客戶整理檔案

客戶整理檔案

客戶是企業的財富，做好客戶檔案資料的收集整理與管理工作，將大大有助于分析，了解客戶，有助于溝通客情，穩固合作，為此制定本管理辦法如下：

一、 本部門所有員工有責任不斷收集、完善客戶資料卡信息，并予以填制、修正。

二、 建立客戶銷售業績檔案

三、 對所有客戶（包括準客戶）建立并填制客戶綜合銷售力分析表

四、 完善并保存公司與客戶簽署的所有經銷合同與文件

五、 壹個客戶一份檔案，不得出現缺頁丟失

六、 客戶檔案資料作為公司最高級機密的一部分，公司所有員工有責任和義務嚴格遵守公

司保密制度，確保其安全。

如何管理客戶檔案

建立顧客檔案，很多企業認為是一件很普通的事，不就是記錄一下顧客的聯系方式、聯系人、地址嗎。其實不是這樣，顧客檔案管理也需要數據化、精細化、系統化，這樣的檔案才對營銷管理工作有指導性。要完善每一個顧客檔案，需要對顧客進行一次全面體檢。　　顧客檔案管理的內容包括：顧客基礎資料、產品結構、市場競爭狀況及市場競爭能力、與我方交易狀況，結合其資信能力、市場容量、經營業績、客戶組織結構、競爭對手狀況等一系列的相關資料，并進行分析、歸類、整理、評價，有能力的企業可以建立數學模型、用計算機來進行管理。

以下方法僅供參考：

如何進行客戶檔案管理分類？

客戶檔案管理分類標準的邏輯性，作為一種基本的認識方法和管理方法，客戶檔案管理的分類必須具有邏輯性、符合基本的邏輯規則。否則，具體分類行為就會因操作上的困難而無法正常進行，使檔案管理出現混亂。這種邏輯性又具體表現為：所分類別應包括所有的客戶管理對象，既不能有剩余的類別，也不能有多余的類別；客戶檔案管理分類的標準應具有一致性，每一層的劃分只能使用一種分類標準，不同層次不同類別之間所用的分類標準可以互相不一致；客戶之間應含義明確、所指確定，在現實業務中有明確的對象，而且各類之間的界線應十分清晰，避免義叉。 客戶檔案管理分類標準的管理。采用何種方法進行分類，還必須考慮客戶檔案管理收集、查詢和利用的實際需要，不能照搬某種模式。例如，對于生產幾種主要產品的企業，可以先按產品線進行分類，而對產品單一或產品線相關性很強的企業，就不適于這種方法，而需要選擇客戶性質、忠誠情況的客戶檔案管理分類等。 客戶檔案管理分類標準的實際性。分類是企業認識和管理客戶的基本方法。因此應從客戶的實際情況出發，決定是否需要檔案管理分類、怎樣客戶檔案管理分類、分多少類及分類的層次等。一般而言，如果企業的客戶數量少、特征比較相似，就可以檔案管理thldl.org.cn分類甚至不分類，只按某種順序排列或編號即可。而在客戶數量大、種類繁多和行為特征有明顯差異的情況下，就應進行多層客戶檔案管理分類。 客戶檔案管理分類標準的客觀性。可以選擇的分類標準很多，不同方法產生的分類結果也就不同。為了使檔案盡可能地反映客戶的實際情況和基本特征，應當使具體的分類標準具有客觀性。現在不少企業提出為工薪階層服務，但實際上，工薪階層的差距也很大的，所以這種對分類難以反映客觀情況，所謂為工薪階層服務也就成了一句空話。 ◇客戶檔案管理分類方法 根據上述客戶檔案管理分類要求，企業可以根據實際情況和客戶管理的需要，分別選擇客戶性質、產品類別、交易歷史、需求特征、盈利情況等多種客戶檔案管理分類方法。 按客戶性質客戶檔案管理分類。這就是一種最為常用的分類方法，客戶檔案管理分類的層次和標準也比較多。首先可以將客戶分為個人消費者、中間商客戶、制造商客戶、政府和社會團體客戶。其中每類客戶又可以進一步分類，例如，零售商客戶又可分為專營店、超級市場、連鎖店、郵購商店等。具體細分幾層取決于一次客戶檔案管理分類后，所劃分出客戶類別在需求特征、購買行為等方面的差異大小，差異明顯時就要進一步分類，以識別不同客戶，便于檔案的管理、使用和分析。在按照客戶性質分類中，還可采用其他標準系列，如按企業的所有權劃分，有國營企業、個體企業、三資企業等。 按產品類別客戶檔案管理分類。按產品類別客戶檔案管理分類是指企業的主要產品類別進行分類。在日益激烈的市場競爭中，很多大型企業采取多元化經營的戰略，為了避免風險和牟取高額利潤向截然不同的產品類別發展，從生產工業用品到兒童玩具，從卡車到小轎車等等。但是這種方法給以全面滿足客戶服務要求。這種方法適用于企業的產品類別關聯程度低，在生產、銷售、服務等方面差異大、客戶的性質和需求特征也主要因產品類別不同而存在明顯差異的情況。 按交易歷史客戶檔案管理分類。 主要是根據交易過程和關系穩定程度對分類。這包括：關系穩定的長期客戶，又稱之為老客戶，與企業關系良好，定期重復購買企業的產品；新客戶，開始購買和使用本企業產品的時間不長，是否能贏得他們的重復購買還是未知數；問題客戶，雙方關系不太融洽，交易中發生摩擦，或對方提出修正再購買的條件苛刻，潛伏著轉向其他供應商的危險；過去的客戶，曾經有過交易業務的客戶，但已經停止購買；潛在客戶，正在開發中的客戶，還沒有正式開展業務。顯然，第一類客戶檔案管理資料比較完整；第二類客戶的檔案則剛剛建立，有待完善。而第五類客戶則是資料分析的重點，比盡量爭取他們成為現實客戶。 此外，常用的客戶檔案管理分類標準還有按客戶購買規模劃分大型客戶、中型客戶和零散客戶。按對企業利潤的影響分為高盈利戶、合理盈利戶、微盈利戶及虧損戶等。因為各種方法適用的條件是不同的，所以每個企業都應根據客戶服務的需要及客戶的特征進行選擇。有時需要幾種客戶檔案管理分類方法結合使用，如第一層按客戶性質劃分，第二層再按貿易劃分。以實現分類的客觀性、邏輯性，并適應實際情況和客戶服務的需要。

