電 話：18937133779
網 址：http://www.sanvkeji.com
郵 箱：zboao@qq.com
根據國家檔案局發布的《數字檔案館建設指南》數字檔案館被定義為各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。
最為符合數字檔案室建設要求的國家標準或行業標準是數字檔案室建設指南。本指南所稱的數字檔案室，是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。
歸檔文件整理規則如下：
1 范圍
本標準規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。
2 規范性引用文件
下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
GB/T18894電子文件歸檔與管理規范
DA/T1-2000檔案工作基本術語
DA/T13-1994檔號編制規則
DA/T25-2000檔案修裱技術規范
DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
3.1
歸檔文件archivaldocument(s)
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。
3.2
整理arrangement
將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。
3.3
件item
歸檔文件的整理單位。
3.4
檔號archivalcode
在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現歸檔文件的類別和排列順序。
4 整理原則
4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
4.2歸檔文件整理應區分不同價值，便于保管和利用。
4.3歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
4.4歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。
5 一般要求
5.1組件（件的組織）
5.1.1件的構成
歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。
5.1.2件內文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。
5.2分類
5.2.1立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。
5.2.2歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。
a）按年度分類
將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。
b）按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。
c）按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。
5.3排列
5.3.1歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。
5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。
5.3.3會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4編號
5.4.1歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。
5.4.2檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。
上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
5.4.3檔號按照以下要求編制：
a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。
b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2013”。
c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。
d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。
e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。
5.4.4歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。
5.4.5歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照5.4.3編制，頁數用阿拉伯數字標識（見附錄A圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規范化簡稱標識（見附錄A圖A3）。
5.5編目
5.5.1歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。
5.5.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。
a）序號：填寫歸檔文件順序號。
b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。
c）文號：文件的發文字號。沒有文號的，不用標識。
d）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[]”。
f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。
g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。
h）頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。
