加強檔案庫房安全管理

　　加強檔案庫房安全管理

　　1.確保檔案庫房門窗的牢固性和安全防護措施，如加裝門鎖、安裝監控攝像頭等。

　　2.對于進出庫房的人員進行身份驗證和登記，確保只有授權人員才能進入庫房。

　　3.加強對檔案的防火、防水、防盜、防蟲等安全管理，如規定禁止吸煙、清潔整齊、關閉燈具等措施。

　　4.定期對庫房內的檔案進行清點、檢查和巡視，及時發現問題并采取措施處理。

　　5.制定完善的檔案管理制度和流程，規定檔案的使用、借閱、歸還等事宜，嚴格執行。

　　6.做好檔案備份和備份的存儲管理，確保檔案信息的安全可靠。

　　7.建立健全的應急預案和應急處置機制，對可能發生的突發情況進行預測和應對。

　　8.進行必要的培訓和教育，增強員工對檔案安全管理的意識和責任感。

　　檔案安全管理制度

　　一、檔案安全管理制度

　　1、檔案安全管理制度如下：

　　（1）檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵；

　　（2）庫房內應保持清潔衛生，隨時對檔案裝具進行除塵，以防止有害物質的侵蝕；

　　（3）庫房內嚴禁吸煙及存放易燃物品；

　　（4）定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發現問題及時采取措施；

　　（5）嚴格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時，重要文件要逐份登記造冊，并在指定地點專人監督銷毀；

　　（6）對館藏檔案每年進行一至二次全面檢查，主要核實帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發現問題及時報告、處理；

　　（7）對計算機內的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞；

　　（8）配備滅火設備；

　　（9）對庫房內電線、電路經常進行維護。

　　2、法律依據：《中華人民共和國安全生產法》第三條

　　安全生產工作堅持中國共產黨的領導。安全生產工作應當以人為本，堅持人民至上、生命至上，把保護人民生命安全擺在首位，樹牢安全發展理念，堅持安全第一、預防為主、綜合治理的方針，從源頭上防范化解重大安全風險。安全生產工作實行管行業必須管安全、管業務必須管安全、管生產經營必須管安全，強化和落實生產經營單位主體責任與政府監管責任，建立生產經營單位負責、職工參與、政府監管、行業自律和社會監督的機制。

　　二、拘役記錄檔案嗎

　　拘役不會進人事檔案，但是在公安局會有案底，只是不會進入個人人事檔案影響你的就業和發展。

　　我國實行犯罪記錄制度，因此，只要有犯罪行為就會留有犯罪記錄，這一犯罪記錄有專門的檔案存放在公安部門，但不會直接記錄在人事檔案之中。這一做法也是為了給犯罪人改過自新的機會，不影響其就業和生活。

　　檔案安全保護的方法有哪些

　　檔案保護技術是研究制成材料的損壞規律及科學保護檔案的技術方法的一門學科，它的任務是最大限度地延長檔案的壽命。

　　科學保護檔案的技術方法很多，歸納起來主要有兩個方面：一是防的技術，二是治的技術。

　　防的技術是防止或減緩各種外界不利因素對檔案制成材料的破壞作用，主要是改善檔案保護條件。

　　一是加強庫房日常管理工作；

　　二是通過庫房建筑為改善檔案保護條件創造物質前提。

　　治的技術是對已經損壞或受到不利因素影響的檔案進行處理，修復已遭損壞的檔案，盡力恢復其歷史原貌，增強其抵抗外界不利因素的能力。修復技術的基本內容有：去污、去酸、加固、修裱及字跡恢復等。

　　檔案保護技術工作是檔案工作中的一項極其重要的工作。

　　它直接關系到檔案的命運，保護工作沒做好，檔案遭到損壞，就會造成無法挽回的損失。檔案作為歷史記錄，有著參考和憑證作用，具有重要價值。因此，大量檔案要長期保存，一部分檔案要永久保存。但反映和記錄檔案內容的物質材料的壽命是有限的，這二者之間的矛盾只有通過做好檔案保護工作都能加以解決。

　　在檔案保護工作中應貫徹“以防為主，防治結合”的思想。檔案保護技術是一門綜合性的應用技術，因此，應根據檔案的特點，吸取其他領域的科技成果，不斷提高保護技術的水平，更好地延長檔案的壽命。

