紙質檔案整理標準規范

　　檔案利用的價值，在于檔案原始屬性的真實性。這種原始屬性表現在檔案的利用的需求內容上和檔案利用的需用求形式上。

　　紙質檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異。正是如此，紙質檔案整理標準規范利用的需求體現檔案原始記錄性和憑證作用的內容與形式特征的特點。如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等表現出原始性，而具有法律憑證的作用。

　　電子檔案利用需用求的原始屬性，其從電子文件起草、修改、印發到形成電子檔案都在計算機上進行，要體現檔案利用的原始記錄性特征已不復存在。正是電子檔案易于修改和改動后可以不留任何痕跡的特點，對其原件的界定難于實現；由于電子檔案的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

　　電子檔案往往可在電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存或復制轉發送，無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一系列新課題。

　　無論是電子檔案還是紙質檔案其目的就是要充分發揮檔案的利用，兩者都是為社會的利用者提供服務的。電子檔案利用與紙質檔案利用的需求，受其自身的職業、素質和愛好等的不同而顯現出千差萬別。因此，檔案利用需求的社會性，體現在具有廣泛的社會作用和社會價值。

　　檔案利用需求的社會作用，在于實現信息資源社會共享和促進社會進步的歷史進程中，電子檔案利用與紙質檔案整理標準規范利用都發揮著積極的作用。檔案利用的社會價值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑒。

　　為了使檔案工作進一步規范化、標準化，應該采取以下措施:

　　一、建立健全切合實際的檔案管理制度。

　　檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導原則，首先，要加強硬件的建設；其次，建立檔案工作網絡，具體制定業務檔案的各項管理制度；最后，要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

　　二、嚴格公文的制發。

　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此,我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。

　　三、做好文書以及電子文件的處理工作。

　　工作實踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。因此，要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。

　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。

　　四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則。

　　“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化,乃至現代化的一個重要原則。

　　在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

　　在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

　　五、提高紙質檔案立卷的質量。

　　案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案整理工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

　　六、加強對檔案的管理和保護。

　　聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。

　　要強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要結合實際,，創造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。

　　《紙質歸檔文件裝訂規范》(以下簡稱《規范》）（DA/T 69—2018）規定了紙質歸檔文件的裝訂材料、要求和方法，適用于文書以及按照《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）整理的其他門類檔案的紙質文件材料的裝訂工作。《規范》由國家檔案局于2018年4月8日發布，10月1日起正式實施。

　　制定過程

　　2016年，《規范》制定工作被列入檔案行業標準制修訂項目計劃，制定工作由國家檔案局檔案館（室）業務指導司、青島市檔案局承擔。標準起草小組通過了解各地區、各部門紙質歸檔文件裝訂的現實情況，收集相關素材，確定標準大綱，形成標準草稿。

　　2017年2月，對標準草稿進行內部討論修改，形成標準征求意見稿，向各地區、各部門征求意見。2017年3月，匯總全國各省、自治區、直轄市及中央和國家機關、中央企業意見51條，采納23條，形成標準送審稿。2017年4月，標準送審稿通過專家評審，全部采納專家意見后報全國檔案標準化技術委員會審查。

　　2017年5月，標準送審稿通過全國檔案工作標準化技術委員會評審，采納專家意見后形成報批稿，報國家檔案局批準發布。2018年4月8日，標準由國家檔案局發布，并于10月1日起正式實施。

　　編制思路

　　裝訂是紙質歸檔文件整理的基礎環節。在整理中，裝訂在實體上將歸檔文件的整理單位——“件”確定下來，并為后續整理工作的開展提供條件。裝訂的意義在于：

　　一是以“件”為單位固定整理對象，區分不同的歸檔文件。

　　二是保障檔案安全，避免因工作失誤或違法違紀行為造成檔案損失。

　　三是方便管理，減輕管理負擔，降低在檔案接收、利用時的工作量。

　　現實工作中，各地區、各部門裝訂材料各異，裝訂方式五花八門。除了回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等明顯不適于歸檔文件裝訂的材料或方法外，還存在直角裝訂、縫紉機軋邊裝訂、三孔一線裝訂、不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂、漿糊裝訂、封套裝訂等多種裝訂方式，裝訂方式和裝訂材料各異既不利于檔案的統一管理，又會給檔案安全帶來潛在風險。

