檔案信息化要注意些什么

　　檔案信息化要注意些什么？當今社會，政府、企業、事業單位以及其他社會組織都面臨著信息技術帶來的機遇與挑戰。就檔案部門來說，相關政策法規和標準規范逐步完善，文件檔案管理數字轉型成為時代發展的必然趨勢，電子文件單軌運行、單套歸檔試點項目穩步推進，檔案信息化項目成為推動檔案事業轉型升級、服務國家治理體系和治理能力現代化的重要抓手。

　　檔案信息化要注意些什么

　　檔案信息化項目通常可分為兩種，一種是紙質、縮微膠片、錄音錄像等傳統載體檔案的數字化、數據化加工，一種是電子檔案管理系統（或數字檔案室系統）、數字檔案館系統等檔案信息系統的設計、開發、運行和維護。由于前者起步較早，相關實踐經驗較為豐富，標準規范呈現出體系化特征且相對成熟，因此本文所述“檔案信息化項目”主要是指后者，但也在一定程度上適用于前者。

　　關鍵要素之一：領導支持

　　領導支持是指領導充分理解檔案部門開展的檔案信息化項目并給予相應的資源和支持。領導的重視和支持是檔案信息化項目成敗的關鍵。關于為何將領導支持放在第一位，想必從事檔案工作的人都非常清楚，領導越重視、越支持，就意味著與之配套的保障資源（尤其是資金）越充裕，與其他組織或部門的溝通也就越順暢。

　　例如，在文件檔案管理數字轉型進程中，澳大利亞國家檔案館發布的重要數字信息管理政策——《數字連續性2020政策》就明確將“由高級管理人員來推動改革”（即得到領導重視）作為實施數字轉型的重要行動目標。

　　接下來，問題的關鍵就在于如何得到領導的支持。檔案部門負責人首先應當有明確的目標和清晰的思路，然后再以書面形式向領導解釋清楚四個問題，

　　第一，檔案信息化項目的定位，解決“做什么”的問題；

　　二是開展檔案信息化項目的必要性是什么，解決“為什么”的問題；

　　三是開展檔案信息化項目的總體規劃和工作安排，解決“如何做”的問題；

　　四是開展檔案信息化項目需要得到哪些配套的資源以及怎樣的幫助。

　　這種書面報告應簡潔明了，突出重點，尤其需要站在領導的立場上考慮問題。多數領導往往不會特別關注檔案信息系統的收集、管理、存儲等功能，而是更多地從用戶角度出發，想知道這個系統到底能有什么用，對于改進當前工作有何幫助。雖然各單位的實際情況和領導的個性千差萬別，不能一概而論，但可以確定的是，爭取領導的理解、重視和支持是開展檔案信息化工作必須邁出的第一步。前期的科學論證將為后續的項目實施打下堅實基礎。

　　關鍵要素之二：治理思維

　　治理是使相互沖突或不同的利益得以調和并且采取聯合行動的持續的過程。此處的“治理思維”就是要將治理的基本理念應用于檔案信息化項目推進過程中。

　　首先表現在項目實施主體單位與其他單位之間的協作與聯合。當前多數檔案信息化項目采用完全外包或半外包的方式進行，也就是委托技術公司（檔案服務企業）具體負責檔案信息系統的開發建設。這些企業有著豐富的實踐經驗、專業的人才隊伍以及相應的資質，可作為檔案信息化建設中的一支重要力量。但在實際操作過程中，部分檔案部門熱衷于做“甩手掌柜”，認為自己只需要支付勞動報酬，其他事情都是技術公司的事。

　　這種想法并不可取，根本原因在于企業要以盈利為目標，項目實施主體單位（即委托方）則以業務實現為目標，二者的導向存在差異。而且若將檔案信息系統開發建設工作完全交由技術公司來做，可能會導致最終的系統無法滿足實際業務需求，影響后續檔案工作。檔案信息化項目是要解決單位檔案管理實際問題的，各單位的實際情況和工作基礎存在差異，具體的業務細節可能有所不同，因此在檔案部門和技術公司之間的關系必須是合作的。在這種合作關系中，檔案部門最重要的工作就是配合技術公司的調研工作，清晰地表達業務需求，做好進度的監督檢查。

　　此外，如果是檔案室（即某組織機構內設的檔案部門）開展的信息化項目，應當和本單位上級業務主管部門以及同級檔案行政管理部門建立聯系；如果是綜合檔案館開展的信息化項目，要和上級檔案行政管理部門以及（部分）檔案形成單位建立聯系，以取得更廣泛的理解和認同，并獲取相應的支持和幫助。

