音像檔案管理規范要訣四——歸檔及時

錄音錄像電子文件一般自形成起3個月內要向檔案部門移交歸檔，最遲不能超過次年6月。文件形成部門在管理系統中以在線方式提交歸檔，由管理系統自動完成并記錄清點、“四性”鑒定等程序性工作；檔案部門對照清點、鑒定結果，對擬歸檔電子文件的整理、著錄成果等進行審核，確認無誤后，管理系統即可完成登記、填寫登記表等程序性工作，并為錄音錄像電子檔案編制檔號，正式歸入電子檔案庫，與其他門類電子檔案一并進行集成管理。

以離線方式歸檔錄音錄像電子文件的，要以手工方式完成著錄、制作離線歸檔載體和歸檔程序等工作。一是要采用WPS電子表格、EXCEL等著錄電子文件，除前述需在管理系統中手工著錄的項目外，還要著錄全宗號、檔案門類代碼、年度、件號、攝錄日期、計算機文件名等，著錄文件要存儲在保管期限或年度文件夾中；二是按終端計算機存儲結構要求制作離線歸檔載體，并在包裝盒上注明載體編號、檔案門類、歸檔年度、活動名稱和電子文件數量等信息；三是交接雙方要按照程序完成歸檔工作，檔案部門要及時將文件及其著錄信息導入管理系統。