教學檔案電子化（紙質檔案電子化管理）

　　全國教師管理信息系統的建設于2014年啟動，由教育部建立國家級教師系統，各省級教育行政部門建立省級教師系統，兩級系統互聯互通，形成全國教師管理信息系統，服務國家、省、市、縣、校五級用戶。

　　同時，新開發的業務教學檔案電子化管理系統支持教師培訓學分管理、教師調動、教師交流輪崗等核心工作。教育部日前印發《關于全面推進教師管理信息化的意見》，為明確不同層級用戶、不同業務的應用路徑，明確管理的責任和流程作了進一步規定。

　　大數據時代學校在記錄學生成長的進程中，重新審視教學檔案電子化，順時而動，以新思維力促學生成長檔案的改革。“中小學生成長記錄電子檔案”被逐步引入教育管理中來，并顯示出蓬勃的生命力。

　　教學檔案電子化管理系統是一個學校不可缺少的組成部分，它的內容對于學校的決策者和管理者來說都是至關重要的。

　　隨著學生的規模不斷擴大，學生數量急劇增加，有關學生的各種信息量也成倍增長。面對龐大的信息量，學生信息管理系統必須肩負起提高學生管理工作效率的重任。

　　教學檔案電子化系統解決痛點：

　　學生檔案學籍信息規范管理

　　可以科學統計和快速的查詢

　　老師及時、全面地學握學生健康管理情況

　　節省老師工作量，規范用戶管理學生

　　快速查找學生個人成績信息

　　實現無紙化辦公，節約紙張消耗

　　“系統應用”

　　應用案例：

　　杭州市某市一小學校是一所九年一貫制學校，共有28個教學班，1300余名學生。2020年學校作為當地教育云試點校率先開展使用“學生成長記錄電子檔案”，僅僅一學期，在學生評價和家校共育等方面就取得了顯著的成果。

　　教師們通過中博奧教學檔案電子化系統的“教學助手、人人通空間、活動廣場”等應用，對學生的日常課堂表現、日常知識層面，進行定性和定量數據收集，同時結合學生的客觀表現，如作品、特長、愛好、表現、學習、人際關系等不同內容，來加以整合以及評價分析。

　　通過這些信息，可以讓老師掌握到更多針對性的教學策略，并制訂出能反映學生真實學習表現和成長過程的教學手段，促進學生獲得全面發展。

　　相比傳統的“紙質學生檔案袋”，“學生成長記錄電子檔案”體現出了靈活、全面、個性等特點，解決了紙質檔案的存檔提取困難、記錄信息片面有限等問題。

　　這份不斷更新的“電子學生成長檔案”會一直伴隨學生的成長，為學校德育管理提供依據，發揮檔案育人的顯著功效。

　　學生們說：“我喜歡電子成長檔案，因為它可以把我在學校所有的表現都記錄下來，有老師們、同學們、父母對我的評價，還有我的課堂的表現，我參加活動的記錄等等，這樣我的成長就不會‘丟’了！”

　　就學生個體發展而言，電子檔案更加豐富立體，就教育的連續性而言，成長記錄不可或缺。學校立德樹人僅靠傳統的學籍檔案是單調無力的，大數據時代建立學生成長記錄電子檔案勢在必行。

　　有了每個學生的成長記錄，就能呈現學生的自我縱向比較和同學間的橫向比較，形成家庭、學校、社會之間三維立體型的成長空間，發揮了檔案育人的顯著功效，呵護學生健康成長。

　　大數據時代下的“學生成長檔案”，是一本成長日記、一種合理建議、一本指導手冊......可以動態跟蹤學生，綜合判斷一個學生的能力傾向，把握學生的心理變化狀況，再現學生的發展過程，它通過個體縱向、群體橫向的交錯，使社會、學校、家庭形成合力，筑起了一個三維立體的空間，發揮了檔案育人的顯著功效，留下學生異彩紛呈的成長痕跡，引導學生走向個性化成才之路。

　　紙質檔案電子化管理

　　數字時代，辦公無紙化，大量電子文檔應運而生。相比紙質文檔，紙質檔案電子化管理具有存儲方便，易查找，易編輯等優點。

　　但實際上，除了部分歷史留存下來的紙質文檔外，新的檔案、合同等紙質文檔也在不斷產生，為方便存儲與應用，這些紙質文檔將被轉換為電子文檔。

　　當前，紙質文檔轉換為電子文檔的技術已經較成熟。利用掃描設備可以把紙質文檔掃描成圖像文件存儲管理；而OCR技術還能提取圖像中的符號并轉換為文本格式，可供進一步編輯、利用。

　　為確保紙質檔案電子化的結果的準確性、一致性，多數紙質文檔會轉換成掃描后的圖像文件，但這類文檔在管理、應用上比普通的文本文檔要難。例如，審計部門在查找檔案時，要從掃描后的海量圖像文件中找到具體的文字內容，依靠人力效率太低。

　　如何高效管理、應用這部分文檔？主要存在以下幾個難點：

　　如何對掃描文件有序編目；

　　圖像文件如何高效檢索；

　　如何提取有效的文字信息。

　　針對以上需求和痛點，專業的文件管理系統將是紙質檔案電子化之后高效管理、應用的利器。

　　文件管理系統的智能識別技術能快速將紙質文檔轉換為電子文檔，并利用OCR技術、圖像識別技術、NPL自學習平臺、自動標簽等技術快速從圖片文件中提取文字信息進行處理，自動識別證件、識別票據、歸檔整理，將圖片文件轉換為易編輯、檢索、利用的數據信息，提升辦公效率與文檔應用。

　　一、自定義元數據標簽

　　元數據是描述數據的數據，通俗來說就是描述文件信息的數據，包括文件大小，創建時間，文件名等等。文件自動生成的元數據是有限的，不足以我們獲取更豐富的文件信息，擴展元數據的屬性對電子化之后的圖像文件進行編目很關鍵。

　　夠快云庫的自定義的元數據標簽，就可以為圖像文件打上多維度的元數據標簽，包含了字段、數值等。例如，掃描后的發票可以利用OCR技術提取關鍵字段，把發票抬頭、金額、開戶行、地址等關鍵字段轉換為元數據標簽。

　　而檔案類的圖像文件用元數據標簽擴展屬性，打上檔案編號、時間、對象等元數據標簽，能輔助實現編目動作，就像圖書館的索引卡片一樣。

　　二、元數據檢索與應用

　　圖像文件的一大應用痛點就是難快速定位、有效檢索。在自定義元數據標簽的基礎上，這個問題可以有效解決。

　　例如，要檢索某個檔案文件，可以通過唯一的檔案編號元數據查找，或者檢索檔案的時間范圍等，都是通過已有的元數據標簽來實現檢索。

　　也可以通過元數據設置文件到期提醒。例如，某份合同文件將在某天到期，可以在元數據設置里提前預設到期時間，到期后系統自動提醒，合同、檔案類文件管理更精準。

　　三、關鍵信息提取

　　掃描后的圖像文件，最關鍵的還是圖片中的文字信息。夠快云庫的智能檢索支持OCR技術，可對圖像文件識別并轉換為可編輯的文本。

　　例如，票據掃描件可通過OCR技術自動識別，對發票金額、抬頭等關鍵信息抽取，轉換為可進一步編輯、利用的文本，實現紙質檔案電子化之后的有效利用。

　　在紙質檔案電子化的趨勢下，高效管理、應用電子化之后的文件是重點，而元數據技術、智能識別技術則是實現這個問題的關鍵，只有繼續堅持技術創新才能應對更復雜的文件管理。