會計檔案整理與保管

　　在實際會計檔案整理與保管過程中經常會遇到調閱查詢會計檔案速度慢，整理會計檔案費時、費力，效率低的問題，尤其是接手檔案工作時間不長的檔案管理人員就顯得尤為突出，如何使新會計檔案管理人員在工作上少走彎路、少做無用功，并且在最短的時間內適應會計檔案管理，做好會計檔案歸檔工作。

　　如何將這些問題結合到工作實踐并且在一定程度上進行了探索創新得以解決，收到了事半功倍的效果？在這里整理一些不成熟的看法和做法，作為參考。

　　一、準備工作

　　要想使會計檔案歸檔快速高效，應該特別注重統籌規劃會計檔案歸檔前的各項準備工作。

　　會計檔案管理人員應根據會計檔案整理具有周期性的特點，在沒有檔案整理時加強對檔案業務技能、知識的學習，做好歸檔時所需要工具、用具的準備，收集相關的信息，建立會計檔案預編輯電子目錄等，這些基礎性工作都應該統籌規劃走在正式歸檔的前面。

　　很多時候檔案管理工作不到位，歸檔質量不高理，調閱檔案速度慢均源于這些基礎性的工作沒做到位，從影響到了歸檔程序的有序操作，影響到了歸檔質量，影響到了快速調閱卷，只有對各項工作進行統籌規劃，并做好了歸檔前的各項基礎性準備工作，才能使歸檔快速高效，才能使歸檔質量有保證，才可以起到事半功倍的效果。

　　二、創新優化

　　在會計檔案整理過程中要不斷創新，優化其歸檔過程。

　　只有在會計檔案歸檔整理過程中通過不斷的理論結合實際，注重優化各工序間的銜接有序，實現歸檔過程的標準化的操作，才能夠達到會計檔案歸檔整理既快速高效又減輕勞動強度，才是保證歸檔質量，提升會計檔案管理水平的關鍵。

　　三、編制合適的檢索工具

　　編制簡單實用的檢索工具是實現會計檔案快速查詢的必備條件。

　　通過設計將“會計科目編制一個流水號”“檔案定置組柜分布圖”“會計檔案案卷情況說明”等方法來達到簡單實用的目的。

　　現將采取的具體方法介紹如下：

　　首先，掌握信息建預編表。在會計檔案未歸檔前就到會計部門咨詢了解掌握當年需要移交的，會計檔案中會計憑證冊數、賬冊、報表、其他類等會計檔案的詳細信息后，便開始著手建立“會計檔案案卷目錄預編目錄”，將其中的案卷號、保管號（保管號的起始號因為上一年度的結尾號可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有規律可循，可預先獲知的信息先編制出來，會計憑證號碼這一項預留，等待會計憑證正式歸檔整理時在填入。

　　其次，會計裝具打號及封面填寫。根據預先編制的“會計檔案案卷預編目錄”中會計憑證的保管號，提前用打碼機在會計憑證案卷裝具上打印上保管號并嚴格按保管號依次序排列，其中要特別注意在會計憑證案卷裝具上所打的保管號應略少于實際獲知的會計憑證冊數10冊左右，“寧缺勿多”目的是預防會計部門提供的統計數據有出入時可預防實際歸檔的會計憑證冊數少于已經打了號的會計憑證案卷裝具數量造成會計憑證案卷裝具的浪費，實際歸檔的會計憑證冊數多于已經打了號的會計憑證案卷裝具數只需加打缺額的會計憑證案卷裝具便可。

　　打完會計憑證的保管號后在將會計憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號、財務主管、經辦會計、全宗等已知固定項提前填寫完畢后排序整理待用。

　　再次，會計檔案整理。在正式接收到實物會計憑證、賬冊、報表等會計檔案后，根據會計部門在會計憑證上編制的憑證順序號、憑證附件號及憑證的流水號等信息對其進行統一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序“一冊一填寫一裝入”的流程進行歸檔。

　　對于會計憑證的歸檔應先根據其會計憑證上所反映的信息，在事先打印出來的“會計檔案案卷預編目錄”憑證號碼預留欄內填寫記錄該會計憑證的順序號，在同時填寫補充案卷裝具的封皮。

　　包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數、第幾冊、憑證張數、憑證順序號等內容，待該冊會計憑證案卷封皮全部需要補充填寫的內容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊會計憑證裝入會計憑證案卷裝具內，累計裝好6-10冊會計憑證就及時入庫。

　　對于檔案庫內會計檔案的分布，排架、擺放我結合工作實際統一規定按“順時針方向由下至上依次分布補充檔案，檔案柜的標引由上至下以組柜流水號+組柜縱向1至5的方式標注，會計檔案內容的標識由下至上進行標注，檔案柜內會計憑證由左至右先下后上擺放”的原則，來規范會計檔案的分布，排架、擺放。

　　對于賬冊、報表等每年項目、冊數均相對穩定的會計檔案歸檔，采取卷內對賬冊、報表的具體會計科目編制一個流水號的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現金日記帳；2、為銀行存款日記帳；3、為內部存款日記帳等；完成會計科目固定后在對其卷內文件編張號、打印卷內目錄和備考表。

