檔案數字化的步驟

檔案數字化是指把紙質的檔案轉化為電子檔案然后保存到相應的管理軟件中方便儲存和后期的調用。檔案數字化的步驟有哪些呢？簡單的來說大致分為以下七步：前期準備—掃描操作—圖像處理操作—圖像檢查—數據掛接—數據存儲—數據移交。

檔案數字化的步驟

1.前期準備

要進行檔案數字化首先需要相應的設備和場所，數字化處理場所要具有足夠的空間和合理的布局，配備門禁、防盜、視頻監控等消防系統和安防系統；數字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。數字處理工作還需要相應的軟件系統支持，如操作系統、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數字處理工作的安全和保障。

2.掃描操作

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數設置。掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

3.圖像處理操作

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門的圖像處理軟件來實現。它要能夠實現圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確。

4.圖像檢查

掃描完成后，應采用自動化處理和人工處理相結合的方式，逐張檢查圖像質量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發現不符合圖像質量要求時及時進行調整改正，確保圖像順序正確、質量完美。

5.數據掛接

借助系統軟件對數據庫中的目錄數據與對應的紙質檔案數字圖像進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，以實現目錄數據與數字圖像的準確關聯。掛接到檔案管理系統中后，進行再次的成品驗收并做好還卷及數據備份提交。

6.數據存儲

將通過檢查的數據可以離線保存。應根據數字檔案管理系統的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并盡可能完整地描述相關文檔。

7.數據移交

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規定。交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續。交接手續時經雙方蓋章確認后方才生效。