　　其次表現在項目實施主體單位內檔案部門與其他部門（包括業務部門、綜合管理部門、財務部門、信息技術部門等）之間的協作與聯合。雖然各部門都屬于同一單位，但工作推進過程中，不可避免地涉及部門利益問題。非常典型的業務場景就是歸檔，檔案部門希望通過前端控制提高歸檔文件的規范性，但業務部門可能會有所顧慮，包括是否會增加工作量等問題。

　　因此，在項目開展之初，就應建立由檔案部門牽頭的跨部門項目小組，同時在項目推進會、專家咨詢會等相關活動上邀請有關部門工作人員列席，以此增進其他部門對檔案信息化項目的了解，其他部門也可從自身業務的角度提出意見建議，使得檔案信息化能更好地服務于單位業務活動。

　　關鍵要素之三：規范體系

　　規范體系建設是檔案信息化項目實施的基礎和保障。檔案信息化規范體系應具有全面完整、層次鮮明、結構清晰、合規合理、貼合實際的特點。相信有不少人都會遇到類似的情況，即負責系統開發建設的技術公司要求檔案部門提供具體的業務要求，例如命名規則、檔號構成、保管期限、元數據項、格式要求、歸檔流程等。這些問題都需要通過規范體系建設來解決。

　　首先，檔案部門需要有一個規范體系框架，作為規范體系建設的基本依據。可重點參考國家電子文件管理部際聯席會議辦公室發布的《電子文件管理標準體系框架》，該框架將相關標準分為基礎類（管理術語和管理通則）、對象類（文件實體和元數據）、過程類（形成辦理、歸檔管理、長期保存）、系統類（設備、軟件、技術）、監督檢查類（認證測評、能力評估）、應用領域類（通用管理和業務管理）。

　　例如，北京數字檔案館標準體系就是以該框架為基礎制定的（可參考：楊中營.北京數字檔案館建設之標準體系建設[J].北京檔案,2017(02):6-8.）。需要注意的是，該框架是針對國家電子文件管理頂層設計而制定的，和機構層面的需求會存在一定差異，因此在參考借鑒過程中要結合單位實際進行修改完善，例如，可刪去“應用領域類”相關內容，可增加信息安全、績效考核等內容。

　　其次，參照該框架，對標國家檔案局發布的檔案信息化政策制度、標準規范，以及單位內部已有的相關規范，梳理出規范清單（或列表）。其中，有些規范可直接參考國家檔案局發布的內容，例如GB/T 18894-2016；有些則需要結合單位實際另行制定，例如元數據規范、系統數據接口規范等。即便是直接參考國家的相關規范，在采用過程中也要做出必要的選擇。

　　例如，DA/T 80-2019《政府網站網頁歸檔指南》規定，“同一網站內的網頁檔案可按照‘年度—保管期限—類別’或‘年度—類別—保管期限’進行分類”，但在落實過程中，尤其是對系統而言，只能有一種方式，此時就需要單位結合實際選擇其中的一種。類似例子還有很多，在此不再贅述。此外，規范的形式可以多種多樣，可以有管理辦法、規范、制度，也可以有規范化程度較高的地方標準或企業標準，還可以有更具操作性的指南、手冊等。在規范發布后，還要做好規范的適時修訂和宣傳貫徹。

　　關鍵要素之四：系統建設

　　系統是檔案信息化項目的直接產物和結果，前面所述三項要素均為系統建設提供基礎和保障。在系統建設過程中，檔案部門應負責提出功能要求和性能要求。就功能要求而言，可重點參考《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）、《數字檔案室建設指南》《企業數字檔案館（室）建設指南》《數字檔案館建設指南》等文件。目前市面上的檔案信息系統的功能模塊，往往大同小異。若要有些不同，可能會體現在檔案資源的開發利用模塊，這也是領導和其他部門工作人員所關注的地方。

　　若有可能，可以在這部分做些創新和有意義的工作。就性能要求而言，則需要借鑒其他單位的經驗，結合單位實際情況，主要包括系統兼容性、并行用戶數量、并行事務處理能力、海量檢索響應時間、存儲容量、數據庫管理能力、可持續服務時間、可持續保管文件能力、可容忍的最長停機中斷時間、宕機后系統恢復時間等指標。另外，系統建設的方法論可參考《電子文件管理系統建設指南》（GB/T 31914-2015）。