干部人事檔案整理方案（干部人事檔案管理解決方案）

　　按照干部人事檔案整理方案要求，從注重實踐、服務一線的目的出發，主要介紹干部人事檔案整理的方法，在下一步工作中，將進一步提高干部人事檔案管理規范化水平，讓檔案在干部人事工作中發揮基礎性作用，確保干部人事信息的真實性。

　　1、嚴格檔案日常管理。嚴格按照中組部《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》和省委組織部《關于嚴格干部檔案日常管理的通知》要求，嚴把檔案管理關鍵環節，對新納入管理范圍的干部檔案進行審核，對擬存檔的檔案材料進行認真鑒別，確保材料真實性。嚴格遵守干部檔案管理中心的相關規定，在查閱干部檔案時，由我院統一開具審批表，檔案工作人員全程陪同。

　　2、加強檔案信息的利用。一是嚴格執行干部任前檔案審核制度。要將干部任前檔案審核作為干部選拔任用的必經程序和干部監督的有力手段，對所有擬選拔任用干部、新進任用干部的檔案，均進行嚴格審核。任前審核中發現存在問題的，立即查核，未核準前一律暫緩考察并停止任職、錄用程序。

　　3、確保檔案真實性。每名干部的基本信息予以審核確認，規范填寫《干部任免審批表》。每進入一名干警，要嚴格審查其檔案中的三齡兩歷，和身份信息，確保干警檔案的真實性，要及時更新人員數據信息，為組織決策提供有價值的人事檔案信息。

　　干部人事檔案整理中存在的難點

　　1.檔案材料的收集

　　檔案材料收集工作中最突出問題的是不能及時轉交、材料手續不完整、以及個別材料缺失。檔案材料是多部門形成的原始資料，要全面完整正確地收集到應該歸檔材料，必須多部門聯動，做好檔案管理工作宣講，讓相關部門了解到檔案管理工作的重要性、嚴肅性和真實性，能夠將成套的、準確的、手續完備的材料及時轉交檔案管理人員。

　　2.檔案材料的甄別

　　檔案材料可分為十項內容，若要達到真實、準確反映當事人成長歷程和基本情況，必須對所收集整理的材料進行細致地甄別。在整理檔案過程中，遇到有些材料明顯與履歷不符、印章不清晰、沒有落款日期或者不能提供原件等此類情況，應謹慎對待，不可隨意將材料入檔；應進行審核，對沒有核準前材料一律不得入檔，以免誤導查閱人員對信息準確度的把握，影響該檔案的參考價值。

　　3.檔案材料的修復

　　檔案材料修復工作是一項非常艱巨地任務。在整理檔案中會經常發現檔案中多張原始材料粘在一起，而且已經泛黃，紙質薄、脆、易爛。對于此類問題，在沒有有效方法解決之前，建議不要魯莽行事將材料強行分開，造成不必要的、不可挽回的損失。對于紙張較小，已打孔破壞完整性的材料，應重新裱糊、裝訂，盡量還原其原始狀態，使損失降到最小。

　　4.檔案材料的保管

　　檔案材料的保管非常講究，必須防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。在完善制度的同時，嚴格把控進入檔案室人員，禁煙、禁止攜帶火種，對于檔案管理人員必須提高防火意識，學習滅火器的使用及危機情況下如何搶救檔案材料。另外在整理材料時，需嚴格按照要求進行，剔除材料中所有金屬材質，例如訂書針、大頭針等。以免金屬材質生銹，造成檔案材料的破壞。

　　5.檔案材料的補充

　　關于檔案整理的要求先后出臺了多次，其中不乏個別材料是否歸檔的問題，致使有些材料缺失。例如：行政介紹信、招工體檢表、聘任通知、聘用合同等。部分材料如果在文書檔案保存的話可以及時歸檔，但遇到人員調動原單位重組或撤銷、文書檔案管理不完善、人事檔案銷毀未嚴格按程序進行導致材料缺失等問題，材料的補充將面臨很大難度。

　　6.檔案材料的轉遞

　　檔案轉遞嚴格按照要求由專人送達或通過機要轉遞，但是有時會出現“無頭檔案”。遇到此類情況，可通過檔案材料中家庭成員情況，積極與當地居委會或村委會聯系，以找到家人或本人，說明檔案對本人的重要性，確定檔案轉出部門，及時辦理轉遞手續。或將檔案材料轉至當地人事局或人才交流中心保管，確保手中無死檔。

　　7.檔案材料的查閱

　　查閱檔案必須填寫“人事檔案查閱單”，經領導批準后方可查閱，查閱人必須是中國共產黨黨員。而且查閱檔案只能在指定地點、檔案管理人員的陪同下進行，嚴格遵守保密制度和閱檔制度，嚴禁對檔案進行拍攝、涂改、圈畫、抽出、撤換和損壞，更不能查閱、借用本人及其直系親屬的檔案材料。一般情況下，不允許將檔案帶離檔案室或借走，如確實需要，須提供行政介紹信并經單位主管領導批準后辦理相關登記手續，按期歸還。