i）備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B圖B1）。
5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附錄B圖B2）。
封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。
6 紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架
6.1修整
6.1.1歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。
6.1.2歸檔文件已破損的，應按照DA/T25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。
6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
6.1.4對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。
6.2裝訂
6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
6.2.2應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。
6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。
6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。
6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。
6.3編頁
6.3.1紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。
6.3.2頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
6.3.3文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
6.4.1檔案盒
6.4.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。
6.4.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄D圖D2、圖D3）。
其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
6.4.1.3檔案盒應采用無酸紙制作。
6.4.2備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。
a）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。
d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。
e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
6.5排架
6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。
6.5.2歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。
6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。
7 歸檔電子文件的整理要求
7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》“5一般要求”的規定。
7.2歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執行。
7.3歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894等標準的應用系統。
國家檔案局發布的
數字檔案館建設指南
有相當規模的檔案室還是建議找專業公司咨詢、施工比較好。
檔案信息化工作總結范文
檔案信息化建設是檔案部門的一項基礎性工作，是檔案工作邁向現代化的必由之路，是檔案部門落實科學發展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據檔案事業發展的客觀需要，結合我館的實際，始終把加強檔案信息化建設作為檔案事業中的一項重要工作來抓，適時規劃，突出重點、有序推進，在基礎設施建設、檔案數據庫建設、檔案網站建設以及人才隊伍建設等方面取得了一定的成績，現將一年來的工作情況匯報如下：
一、加強領導，提高認識。
為進一步加強我縣檔案信息化工作的領導，縣檔案局成立檔案信息化建設領導小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設實施意見》，積極開展檔案信息化建設的宣傳工作，將檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務質量。同時積極與縣委、縣政府及相關部門溝通，加強協作，及時將檔案信息化工作納入全縣信息化建設總體規劃之中，統籌、協調、規劃全縣檔案信息化建設工作。
二、加大投入，夯實基礎。
xxxx年，我局在經費比較困難的情況下，通過各種途徑，增加對信息化基礎設施建設的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網)今年我局在原有的基礎上，投入近20萬元，添置服務器、網絡版軟件、計算機、數碼照相機、復印機等相關數碼設備，極大的改善了我局的信息化硬件設施，促進了我局檔案信息化工作的發展。在全縣各鎮區(街道)及縣直各部門的檔案信息化基礎設施建設方面，我局針對各單位財力條件的不同，提出財力許可的單位一次性投入到位，財力條件有限的單位，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計算機普及率達到98%以上，鎮區檔案室達90%，其它基礎設施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設工作奠定了物質基礎。
三、分步實施，檔案數字化建設初具規模