　　編制《規范》的重要目標，就是對這些裝訂方式作出判斷和取舍，盡可能在兼顧現狀的情況下，引導各地區、各部門把裝訂方式統一起來。

　　《規范》參考國際標準《Information and documentation—Requirements for binding of books,periodicals,serials and other paper documents for archive and library use—Methods and materials》（ISO 14416:2003）的編制體例、內容和方法，在權衡前述幾種裝訂方式利弊的基礎上，對每一種裝訂方式的材料要求、方式方法進行詳細規定，提供了歸檔文件裝訂的詳細規程。

　　《規范》在檔案行業中首次明確裝訂用棉線、不銹鋼訂書釘、封套、漿糊等多種裝訂材料的材質和技術指標，與《歸檔文件整理規則》銜接配套，為紙質歸檔文件裝訂工作提供了有針對性的方案。

　　主要內容

　　1、裝訂原則

　　《規范》確定了裝訂的4項原則，為裝訂方式選擇和開展裝訂工作提供了指導依據。

　　(1)穩定性原則

　　應對歸檔文件進行仔細檢查和評估，制定適宜的裝訂方案。裝訂方案應考慮文件保管期限、文件紙張質量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案確定后，應保持相對穩定。

　　(2)最小影響原則

　　裝訂應盡量減少對歸檔文件本身的影響。應避免多次裝訂，對原裝訂方式符合文件保管期限等相關要求的，應保持不變。

　　(3)一致性原則

　　裝訂有利于歸檔文件的保護和管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的歸檔文件裝訂方式應相對統一。

　　(4)安全簡便原則

　　裝訂應牢固安全、簡便實用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。

　　2、裝訂方式

　　結合保管期限劃分、檔案移交、檔案數字化等工作實際和檔案進館要求，《規范》將裝訂需求分成5類，類型A：永久保管；類型B：定期30年保管，需要移交檔案館；類型C：定期30年保管，不需要移交檔案館；類型D：定期10年保管；類型E：需永久或定期保管，但尚未完成整理和數字化的歸檔文件，需要臨時固定。

　　裝訂方式分為線裝法（T1直角裝訂、T2縫紉機軋邊裝訂、T3三孔一線裝訂）、變形材料裝訂法（T4不銹鋼訂書釘裝訂、T5不銹鋼夾裝訂）、粘接法（T6漿糊裝訂）、封套法（T7封套裝訂）4個類型、7種方式。

　　在裝訂方式選擇上，《規范》分為“宜、可、不可、不得”4檔，規定了不同裝訂需求下對應的裝訂方式。“宜”是《規范》建議、推薦的方式，“可”是該類型可以使用的方式，“不可”是在該類型中不建議采用的方式，“不得”是在任何類型中都不能采用的方式。從有利于長期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍等方面綜合考慮，《規范》提出了不同裝訂需求類型對應的裝訂方式（見下表）。

　　裝訂方式選擇表

　　3、裝訂材料

　　《規范》對裝訂材料提出了基本要求。用于裝訂的材料，無論是其自身還是通過與其他材料及環境之間的接觸反應，均不能包含或產生任何可能損害歸檔文件的物質。具體要求如下：

　　(1)棉紗線

　　線裝法中均應采用棉紗線，棉紗線規格、質量、檢測均應按照《棉本色紗線》（GB/T 398）的規定執行。棉紗線的粗細應與《紡織品紗線的標示》（GB/T 8693）所描述的R72texf4規格的棉紗線相當。線的斷裂強度應不低于15N，檢測應按《紡織品卷裝紗單根紗線斷裂強力和斷裂伸長率的測定》（GB/T 3916）的規定執行。