　　四、庫存統計記錄

　　待會計檔案入庫工作全部完成后對新入庫檔案及檔案柜內的檔案情況做全面的統計記錄，為下一步計算機錄入建立“會計檔案定置組柜分布圖”、制作標引、標識等工作做好準備。主要內容包括對案柜內檔案的冊數、分布情況、所在組柜編碼等信息進行詳細統計記錄。

　　五、信息化錄入

　　將整理過程中記錄的會計憑證號碼等信息錄入計算機，編制當年正式的“會計檔案案卷目錄”“檔案定置組柜分布圖”“會計檔案案卷情況說明”等。

　　其中“檔案定置組柜分布圖”與常規的“定置分布圖”有所不同之處在于“定置分布圖”只是標引檔案的大區間，“檔案定置組柜分布圖”已經細化標識到將每份會計檔案所在的定置分布展示出來，圖目錄與實物檔案的保管位置完全一樣，通過看圖目錄、看柜號即可馬上知道所需會計檔案的位置，能夠方便快捷而準確的提取相關會計檔案，解決了會計檔案調閱查詢慢的問題。

　　而“會計檔案案卷情況說明”則對上一年度做了說明、本年度做了總結、下一年度做了安排，起到了承上啟下提前準備、統籌兼顧的作用。

　　六、打印案卷目錄

　　全面回顧、檢查案卷整理、計算機錄入等相關工作無遺漏后，在打印正式的會計檔案案卷目錄等材料。

　　通過提前做好準備工作，編制簡單實用的檢索工具，按上述流程整理歸檔會計檔案，實際所用時間比按常規歸檔方式至少快3倍以上，達到了以提高會計檔案的歸檔質量、減輕勞動強度、減少調檔時間，提升會計檔案管理水平的目的，從而為充分發揮檔案服務生產，實現效益最大化做出了貢獻。

　　一、會計檔案內容

　　會計檔案，是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

　　具體包括：

　　（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　　（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

　　（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　各公司應建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

　　二、會計檔案機構

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國家機關或企事業單位建立的一種負責收集和保管本單位各種門類檔案的內部性檔案管理機構。綜合檔案室統管本單位黨政工團、科技、會計、經營等方面的全部檔案。

　　2.會計檔案室

　　會計檔案室，是形成會計檔案較多的單位建立在財會部門的專門性會計檔案機構。有些大型或特大規模的企業，為加強對會計檔案的集中統一管理，將所屬機構的會計檔案有效集中起來保管，以保證會計檔案的齊全、系統、有序、得當，需要建立專門的會計檔案室。

　　三、會計檔案的整理

　　1.會計憑證

　　（1）去掉憑證中的金屬物

　　（2）憑證以左上對齊為準

　　（3）填寫會計憑證封面

　　會計憑證封面應寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數，并由會計主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對于數量過多的原始憑證，如收、發料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

　　（4）裝訂

　　（5）填寫會計憑證盒正面及側面

　　正面應寫明單位名稱，起止時間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數、保管期限，由會計主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴格的大型企業還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　側面應寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴格的大型企業還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　2.會計賬簿

　　整理歸檔時應當注意以下幾點：

　　（1）跨年度連續使用的固定資產等賬簿，應在使用完的那一個年度歸檔。

　　（2）訂本賬中的空白頁不能拆去，應保持賬簿本身的完整性；

　　（3）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經管人員一覽表填寫完整。

　　（4）會計賬簿案卷封面應寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內張數，保管期限，并由會計機構負責人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財務報告

　　會計報表是按年度立卷。立卷時要區分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時，加裝卷內目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會計檔案的整理立卷。

　　會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個清冊就是一個保管單位，編一個卷號，不需整理。

　　采用計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案，整理方法不變。

　　四、會計檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　2.保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　（1）永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告；

　　（2）25年的：現金和銀行存款日記賬；

　　（3）5年的：固定資產卡片賬于固定資產報廢清理后保管5年、銀行存款余額調節表、銀行對賬單；

　　（4）3年的：月度、季度財務報告；

　　（5）l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。

　　會計檔案管理辦法

　　第一條為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規,制定本辦法。

　　第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

　　第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監督和指導。

　　縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作,并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。

　　第五條單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

　　單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。

　　第六條下列會計資料應當進行歸檔:

　　(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

　　(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

　　(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　第七條單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

　　第八條同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

　　(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

　　(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

　　(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

　　(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

　　(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

　　(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

　　第九條滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

　　第十條單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

　　第十一條當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。

　　單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

　　第十二條單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

　　紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

　　單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

　　第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。

　　單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

　　會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規定時間內歸還。

　　第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

　　會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

　　第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行,本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

　　單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十六條單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

　　第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

　　第十八條經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

　　(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

　　(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

　　第十九條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

　　單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　第二十條單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。

　　第二十一條單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

　　單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

　　單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按照規定辦理交接手續。

　　單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,并按照規定辦理交接手續。

　　第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

　　第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算后及時移交,并按照規定辦理交接手續。

　　第二十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

　　交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　電子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

　　第二十五條單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。

　　第二十六條單位委托中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。

　　第二十七條違反本辦法規定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。

　　第二十八條預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

　　第二十九條不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。

　　第三十條各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業務主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。

　　第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。