檔案目錄的數字化是檔案信息化建設的先行基礎工作，也是數字化檔案館(室)建設的必備條件。我們優先突出服務重點，為了使老百姓能及時享受到黨和國家出臺的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項工作的出發點和落腳點，重點把館藏的民生檔案目錄先行數字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級52536條、文件級812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數據庫的建設打下了堅實的基礎。同時，今年我局投入16萬元資金，通過招投標的方式，對館藏部分利用率較高的紙質檔案及珍貴檔案進行數字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁，為建設檔案全文數據庫和多媒體數據庫打下了基礎。為了實現檔案館、檔案室在業務上相互銜接，便于機讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財政局等檔案工作硬件設施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統，并取得了良好的效果。
四、加快步伐，推進檔案信息網站及政府公開信息查閱場所建設
xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網站建設，結合實際情況，及時對網站版面內容進行增加，目前我局檔案信息網站分別整合了政府公開信息查詢、現行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢三個利用版塊，這樣我們就可以通過檔案信息網將檔案信息資源集聚和整合起來，實現檔案資源社會共享，更好地為各級領導和機關服務，為社會各界服務，為廣大人民群眾服務。
五、加強培訓，提升檔案人員綜合素質
我局歷來重視對檔案業務人員的的培訓工作。xxxx年我局積極開展省、市、縣電子政務和檔案信息化知識培訓共3次，定期對各單位專(兼)職檔案人員進行計算機應用新技術、新設備、新方法等方面的培訓，努力提高其掌握和運用現代化技術的能力。并針對新形勢、提出新要求，要求各單位的專(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書》和《江蘇省計算機能力二級證書》)上崗，努力把我縣檔案隊伍建設成既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才隊伍。
回顧xxxx年我局檔案信息化建設工作，雖取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現在：思想觀念、管理水平、服務手段等與檔案信息化快速發展的要求還不相適應，開發利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經濟社會發展服務的能力還有待不斷增強。今后，我局將不斷加快館藏檔案數字化進程，加強開放檔案政府信息公開服務體系建設，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過網上快速查詢，更好服務社會大眾。
20xx年，棲霞區檔案局適應國家檔案信息化建設發展要求，依據《全國檔案信息化建設實施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設規劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實施意見》和《關于進一步加強南京市檔案信息化建設若干意見》等相關文件要求，以“三個代表”重要思想為指導、以全面貫徹落實科學發展觀為統攬、以為構建和諧社會服務為主線、以省市要求為目標，搶抓機遇、開拓創新，在全區電子政務建設的總體框架內，以網絡建設為基礎、以檔案信息資源建設為核心、以加強電子文件管理為重點，逐步實現重要檔案資源數字化、檔案信息利用和服務網絡化、檔案管理技術現代化、檔案信息工作法制化，努力構建棲霞特色的檔案信息服務多元體系。
一、領導重視、部門支持，完善檔案信息化建設制度保障
棲霞區檔案信息化建設從啟動開始，便得到各級領導的重視。2002年新館建設工程中，區委、區政府審時度勢，同步開展了數字檔案館建設的規劃與設計，為檔案信息化建設配備設施、預留條件。近年來，區委、區政府更是在人力、物力、財力等多方面給予支持，投入資金160余萬元，用于區檔案館軟硬件設施的提檔升級，為全區檔案信息化建設夯實基礎。同時，區政府信息中心辟出專門IP地址，用于區檔案信息系統內部局域網敷設。成立了棲霞區聲像檔案管理中心，區委副書記親自擔任中心主任，區委常委、宣傳部長以及分管副區長擔任中心副主任，足見區委、區政府領導對這項工作的認識。面向全區各街道、部門及企事業單位轉發了區檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區檔案信息化實施意見》，為全區檔案信息化建設提供了制度保障。與此同時，全區70多家機關部門、街道、企事業單位，也積極響應區委、區政府檔案信息化建設的號召，做到資金到位、人員到位、設備到位、場所到位,實現自身檔案室與區檔案館信息化建設同步設計、同步實施、同步達標。
二、購置設施、搭建網絡，推進檔案信息化基礎設施建設
隨著信息技術的發展，傳統的手工管理模式正逐步被綜合應用計算機技術、網絡技術的電子化辦公模式所取代，檔案管理現代化建設日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發生深刻變化。在檔案信息化基礎設施建設方面，棲霞區檔案局著重從硬件與軟件建設兩個方面著手。
1、加大硬件設施投入，實現檔案管理現代化和辦公自動化。目前共購置服務器3臺、計算機43臺、投影儀1臺、交換機1臺、顯示屏1臺、觸摸屏1臺、刻錄機3臺、掃描儀2臺、打印機4臺、復印機2臺、計算機自動控制溫濕度記錄設備1套，以及攝像機、照相機、電視機、錄音機等多種硬件設施，極大方便數據傳輸與資源共享。全區70多家機關部門、街道、企事業單位的檔案室也配套購置計算機100余臺，棲霞區應用計算機管理檔案的普及率達100%。
