檔案數字化加工

檔案數字化加工是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的過程。它是一種新型檔案信息形態，以數字化的形式存儲，通過高速網絡設施相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，從而實現真正意義上的資源共享。

檔案數字化加工處理過程主要包括掃描、圖像處理、PDF文件命名及存儲。

紙質檔案的掃描：

（1）掃描前要審視紙質檔案是否有彩色圖像及彩色文字，辨別文本的開本，然后再確定掃描方式。

（2）掃描文檔根據不同的印刷質量確定掃描分辨率：

①檔案文本質量清晰明目，這種類型的文檔掃描分辨率選擇300dpi。

②檔案字跡模糊、字體不太清晰，這種類型的文檔掃描時分辨率選擇為350dpi。

③掃描圖像文件要符合如下要求：掃描的文件內容應清晰可見，如有數字、計算公式、圖表等內容不清晰，應重新掃描；掃描的文件應該完整，不得缺頁；掃描的文件頁數應該連續；掃描的文件開本大于A4應選擇A4掃描，掃描頁要和其他掃描頁拼接要有重疊區域；掃描的文本內容不得扭曲，通過校正也無法教偏，這種情況下應重新進行掃描；掃描文件以多頁TIF格式保存，文件名稱為掃描文件的標題名稱，名稱中含有的系統禁止使用的符號要去掉并用空格分割，文件的時間用四位數字表示。

掃描圖像的處理

（1）掃描的圖像文件，要對其偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，要經過轎偏、去污、等措施修補處理，使之達到最佳顯示效果；

（2）文檔中含有彩色圖像的頁面與其他二值化掃描文件合成的TIF文件應保證可以進行OCR識別，并合成為PDF文件；

（3）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

（4）發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像；

（5）發現掃描圖像的排列順序與原文檔不一致時，應及時進行調整。

檔案數字化加工是檔案管理的必經之路，也是檔案工作的關鍵步驟，因此做好檔案數字化加工是我們當前的重要工作。檔案數字化加工完成后，不僅檔案管理和利用手段實現了現代化，檔案利用效率大大提高，檔案發揮的作用顯著。