　　一、檔案字跡耐久性

　　字跡是記錄及反映檔案內容的重要物質材料，其耐久性關系到檔案的壽命。

　　檔案字跡材料按其耐久程度大致可分三類：

　　1、耐久字跡材料：墨和墨汁、黑色油墨。

　　2、比較耐久的字跡材料：藍色和紅色油墨；藍黑墨水和碳素墨水、印泥。

　　3、不耐久的字跡材料：純藍墨水和紅墨水；復寫紙；圓珠筆和鉛筆。

　　為了延長檔案壽命，在形成檔案中，應使用最耐久或耐久的字跡材料，不要使用不耐久的字跡材料。

　　二、檔案庫房溫濕度的控制與調節

　　檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度密切相關。不適宜的溫濕度不僅可單獨地作用于檔案，而且可加速其他因素對檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度等符合檔案的要求，需采取一定的措施，即對檔案庫房的溫濕度進行控制與調節。

　　檔案庫房的溫濕度標準：

　　國家檔案局于1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》，對我國各類檔案庫房的溫濕度提出了明確的規定，標準為溫度14－24℃，相對濕度45－60%之間。控制與調節檔案庫房溫濕度的主要措施：

　　密閉、通風和采用空氣調節設備。

　　1、通風的目的：根據空氣流動的規律，有計劃地使庫內外的空氣交換，從而達到調節庫內溫濕度的目的。

　　2、通風的原則：

　　①庫外的溫度與相對濕度都低于庫內時，可以通風；反之則不能通風。

　　②庫外的溫度低于庫內，而庫內外相對濕度相同時，可以通風；反之，則不能通風。

　　③庫外的相對濕度小于庫內，而庫內外溫度相同時，可以通風；反之，則不能通風。

　　④庫外溫度低于庫內，而庫外相對濕度大于庫內或庫外溫度高于庫內，而庫外相對濕度小于庫內。此時需利用公式進行計算，將庫內外的絕對濕度進行比較，若庫外絕對濕度小于庫內，則可以通風；反之，則不能通風。

　　3、通風注意事項：

　　①通風時，應對庫內外溫濕度進行監測，注意其變化的情況，隨時采取相應措施。

　　②通風時應防止庫內結露。

　　③通風時應注意防塵和防有害氣體進入庫內。

　　④通風后應立即密閉，使庫內適宜的溫濕度狀況得以較長時間的穩定。

　　三、檔案修復技術

　　修復原則：

　　1、各種材料、方法對檔案制成材料不能有損害，應有利于延長檔案壽命。

　　2、保持檔案原貌。

　　3、使用的修復方法事先要經過試驗，確有把握后，才能著手修復工作。檔案修裱，修裱是使用粘合劑和紙張對檔案進行修補和托裱，以恢復檔案原貌，增加其強度，延長壽命。

　　四、檔案的保管

　　檔案保管工作的內容：

　　1、檔案的庫房管理，即庫房內檔案科學管理的日常工作。

　　2、檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環節中，一般的安全防護。

　　3、檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術處理。

　　檔案保管工作的意義：

　　1、檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環節。

　　2、檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環節。

　　3、檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理水平重大影響。

　　檔案損毀的原因：

　　（一）人為損毀的原因

　　人為（或社會）損毀的原因或因素，主要表現在以下三個方面：

　　1、由于政治斗爭及其他各種原因，對某些檔案文件進行有計劃、有意識地破壞。

　　2、由于檔案工作人員以及接觸檔案的有關人員，工作麻痹大意，或疏忽職守，或不遵守規章，以及缺乏檔案管理工作知識等，導致管理和使用不善，造成了檔案的丟失、損毀或檔案管理系統的紊亂。

　　3、在檔案的管理中，檔案的管理和利用難以避免地加速檔案的老化和磨損等。

　　（二）自然損毀的原因

　　檔案自然損毀的原因，概括起來有兩個方面的因素：

　　1、內因，就是檔案本身，即文件的制成材料。

　　2、外因，就是檔案所處的環境和保管檔案的條件。

　　檔案保管工作的任務：

　　檔案保管工作的基本任務是了解和掌握檔案損壞的規律，通過經常性的工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質安全和政治安全。

　　保管檔案的基本要求

　　1、以防為主，防治結合

　　2、相互協調，密切配合

　　3、加強重點，照顧一般

　　4、立足長遠，保證當前

　　五、檔案保管的基本條件：

　　開展檔案的保管工作，必須有一定的物質條件作保證，否則是難于做好這項工作的。檔案保管工作基本的物質條件主要有：檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。

　　檔案庫房：

　　檔案庫房建筑為檔案保護提供了最基本的物質條件，庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。

　　檔案裝具：

　　檔案裝具是檔案館、室必需的基本設備。檔案裝具各類很多，各有所長，應根據庫房的特點和檔案的價值及規格的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。

