案存放前后保持一致。

　　第四十九條做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護工作。庫房內應配備有關設施，并經常性進行檢查，保持性能完好。

　　第五十條定期對庫存檔案進行檢查、整理，如發現有檔案褪變、破損的情況，應及時采取補救措施。保護檔案的安全，如遇特殊情況應及時檢查，發現問題要及時解決。

　　第五十一條庫房內禁止吸煙、生火，不準堆放易燃易爆物品，經常檢查庫內電源線路及其它安全設施，及時排除各種隱患。