　　干部人事檔案整理的幾點建議

　　1.加強組織領導

　　領導重視是做好人事檔案管理工作的前提條件，通過加大宣傳力度、普及相關法律法規，以增強單位領導及各部門檔案管理意識、明確各自在檔案管理中的職責，配備專人負責人事檔案管理，并將人事檔案管理納入日常管理工作范圍，分管領導協同主管領導定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、監督，及時發現問題解決問題。

　　2.完善規章制度

　　為順應時代潮流，不斷改變其管理模式，從而更好地發揮檔案的參考價值。傳統的人事檔案管理模式已經不能適應現代組織需要，而人事檔案管理改革的前提就是建立一套完善的規章制度。通過制度來管理人事檔案管理人員，深知檔案的嚴肅性、保密性，嚴格按制度執行查閱登記制;也通過制度來規范檔案收集、鑒別、入檔程序和時限要求，從而提高工作效率。

　　3.提高檔案管理人員素質

　　加強學習，提升個人政治思想水平的同時，通過專業培訓不斷提高業務水平和工作能力，做到檔案整理按新要求實時更新，檔案入檔要仔細甄別去偽存真，檔案保存需因地制宜嚴密科學，檔案管理應制度嚴謹堅持原則。

　　4.加快建立人事檔案電子化管理

　　干部職工個人信息最原始依據就是人事檔案。鑒于其歷史性、唯一性、不可復制性，為避免多次翻閱造成紙張的破壞，也為了便于查閱，人事檔案電子化已勢在必行。

　　總之，干部人事檔案長期以來都有著極其重要的作用，是黨的組織工作、人事工作不可或缺的重要參考依據。加強檔案管理人員自身素養、業務能力的同時，還需注重組織領導、完善制度、與時俱進，確保干部人事檔案能夠歷史地、真實地、全面地反映個人成長歷程，從而成為最有價值的原始資料。

　　干部人事檔案管理解決方案

　　干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是黨的重要執政資源，是國家檔案的重要組成部分，所以干部人事檔案材料收集歸檔工作應當遵循真實、全面、及時、規范的原則，并根據經濟社會發展和經濟工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。

　　作為人事管理中一項非常重要的內容——干部人事檔案管理也面臨著挑戰。開展干部人事檔案智能化管理建設，保護紙質檔案、保障檔案信息安全準確，進一步加強和改進干部人事檔案工作的必然選擇。

　　人事檔案管理中存在的問題

　　1.人事檔案管理工作模式較為傳統

　　目前事業單位干部人事檔案管理采用的人工管理的方式，忽視了人事檔案管理信息化的建設。

　　一是資料采集、查詢停留在人工手寫記錄的階段，存在工作效率低、出錯率高，后期訂正困難、時效性差等方面的問題；

　　二是忽視人事檔案的動態規律，無法全面、準確反映一名干部的真實狀況，僅能提供出生年月、學歷、工作經歷等基本數據，無法全面掌握職工的能力；

　　三是人事管理的服務性、延展性不足，統計數據較為簡單，無法準確、及時形成有效的領導決策數據，把合適的人用到最優的崗位上，造成人力資源的浪費；

　　四是人員開發延展性不足，現在的檔案管理工作停留在一個記錄歷史檔案的階段，無法為每一名職工提供其最優發展的方向和可能。

　　2.檔案安全性管理有所欠缺

　　在中央“凡提四必”的新要求下，干部人事檔案直接關系到每名干部的切身利益和前途命運，但目前的干部人事檔案管理過程中還存在以下問題：

　　一是人事檔案管理規范化落實不到位，時常出現借閱手續不完善、轉接傳遞不規范、業務工作流程不嚴謹等問題。

　　二是檔案管理安全措施現代化不到位，例如檔案室建設不達標，防火、防潮措施不到位，應急救援措施不到位。

　　三是檔案管理人員專業化意識淡薄，信息化認識不到位，進取意識不強，管理水平和專業知識停留在較低的水平。

　　新形勢下的干部人事檔案管理方案

　　《干部人事檔案工作條例》提出要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。本設計方案以物聯網技術為支撐，將干部人事檔案庫房所有“物”集中一體化管理，在實現各功能設備獨立運行的同時，亦可根據設定邏輯和特定要求聯動運行。

　　一、無人庫房方案

　　在國家及行業有關庫房管理建設的標準規范和總體框架下，以及檔案信息化工作建設規劃的指引下，按照“安全、智能、高效、快捷、實用、節約”原則和檔案管理“十防”（防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光、防鼠、防水、防高低溫、防有害氣體）要求，建成無人智能檔案庫房，實現實時監控，單個實體檔案進出庫房情況全時段的實時監測、實時記錄；

　　實現自動存取，在裝具設備和檔案查閱室之間，利用智能機械設備實現自動傳輸檔案；實現一體化管理，實現防火、防盜等安全防護以及環境溫濕度、浸水、有害生物入侵感知與控制的一體化管理，實現三維顯示，實現檔案傳輸過程、庫房軟硬件系統運行情況、檔案管理情況等要素的實時三維顯示，建成全留痕、智能化、一體化、可視化、全封閉的軟硬件一體化無人智能檔案庫房。