　　檔案包裝材料：

　　檔案的包裝非常重要，它既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可減少機械磨損。目前，我國包裝檔案的材料一般有三種：卷皮、卷盒和包裝紙等。

　　六、庫房的管理

　　庫房的管理工作是檔案保管工作的主要內容和基礎。因此，只有做好經常、具體的庫房管理工作，才能為整體的檔案工作創造必要的條件和良好的秩序。

　　檔案架、柜的排放與編號：

　　庫房中的檔案架、柜的排放，應合乎下列要求：

　　1、排列整齊，橫豎成行。

　　2、避免光線直射，注意通風。

　　3、節約庫房面積和空間，存取方便。

　　為了便于對庫房內的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應進行統一編號。編號的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號，如果架、柜有欄，也是從左向右編號，格與五節箱則自上向下編號。

　　全宗排列與檔案存放：

　　全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列。前者簡便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯系。

　　檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優點是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對保護檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。

　　全宗卷：

　　在檔案館、室工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專門案卷，稱為全宗卷。

　　全宗卷的內容通常包括：移出和接收檔案的文據，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類方案，全宗內檔案數量和檢查登記表冊，檔案保管期限表，檔案銷毀清冊，全宗指南等。

　　如何做好檔案管理安全工作

　　導語：21世紀是一個科技化高度發展的時代，同時也是一個信息量高度共享的時代，檔案信息公開已是一種必然的趨勢。另一方面，在利用計算機在對電子檔案進行操作、傳輸、存貯的過程中，以及在電子檔案的采集、整理、歸檔、利用過程中都會不可避免地產生誤操作、被偷竊、丟失、病毒、黑客侵犯等問題。

　　一、檔案信息安全工作的必要性

　　檔案不同于一般信息，它記錄著黨和國家事務活動的歷史過程。檔案中有相當部分涉及國家機密，關系國家安全，包含國家政治、經濟、科技、軍事、文化等方面的敏感信息，具有較強的保密性和利用限制性。這些信息被非法利用，將威脅到國家安全，損害公眾的利益，危及社會穩定。檔案信息特有的原始性和憑證作用的不可替代性，也決定了對其在數字環境中存儲傳輸的可靠性要求高于其他信息，如何提高檔案信息的安全性，成為檔案管理信息化時代必須面對的問題。

　　二、檔案信息安全性的范圍

　　檔案信息的安全性包括三大范圍：(1)機密性：使非合法授權者不得使用;(2)真實性：可確定檔案來源的合法性;(3)完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。

　　根據所歸納的安全性的范圍，所有這些有關通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進一步地被歸納為：保密性需求;真實性需求;完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設計一個較為完整的安全系統。

　　電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網絡的`各個節點上進行文件數據的自由歸檔和檔案資源的共享，實現電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網絡系統。

　　然而，電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

　　三、檔案信息的安全性設計

　　(一)人員安全

　　檔案信息安全系統，不論設計再如何周密，如果沒有嚴格的人員控管，不論利用再復雜的加密技術亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發生的安全問題，就是人為泄密。

　　因此，在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失，通過培訓教育組織內成員，積極宣導信息安全的重要性，降低發生的幾率。同時，嚴格執行任何人使用檔案信息前，必須先確認使用者身份才能進入檔案庫房。

　　此外，因為任何檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實體，因此人員異動，包括職位調動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權限有效期的控管進行管理。

　　任何人員以電腦接觸檔案信息時，首先要取得區域內電腦的使用權，落實使用者權限的管控。根據不同職位的職權，給予一般使用、超級使用者或管理者權限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權限的代碼，就可以立刻排除。嚴格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到使用的通行密碼，強制密碼長度及組合復雜度(如強制必須英文、數字混雜)，減少被“有心人”猜中的幾率;在離開電腦座位時，啟動屏幕保護程式的密碼等。

　　(二)操作安全

　　對員工進行信息安全的教育，是確保信息安全政策有效性的重要措施。除了宣導信息安全的觀念外，應著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念;

　　避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒送出，形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務器中安裝殺毒工具之外，同時也應在郵件服務器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環境。

　　現在的電腦病毒防不勝防，因此，還應養成重要資料備份的習慣，將重要檔案信息備份于服務器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。

　　此處，制定信息安全防護計劃及緊急情況應對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關條文調整及檢討，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的依據規范。

　　(三)檔案信息內容安全

　　檔案部門能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網頁瀏覽等方式來操作。為了確保公開的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發出前，應用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進行殺毒;以網頁方式發出時，應用內容過濾系統以及阻隔瀏覽網頁系統來確保發送資料的安全，并阻止可能發后的攻擊事件。

