檔案整理規定

　　檔案整理規定收集是基礎，整理是剔除無價值的資料，修復破損材料，分門別類，歸檔就是按照分類歸入相應的檔案類別中。首先需要熟悉規范要求，對文件歸檔整理規范，了解具體項目對檔案管理的有關規定要求，監理單位對資料的有關要求。根據要求，收集后分類、分項目部位、分先后按規范排列順序分別裝入專用檔案盒中，放在文件柜中，貼上標簽，以便檢查。

　　審計工作的規定

　　為了規范公司內部審計檔案的管理工作，保證內部審計檔案的質量，發揮內部審計檔案的作用，根據《中華人民共和國審計法》《審計署關于內部審計工作的規定》及《公司關于內部審計工作的規定》制定本辦法。

　　內部審計檔案是指審計部在各項審計活動中形成和取得的具有保存價值的各種紙質文檔、圖表及電子形態的信息等記錄資料，及以實物形態存在的實物證據。以電子形態存在的審計檔案需刻錄光盤和硬盤分開備份存放。

　　審計部負責人負責對公司內部審計檔案的監督和管理，并指定專（兼）職檔案管理員，對內部審計文件的立卷、歸檔工作進行監督和指導，負責審計[內審網注:各類審計方法案例報告模板關注公眾號內審網可查閱獲取]檔案的收集、整理、保管、利用、借閱和移交工作。審計檔案立卷、歸檔、保管具體規定如下：

　　一、應歸入審計檔案的文件和材料

　　（一）審計項目立項書、審計通知書、審計決定及公司、部門領導的審批意見，以及審計建議書和移送處理書等審計業務資料；

　　（二）審計報告、審計報告征求意見書、被審計單位的書面意見和審計項目組的書面說明，審計取證、審計工作底稿及相關資料；

　　（三）審計方案、審計發現整改計劃表的整改情況、后續審計及審計結果執行情況的報告、領導批示和記錄；

　　（四）與審計項目有關的訪談記錄、會議記錄；

　　（五）其他按規定應歸入審計檔案的文件和材料。

　　二、審計卷宗內的文件和材料的排列

　　（一）審計卷宗內的文件和材料的排列

　　審計卷宗內的文件和材料按結論性文件資料、證明性文件資料、立項性文件資料、其他備查文件資料順序進行排列。

　　順序一：結論性文件資料

　　采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度進行排列

　　最后發出的審計報告

　　審計決定或審計意見書

　　被審計單位對審計決定或審計意見書的執行情況

　　審計事項的報告及公司領導的批復、批示，及審計結果的實施

　　被審計單位或人員對審計報告的書面意見

　　有關本項目的通報、處理意見

　　移送處理意見書

　　順序二：證明性文件資料

　　按與審計方案所列審計事項或會計報表科目對應的順序排列

　　審計證實問題匯總記錄

　　審計證實問題分項記錄

　　其他審計工作底稿及審計證據

　　順序三：立項性文件資料

　　按文件資料形成的時間順序，并結合文件資料的重要程度進行排列

　　公司領導對審計項目立項的審批

　　審計通知書

　　本項目的審計方案

　　順序四：其他備查文件資料

　　按文件資料形成的時間順序，并結合文件資料的重要程度進行排列

　　公司有關審計工作的規章制度、工作計劃等文件

　　其他與審計有關的檔案

　　每份或每組文件的排列規則

　　正件在前，附件在后

　　定稿在前，修改稿在后

　　批示在前，請示在后

　　重要文件在前，次要文件在后

　　匯總性文件在前，基礎性文件在后

　　三、審計檔案立卷

　　審計檔案應按項目立卷，一個項目的文件資料立一卷，不得把兩個以上項目的文件資料歸為一卷。跨年度的審計事項存在于審計結束的年度。

　　審計項目終結后，審計項目負責人對審計項目形成的全部文件資料按立卷順序進行歸類整理、鑒別和篩選，對確定立卷歸檔的文件材料，應當檢查有關程序、簽批等是否完備，不符合要求的應當予以補救。審計項目負責人應將立卷的審計檔案移交審計部檔案管理員。

　　審計部檔案管理員應對接收的審計[內審網注:各類審計方法案例報告模板關注公眾號內審網可查閱獲取]檔案全面認真檢查，凡有不符合歸檔要求的應當由立卷人進行補救或返工。對于符合要求的審計檔案，應裝好檔案盒，編好檔案編號、項目名稱、登記備查表等。