　　項目建設工作包括無人智能庫房管理系統及硬件設備，具體建設系統內容有存儲系統和無人智能庫房管理系統。

　　檔案自動識別及上下架

　　檔案通過RFID技術的進行保存管理，存檔案時，通過識別檔案的RFID信息，傳送裝置將存入的檔案傳送至對應的檔案架處，由自動上下架機械手抓取檔案，精準上架至目標檔案架的架位上，實現檔案盤是自動上架。取檔案時，通過識別檔案的RFID信息，通過自動上下架機械手抓取目標檔案，并將檔案傳送至取檔口處，由工作人員至取檔口處取走檔案，實現檔案自動下架。

　　日常巡檢及安全監控

　　庫房內部配備人體感應裝置、煙霧感應裝置、水浸感應裝置、異物闖入感應裝置、溫濕度感應器、自動感應遮光簾等環境監測控制裝置，保證庫房內部環境符合檔案庫房十防標準。

　　無人檔案庫房外設置檔案利用大廳，經過身份驗證后可進入，通過自助借還設備操作檔案的借還和取閱。

　　庫房實景在線模擬展示

　　配備三維虛擬庫房系統、遠程監控平臺和數據分析平臺，檔案管理人員可使用系統查詢軟件并圖形化顯示檔案精確位置、遠程監控無人庫房運轉并根據實時數據及時對檔案庫房環境進行調整、檔案庫房的使用數據可通過大屏幕以直觀的形式進行展示。

　　溫濕度自動監測及控制

　　溫濕度自動監控設備是在傳統的溫濕度監控設備基礎上，利用物聯網技術，實現各個溫濕度監控點統一聯網監控，并根據預先設定的溫濕度范圍進行異常告警、自動調節，具有實時采集、快速響應、定時傳輸數據等特點，主要包括自動加濕除濕設備、溫濕度監控設備等。

　　溫濕度自動監測及調節功能實現了在檔案庫房無人值守的情況下，能夠智能監測檔案庫房溫濕度情況，并依據實際情況對相關設備進行自動控制，實現溫濕度的自動調節，確保檔案庫房溫濕度符合相關要求，保證檔案的安全保管。

　　二、干部人事檔案系統方案

　　知行物聯通過市場調研，應用大數據、AI等前沿技術，研發出RFID干部人事智能檔案系統，很好地解決了干部人事檔案保管工作存在的問題。

　　RFID干部人事智能檔案柜系統改變了傳統干部人事檔案，通過人放人管人找的存放模式，人與人、面對面的交接方式。采用“人機”交互、機管模式，通過R F I D技術實現“一檔一芯”，智能干部人事檔案柜作為檔案管理的載體，實現檔案實時在線全封閉管理，存取自動記錄。

　　RFID干部人事智能檔案柜系統具有安全可靠、管理便捷、查詢快捷等特性。在安全性上，設置多種身份權限識別，支持刷卡、指紋、人臉、虹膜等多種身份權限識別方式，單位可根據實際需要靈活設置權限；在管理上，根據管理要求自動生成一系列統計報表，提升工作效率，管理上更方便快捷；在查詢上，遠程實時監控在柜的檔案信息，檔案狀態和位置隨時可查詢。

　　此外，RFID干部人事智能檔案柜系統還具備無縫對接檔案管理信息系統的特點，無需重復部署，節約成本的同時減少了不同系統來回切換等繁瑣操作，兼容性更高。

　　三.RFID亮燈標簽方案

　　一直以來，在RFID檔案柜的應用中，精確找到檔案在哪一層已經不是問題了，問題是在密集的檔案袋中怎么精確找到想要的檔案袋。因此，RFID亮燈檔案標簽就誕生了！

　　RFID亮燈電子標簽是一種突破性的技術，它在傳統的RFID超高頻標簽基礎上增加了LED燈，可以識別單個得非常具體的物體；可以透過外部材料讀取數據；可以同時對多個物體進行識別；儲存的信息量也非常大。

　　RFID亮燈檔案標簽是在傳統的RFID標簽基礎上增加了LED燈提醒功能，有助于在智能檔案柜中實現快速定位并找到指定物品。RFID亮燈檔案標簽集成了芯片、天線、LED燈，依舊輕薄如紙，支持個性化印刷和打印賦碼，燈光清晰可見。

　　RFID亮燈電子標簽在傳統的超高頻標簽上增加了聲光提示功能，能在物品管理中快速尋物（被尋的物品有發光發聲提示），特別適用于庫房盤點物品定位。

　　現如今，社會在飛速發展和進步，檔案信息在有關決策中發揮著重要的作用，檔案信息種類和數量不斷增加，這樣利用智能化檔案系統實現檔案管理方式的優化，并推動檔案管理實現現代化發展，已然成了如今檔案管理部門需要側重考慮與解決的問題。