　　目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應加以重視，掃描前與掃描后務必保持原件的數量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。

　　為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，所以文件儲存時必須先將文件加密，同時配合完善的存取控制，避免權限不足的人員取得資料

　　。然而，儲存加密技術再完善也無法避免系統人員的操作失誤，為了避免操作上的人為疏失，引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立完整系統檔，以便日后追蹤及調查，包括操作系統的人、事、時、地、物，這樣才能稱得上安全的電子檔案操作。此外，還要制定相關的法律法規，作為責任歸屬的依據。

　　(四)信息設備安全環境

　　設備安全是保證檔案信息安全的基本要件，一般都應存放于適當的門禁系統的電腦機房內，以避免閑雜人等進入。電腦機房要加上密碼鎖作為主要的門禁系統管理，只有上級領導及負責機房管理的信息業務負責人有權進入，其余若有實際需要進入的人員，必須經過批準，取得同意后才能進入。

　　以人為方式控制電子檔案貯存場所的接觸人數，一旦發現檔案信息有泄露的情形時，即可容易追查可能的外泄人員。同時，積極規劃異地備份工作場所，即當電子檔案貯存場所及貯存媒體被天災、火災、戰爭等外力破壞，造成檔案信息內容無法讀取或者辨識時，可以從第二替代地點取得備份資料，以恢復正常的工作。

　　必須具備良好的信息安全環境，才有可能確立檔案信息公開的可行性。然而，通過電腦及通信網絡進行檔案信息公開的方式，很難達到百分之百的安全保證，主要原因是任何系統上網之后，門戶都有大開的可能。所以，對于一些機密的檔案，宜采取不直接上網傳遞。特別是涉及國家機密的檔案，嚴禁在網上公布。

　　另外，必須樹立起檔案信息安全人人有責的觀念。檔案信息安全并非單依賴某些人或某些產品就可確保，必須與全體檔案工作有關的人員都樹立安全與保密的共識，才能維護電子檔案在網絡應用上的安全性。

　　檔案庫房安全管理規定

　　法律分析：一、檔案庫房安全管理制度

　　1、貫徹“以防為主、防治結合”的原則，切實做好防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲“八防”工作，確保檔案的安全。

　　2、每年春秋季更換兩次防蛀、防霉藥、進行來年感次除塵工作，進行一次檔案卷的檢查，如發現檔案有蟲蛀、霉變、老化等現象，及時作出詳細記錄，并采取相應的補救措施。

　　3、庫房內應裝好遮光窗簾，嚴禁用明火。每年檢查一次電源、電器設備，確保庫房內電路暢通，使用安全。

　　4、嚴禁吸煙，嚴禁帶入易燃易爆物品，嚴禁存放瓜果、食物和其它雜物。

　　5、配備適合檔案用的消防器材（滅火器），由專人管理，并按要求定期檢查更換，如因失職造成火災是檔案遭受損失者，應按有關規定追究責任。

　　6、控制好庫房內的溫濕度（溫度攝氏14-24度，溫度45-60度。）。并做好連續的溫濕度記錄，如出現誤差，及時開啟抽濕機和空調機，調節庫房內溫濕度。

　　7、檔案室及其檔案柜鑰匙由專人負責保管，不得亂放或遺失，進出檔案室應隨手關鎖門窗。非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房和擅自查閱檔案資料，查閱檔案只能在閱檔室進行，杜絕檔案失竊現象。

　　8、檔案人員工作調動或因公外出，必須與接替人員共同填寫交接登記表，辦好交接手續后方可離校。

　　二、檔案管-理-員崗位責任制

　　1、認真學習、宣傳，執行上級關于檔案工作的方針、政策、規定和本校《檔案管理實施辦法》及工作制度，努力學習檔案業務技術，不斷提高自己和政治業務水平。

　　2、認真做好文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作做到分類科學、組卷合理，期限確切、書寫和裝訂規范。

　　3、指導和監督各部門、室、組和文件材料的形成、積累、整理工作，并按要求及時做好檔案材料的交和進館檔案的進館工作。

　　4、按“七防”要求，集中統一管理好本校各類檔案。

　　5、認真做好檔案信息的開發利用工作，記好臺帳、搞好編研，對校內外查閱檔案的同志做到接待熱情，服務周到，并及時記好“查借閱檔案登記薄”定期編寫檔案利用效果實例。

　　6、根據上級規定，做好檔案的統計、鑒定和處理工作。

　　7、嚴格遵守檔案保密紀律、不失密、不泄密。

　　法律依據：《中華人民共和國檔案法》第六條國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。

　　縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。

　　鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。