2、強化軟件設施建設，搭建檔案信息化網絡平臺。棲霞區檔案局借創建江蘇省特二級國家綜合檔案館和國家二級館的有利契機，先后投入經費160多萬元，為檔案局(館)設立獨立門戶網站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統、構建全區檔案信息系統局域網。全區各街道、部門、企事業單位也同步建立檔案管理系統，并通過專有網絡與區檔案館通聯，實現檔案錄入和管理的數字化、集成化、網絡化。
三、需求出發、穩步前進，注重檔案信息資源建設
棲霞區檔案館建館以來，已累計入藏各類檔案103個全宗97萬條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開發利用也呈現出多途徑、多樣化的特點。為適應新形勢所帶來的新變化，棲霞區檔案局打破舊有的條塊結合體系，一切從需求出發，在傳統模式的.基礎上嘗試構建檔案信息資源復合動態模式。
1、建立檔案目錄數據庫。檔案目錄數據庫建設是檔案信息資源建設的先導，完備的檔案目錄數據庫，將為未來的檔案全文數據庫建設提供優良的元知識元與元網絡節點，是優良檔案全文數據庫的必備條件。基于此，棲霞區檔案館完成館藏的103個全宗的97萬條案卷目錄和文件級目錄的數據錄入，實現全館文件目錄100%數字化。同時，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進館、目錄實時入庫，實現數據庫動態管理，基本完成文件級目錄庫建設。
2、推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。棲霞區檔案局長期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺、服務器3臺、計算機43臺以及相應的存儲設備，組建檔案數字化加工線，專門負責館藏檔案以及全區照片、錄音、錄像等多媒體資料的數字化工作。本著從需求出發的宗旨，首先開展對查檔利用率最高的、關系民生的檔案資源全文數字化工作。2009年，完成區委辦、區政府辦等26個全宗的文書檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計97萬頁紙質檔案的數字化加工，并通過全區電子政務平臺，實現檢索與查閱的網絡化。
四、依托平臺、協調發展，著力檔案管理應用系統建設
在檔案管理應用系統建設中，棲霞區檔案局(館)注重對檔案信息資源進行整合，努力開創檔案資源的全社會共享之路。從宏觀上，棲霞區檔案局(館)注重對管理理念的變革，樹立前端控制、知識化管理與集成管理的理念;在具體實踐中，致力于構建一個基于計算機網絡環境的管理一體化、資源數字化、服務網絡化的立體檔案資源管理系統。目前，棲霞區檔案局(館)的主要是依托電子政務建設，建立檔案信息化建設的組織保障機構，盡量獲得檔案信息化建設的財政支持，并將檔案資源建設納入全區電子政務發展規劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務平臺，實現主動溝通，促進協調發展。
1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統，加快電子文件中心建設。棲霞區檔案局(館)開通網上“現行文件利用中心”，通過定期收集區機關各部門可公開的政務文件，建成動態文件數據庫，在網絡上嘗試提供現行文件分類檢索查詢服務。與軟件公司合作開發“棲霞區文檔一體化檔案綜合管理系統”，利用自動采集與數據挖掘技術，通過與區電子公文交換系統的對接，實現區電子公文網入網單位網內收文、發文自動記錄、自動分類、自動歸檔，初步建構起基于棲霞區電子政務平臺的電子文件中心。
2、建立棲霞區聲像檔案管理中心，創新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內的聲像檔案的收集、儲存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會經濟的發展，對聲像檔案的利用越來越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區有線電視臺、《棲霞簡報》在內的區內新聞媒體及各街道、部門產生的數量愈發龐大的聲像檔案資源，使其發揮更大社會效用，成為棲霞區檔案局(館)在檔案信息化建設中又一個工作的重點。在棲霞區檔案局(館)的積極推動下，棲霞區委、區政府成立棲霞區聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區委、區政府牽頭，區四大辦公室、區委宣傳部、區級機關工委、區文化局等部門以及區屬各街道工委參與，區檔案局具體負責。管理中心成立以來，共收集、整理、數字化黨和國家領導人來區視察、考察的各類照片以及反映全區政治、經濟、文化、教育、衛生、工業、農業和社會事業等方面的照片1萬余張，以及從區有線電視臺收集歷年節目影像資料，并在此基礎上建立“數碼照片檔案管理系統”與“音頻、視頻檔案管理系統”兩個子系統。
3、開通棲霞區檔案門戶網，拓展檔案信息化服務新渠道。棲霞區檔案局開通自己的門戶網站──棲霞檔案網.網站基于JS技術搭建，使用智能化后臺管理系統，做到操作簡便、權責明確、內容豐富，既適應政府機關工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網站設置14大板塊，內容囊括局(館)介紹、政務公開、檔案查詢、現行文件查詢、政策法規、業務指導、工作動態、網上展廳、棲霞區大事記、政府信息公開等內容。網站充分利用網絡分布的廣泛性、開放性、動態性和非線性等特點，在網上公布館藏指南和檢索目錄，定期進行特色檔案信息發布等，在互聯網上開辟了一個為社會各界服務的新渠道。目前網站上載開放檔案目錄4000多條，訪問人數與日俱增，初步顯現檔案門戶網站社會效益。
五、踐行標準、制定規范，嘗試檔案信息化標準規范建設
沒有規矩不成方圓。棲霞區自檔案信息化建設啟動伊始，棲霞區檔案局(館)便十分注重標準化、規范化、制度化建設。一方面認真學習、領悟我國已經頒布的與檔案信息化相關的標準，并努力踐行這些標準;另一方面依據具體實踐經驗，結合現代信息技術發展趨勢，評價并修訂現有的標準，逐步建立適應棲霞區自身特點的標準體系。根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理條例》、《南京市檔案條例》等有關法律法規的規定，結合棲霞區的實際情況，經區委、區政府同意，棲霞區檔案局(館)制定了《棲霞區電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環節對電子文件的操作進行嚴格的控制，提出具體要求。依據“辦法”，全區近70家單位的檔案室實現現行文件實施入庫，每個季度向區檔案館報送一次聲像檔案，進一步規范了全區檔案信息化建設工作。