顧客檔案的基本內容有哪些？

顧客檔案的基本內容如下：姓名，年齡，出生日期，籍貫，居住地址，工作單位，職務，家庭狀況，禁忌事項，性格愛好，消費偏好，消費能力評估等。客戶檔案原始資料是客戶檔案的基礎內容。
常見的客戶檔案原始資料主要有：
1、交易過程中的合同、談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件；
2、客戶的法人營業執照、營業執照、事業法人營業執照的副本復印件；
3、客戶履約能力證明資料復印件；
4、客戶的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件；
5、客戶擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件；
6、雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；
7、簽證、公證等文書材料；
8、合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議；
9、標的的驗收記錄；交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。
在對客戶檔案資料進行保管分析的過程中，各類原始資料的保管和整理是最基本的工作。因為在交易過程中逐漸形成的客戶檔案原始資料是非常多的，為了避免今后的經濟糾紛，這些書面的原始檔案資料應該被完好的保存起來，切實防范企業與客戶經濟往來中發生的合同風險、法律風險和信用風險。
《中華人民共和國檔案法》第四條 檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。
第五條 一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權利。
第六條 國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術創新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和應用，推動檔案科技進步。國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。國家鼓勵和支持在檔案領域開展國際交流與合作。
第七條 國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的發展。對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關規定給予表彰、獎勵。

怎樣建立一個客戶檔案

通常情況下，小編比較喜歡用筆記本來建立客戶檔案。尤其是當我們的工作不需要每天面對電腦的時候，紙質的客戶檔案更利于我們查閱或者隨時記錄，攜帶起來也是非常方便的。

比如已經成交的會員客戶，這個可以叫做VIP客戶，需要我們建立一個完整的檔案。客戶的姓名，聯系方式，住址，公司信息，家庭成員信息，什么時候成交的，成交的類型是什么等等，客戶的檔案盡可能的詳細。這樣在做服務的時候才有內容可談。