　　四、檔案的保管、借（查）閱

　　審計檔案裝訂成冊后，按照規定標注保管年限和密級，登記后專柜保管。應長期保存，涉密檔案應做好加密保管措施。

　　公司外部借（查）閱審計檔案的，應當經審計部負責人和公司管理層或審計委員會批準。

　　公司內部借（查）閱審計檔案的，應當經借閱部門負責人、審計部負責人批準，必要時需經公司管理層或審計委員會批準。

　　辦理借（查）閱審計檔案，應當履行相關手續；借（查）閱檔案者應當對檔案的保密、安全和完整負責。

　　城市建設檔案管理規定

　　（1997年12月23日建設部令第61號發布，根據2001年7月4《建設部發布關于修改城市建設檔案管理規定的決定》修正）

　　第一條為了加強城市建設檔案（以下簡稱城建檔案）管理，充分發揮城建檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案》、《中華人民共和國城市規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《科學技術檔案工作條例》，制定本規定。

　　第二條本規定適用于城市內（包括城市各類開發區）的城建檔案的管理。本規定所稱城建檔案，是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

　　第三條國務院建設行政主管部門負責全國城建檔案管理工作，業務上受國家檔案部門的監督、指導。

　　縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區域內的城建檔案管理工作，業務上受同級檔案部門的監督、指導。

　　城市的建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構或者配備城建檔案管理人員，負責全市城建檔案工作。城市的建設行政主管部門也可以委托城建檔案館負責城建檔案工作的日常管理工作。

　　第四條城建檔案館的建設資金按照國家或者地方的有關規定，采取多種渠道解決。城建檔案館的設計應當符合檔案館建筑設計規范要求。城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現管理現代化。

　　第五條城建檔案館重點管理下列檔案資料：

　　（一）各類城市建設工程檔案：

　　1、工業、民用建筑工程；

　　2、市政基礎設施工程；

　　3、公用基礎設施工程；

　　4、交通基礎設施工程；

　　5、園林建設、風景名勝建設工程；

　　6、市容環境衛生設施建設工程；

　　7、城市防洪、抗震、人防工程；

　　8、軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

　　（二）建設系統各專業管理部門（包括城市規劃、勘測、設計、施工、監理、園林、風景名勝、環衛、市政、公用、房地產管理、人防等部門）形成的業務管理和業務技術檔案。

　　（三）有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第六條建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案。凡建設工程檔案不齊全的，應當限期補充。停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。撤銷單位的建設工程檔案，應當向上級主管機關或者城建檔案館移交。

　　第七條對改建、擴建和重要部位維修的工程，建設單位應當組織設計、施

　　工單位據實修改、補充和完善原建設工程檔案，凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工后三個月內向城建檔案館報送。

　　第八條列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件。

　　第九條建設單位在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程竣工驗收。建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件。

　　第十條建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，凡具有

　　永久保存價值的，在本單位保管使用一至五年后，按本規定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案，由城建檔案館根據城市建設的需要選擇接收。

　　城市地下管線普查和補測補繪形成的地下管線檔案應當在普查、測繪結束后三個月內接收進館。地下管線專業管理單位每年應當向城建檔案館報送更改、報廢、漏測部分的管線現狀圖和資料。

　　房地產權屬檔案的管理，由國務院建設行政主管部門另行規定。

　　第十一條城建檔案館對接收的檔案應當及時登記、整理，編制檢索工具。做好檔案整理的保管、保護工作，對破損或者變質的檔案應當及時搶救。特別重要的城建檔案應當采取有效措施，確保其安全無損。

　　城建檔案館應當積極開發檔案信息資源，并按照國家的有關規定，向社會提供服務。

　　第十二條建設行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應當給予表彰和獎勵。

　　第十三條違反本規定有下列行為之一的，由建設行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　　（一）無故延期或者不按照規定歸檔、報送的；

　　（二）涂改、偽造檔案的；

　　（三）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第十四條建設工程竣工驗收后，建設單位未按照本規定移交建設工程檔案的，依照《建設工程質量管理條例》的規定處罰。

　　第十五條省、自治區、直轄市人民政府建設行政主管部門可以根據本規定制定實施細則。

　　第十六條本規定由國務院建設行政主管部門負責解釋。

　　第十七條本規定自1998年1月1日起施行。以前發布的有關規定與本規定不符的，按本規定執行。