六、加強培訓、提高能力，重視檔案信息化人才隊伍建設
信息化人才是推動檔案信息化發展的動力，是檔案信息化建設最寶貴的資源。重視信息化人才培養,提高檔案從業者的信息素養和信息技能,是檔案信息化建設的迫切任務。棲霞區檔案局在全區檔案人員計算機、網絡、信息技術整體水平不高的情況下，加大了對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，為信息化建設的持續發展做好準備。一是積極參加各級舉辦的計算機應用技能培訓班和檔案信息化培訓班，經培訓絕大多數人都通過了公務員計算機應用技能考試，掌握了檔案信息化基礎知識，大部分檔案人員都能夠獨立開展文檔一體化檔案信息管理系統的應用和基本維護工作;二是積極組織部分從事計算機應用的人員參加政府信息化領導小組舉辦的計算機網絡技術培訓、協同辦公系統培訓及信息安全培訓等;三是定期對本區檔案人員開展培訓，培訓內容包括計算機基礎、網絡基礎、文字處理、數據處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統操作運行等方面的知識與技能。在工作中，棲霞區檔案局還安排人員定期到各個部門進行信息化指導，遇到有關信息化方面的疑問，始終做到有求必應、不厭其煩、耐心指導。經過努力，全區檔案人員信息化技能水平大大提高。
七、嚴格紀律、落實規定，確保檔案信息安全保障體系建設
信息技術的應用，特別是網絡技術的普及，檔案信息安全問題成為檔案信息化建設成敗與否的關鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩定性、檔案信息內容服務安全、檔案信息數據系統安全、知識產權以及涉密檔案安全保密等方面內容。棲霞區檔案局(館)切實落實國家及省、市相關部門對加強信息安全保障工作的各項規定和要求，構建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環境，確保檔案信息安全。
1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監控系統，實現局(館)24小時實時監控;加強對檔案館計算機管理系統的監管，每臺計算機實行定人定崗制度，其他人員未經同意不得隨意使用，微機房工作人員不得將與工作無關的光盤、磁盤上機使用，確保檔案數據庫安全;加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效;檔案館的內部局域網與外網實行物理隔離，內網與外網分別運行在兩臺服務器上，并在外網上加了硬件防火墻，外網主要運行檔案門戶網站，內網主要運行館內的0A系統與檔案管理系統軟件，并與政務網相連;加強身份認證和密鑰等管理，使用網絡行為控制系統，確保檔案信息網絡傳輸的安全。
2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設保密管理辦法》，嚴格執行保密制度。在“棲霞區檔案管理系統”軟件制作及檔案全文數字化過程中，嚴格遵守保密規定，杜絕檔案資料外泄情況的發生。建成后的“棲霞檔案管理系統”設置嚴格的身份鑒別、訪問控制和加密存儲等安全保密措施。同時，棲霞區檔案局還制定《棲霞區檔案局保密制度》、《棲霞區檔案局微機房管理制度》等一系列規章制度，要求全局人員提高保密意識，嚴格按照保密制度執行，切實加強信息化條件下的保密工作，提高防范高技術竊密的能力。外網信息發布方面，實行定人定責，嚴格遵守相關的安全保密制度，非開放的檔案信息一律不上外網，上網的檔案目錄和全文信息要經過嚴格的劃控和鑒定，確保所有上網信息安全，防止失密、泄密事件發生。
八、檔案信息化建設中面臨的困難和問題
1、檔案信息化建設的持續快速發展急需專業的網絡、數據庫維護人員和專業計算機操作人員,目前檔案局人員結構老化，專業人才嚴重缺乏，急需專業人員來加強檔案信息化建設與管理。
2、檔案工作人員對檔案信息化建設的總體思路和目標還不十分明確，資源共建與共享意識不強，缺乏宏觀規劃和管理，局限于檔案庫收藏資料、貯存檔案的一般性水平。
3、檔案門戶網站建設還處在低層次的起步階段。在現代網絡環境下，檔案網站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內容還不能體現檔案工作的特色，無法滿足社會各方面利用檔案網站查閱利用檔案信息的需要。
2xxx年棲霞區檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關心指導下，取得了一定成績，發揮了較好服務功能，產生了一定社會效應，但同時也深刻體悟到信息技術的日新月異與廣大檔案利用者對數字檔案需求的多元化、復雜化、個性化。在新的起點上，棲霞區檔案局檔案信息化建設將從所肩負的社會責任出發，通過有效履行服務職責來完善自身發展所需的外部社會環境,并從社會中獲取自身發展的不竭動力。同時，本著求真務實的工作態度，加大檔案信息化建設資金投入，加強檔案信息化資源建設，完善檔案信息化標準規范，強化檔案信息化人才隊伍建設，保障檔案信息化數據的安全，進一步整體推進檔案管理信息化和現代化進程。我們堅信，唯有充分認識檔案信息化建設與社會發展的關系,努力構建全新的多元檔案信息服務體系，才是檔案信息化建設的最終目的，才能真正推動棲霞檔案工作更好更快發展。
增量電子化是指在辦公自動化條件下，各單位形成的應歸檔的電子文件及時歸檔，并按規定向有關檔案館移交，使檔案館新接收進館的檔案全部為電子檔案。
增量電子化是時代發展的趨勢，也是今后檔案工作的重點，從電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔到電子檔案移交、存儲、利用、備份的全過程進行管理，是確保電子文件歸檔時齊全完整、真實有效的重要原則。
中國國家檔案局要求各級檔案部門以貫徹落實《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》為契機，對電子文件形成、收集、積累、鑒定、歸檔到電子檔案移交、存儲、利用、備份等實行全過程管理，確保歸檔的電子文件收集齊全、整理有序、命名科學、格式規范、元數據合理有效，推動辦公自動化條件下增量檔案的電子化管理。
實現齊全完整、標準規范的數字檔案資源建設目標。此外，中國對數字檔案資源開展了異地、異質備份工作，確保數字檔案資源的絕對安全。
