教育系統、高校檔案整理及檔案數字化的優化

教育系統、高校檔案整理及檔案數字化的優化要做到以下兩點：

 (1)擴大檔案的收集范圍。在大數據時代到來之后，傳統高校檔案管理工作中“歸檔范圍”的概念，已經不再適用于當下的高校檔案管理工作實際。如今，在大數據技術的支持下，無論是招生數據、教學數據、科研數據，還是管理活動中形成的各種數據都可以被收集和保存下來，都可以被歸檔。所以，大數據時代高校檔案管理的檔案范圍已經得到了明顯的拓寬，很多以往受限于歸檔范圍、存儲介質、存儲成本等無法被視為檔案的資料，如今都可以作為檔案保存下來。相應的，在構建高校檔案數據資源庫時就要注意擴大檔案的收集范圍，盡可能做到各種檔案數據和資料的應收盡收。例如：在以往的高校檔案管理工作中，受限于存儲介質和存儲成本，郵件、錄音、視頻等資料作為檔案進行歸檔保存的難度比較高，局限比較多，如今由于有了大數據技術的支持都可以便捷地保存下來。那么這部分數據和資料，就都應該被視為檔案進行收集、整理和歸檔，并進行無限期的保存。

 (2)重視與高校、教育系統其他部門之間的數據共享。在大數據時代到來之前，高校檔案管理部門的數據，與學校其他部門的數據之間往往是相互割裂的，形同于一個一個的“信息孤島”，既無法共享，也不利于數據價值的最大化。但是，大數據時代到來之后，高校檔案管理部門與學校其他部門之間的數據共享已經成為可能，只要制定了統一的標準，規范了各部門元數據采集、數據交換格式等方面的要求，就可以打破各個部門之間的信息壁壘，通過不同部門之間的信息共享，為高校檔案數據資源庫的構建提供便利。因此，構建高校檔案數據資源庫時，一定要重視與學校其他部門之間的數據共享。