　　(2)不銹鋼訂書釘

　　不銹鋼訂書釘產品質量要求、試驗方法、檢測規則均應按照《訂書釘》（QB/T 1151）執行。不銹鋼訂書釘材質應選用S30408不銹鋼，沿海地區應選用耐腐蝕性能更優的不銹鋼。不銹鋼規格、質量、檢測均應按照《不銹鋼和耐熱鋼牌號及化學成分》（GB/T 20878）執行。

　　(3)不銹鋼夾

　　鑒于不銹鋼夾僅適用于需要臨時固定的歸檔文件，所以只要選擇符合行業產品質量要求的不銹鋼夾即可。

　　(4)漿糊

　　漿糊的質量要求、試驗方法、檢測規則均應按照《漿糊》（QB/T 1962）執行。除此之外還應符合《檔案修裱技術規范》（DA/T 25）的要求。

　　(5)封套

　　封套用紙應輕薄、結實，材質選擇對歸檔文件不應有負面影響或潛在負面影響。紙張定量應在110g/㎡～160g/㎡之間，檢測應按《紙和紙板定量的測定》（GB/T 451.2）的規定執行。紙張的pH值應大于或等于6，檢測應按《紙、紙板和紙漿水抽提液PH的測定》（GB/T 1545）規定的冷抽提法執行。

　　紙張撕裂度應大于850mN，檢測應按《紙和紙板撕裂度的測定》（GB/T 455）的規定執行。紙張單層緊度應在0.6g/cm3～1.0g/cm3之間，檢測應按《紙和紙板厚度的測定》（GB/T 451.3）的規定執行。

　　4、裝訂要求

　　《規范》要求，歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整，對歸檔文件已破損的、字跡模糊或易退變、使用易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品等情況分別采取修復、復制和去除不合格裝訂用品措施。要求裝訂牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件應平整。

　　具體來說，直角裝訂要求選取較細縫線針，以雙線為宜，以便縫線緊實。縫線按要求入針、環繞后打結。縫線與歸檔文件結合緊密的，也可以不打結，但入針、出針處應保留1.5cm左右的線頭；縫紉機軋邊裝訂應選用鎖式縫合縫紉機，在文件左上方進行斜角裝訂，針腳距離應盡量加大，避免文件縫合處形成斷裂。

　　入針、出針處應保留1.5cm左右的線頭；三孔一線裝訂采取擠壓式打孔，以免對文件造成過多損害。打孔前先用夾子固定文件右側，確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機打孔。3個孔孔與孔之間的距離，豎版文件以8cm～10cm為宜，橫版文件以6cm～8cm為宜。三孔與左側距離不低于1.5cm。

　　三孔一線裝訂在打結后應保留1.5cm左右的繩頭，并在打結處用力壓實；不銹鋼訂書釘裝訂應在歸檔文件左側兩釘裝訂，訂位為兩釘外，訂眼距版面上下邊緣各7cm為宜。不銹鋼訂書釘裝訂應無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，歸檔文件不掉頁。

　　為保護文件，應盡量減少重復裝訂次數，需要拆除不符合要求的訂書釘再用不銹鋼訂書釘裝訂的，拆除時應盡量減少對歸檔文件的損害，且裝訂位置盡量與原訂書釘保持一致。

　　原裝訂位置不適宜繼續裝訂的，不銹鋼訂書釘的裝訂位置可稍偏移；不銹鋼夾裝訂應在歸檔文件上方或左側裝訂，訂位為不銹鋼夾外緣距版面左上角頂端2cm～3cm為宜。不銹鋼夾裝訂時，不同文件的裝訂位置應錯開，以方便裝盒，節省保存空間；漿糊裝訂采取左上角粘貼法，即在文件左上角涂抹漿糊進行裝訂。

　　漿糊裝訂前應將漿糊調勻，漿糊涂抹一般以離上方、側方邊緣2cm～2.5cm處為圓心，1cm為半徑，涂抹的漿糊與上方、側方應留有空白。

　　涂抹漿糊時注意用量適宜，分布均勻。漿糊裝訂在粘貼后要壓實、晾干，待完全干燥后再裝盒；封套裝訂后應保證文件平整，不能出現折、皺情況。