檔案整理的目的和意義

對于一家企業或一段歷史，會涉及到相關的資料，把分散的資料通過匯總編號形成一系列的完整檔案，這一過程可稱為檔案整理。那么檔案整理的目的是什么？其包含的意義又是什么呢？

首先來說目的，檔案整理具有三大特性：準確性、完整性、方便性。其一，保存了原始資料，以便核對資料準確性及查證需要；其二，便于建立人事或者項目履歷；第三，在于資料保存的完整性和連續性；最后，就是保證資料真實，以利于后續借鑒。

檔案整理的目的和意義呢？其意義可歸為六點。

一、準確反映企業的成長歷程。

檔案記錄著企業成長的全過程，從何時開業，創業者是誰，何時盈利，到何時擴張，戰略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業檔案中找到答案。

二、決策制訂的參謀和幫手。

企業做決策、出方案，需要查找歷史數據，進行同比分析或方案對比。檔案整理良好的企業，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

三、防患企業商業秘密外泄。

企業檔案涉及商業機密，如果沒有統一整理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一整理，而且還有要保密意識。

四、企業宣傳的資料庫

檔案整理好的企業需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作。檔案整理好的企業，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業影響力有百利而無一害。

五、企業文化的活標本

企業文化是企業成員思想意識在企業制度規范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。做好檔案整理的企業，在完善企業文化時，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規范、行為準則梳理、補充、完善，企業文化的基本內容就有了。

六、員工成長的斷代史

很多企業員工進來時一張表，出去時還是一張表。人事部門對于已經離職的員工檔案應定期移交檔案管理部門。人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長的腳步，企業人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

通過解析，可以了解到檔案整理的目的和意義，對檔案整理有了全新的認識，檔案整理不僅帶來方便，科學規范的檔案整理更是可以不斷地提升一個企業的管理水平，是為經濟發展和社會進步提供發展動力的主要措施。