專題檔案整理規定

　　專題檔案整理規定專題歸檔是檔案管理過程中收集整理檔案的一種重要的歸類儲存方式，即打破常規的按部門、按時間歸檔思路，選擇按同一類或同一專項工作進行歸類的方式對檔案進行整理分類儲存。它有兩大好處。

　　一是提高了檔案參考價值，專題歸檔的資料邏輯性強，對一項工作記錄完整，時間線清晰，便于后人歸納、總結、參考、借鑒，充分發揮檔案改善工作的作用。

　　二是查詢方便，對查詢人而言，如果不記得具體時間、具體部門，只需要知道是什么工作就可以查詢，大大降低了查詢門檻。

　　突發事件檔案是各級黨委和政府在應對處置突發事件中直接形成的具有保存價值的原始記錄，包括文字、圖表、聲像等不同形式。新冠肺炎疫情防控期間，檔案部門認真貫徹落實習近平總書記重要指示精神，采取有效措施，加強疫情防控檔案資料收集管理，對突發事件專題檔案管理方法進行了有益探索。

　　工作機制上做到“三專”

　　突發事件的突然性、偶然性決定了其檔案形成呈現出階段性、分散性、多樣性的特點，增加了相關檔案管理難度，檔案部門、有關單位應當提前介入、及時跟進、加強指導。

　　選派專人跟進。突發事件的主管部門，是突發事件專題檔案形成數量最大、重要程度最高的核心部門，檔案部門提前介入，選派專人參與、指導相關單位檔案工作，往往能起到事半功倍的效果。

　　新冠肺炎疫情防控初期，省檔案館作為省疫情防控領導小組成員單位積極開展工作，選派政治素質高、業務能力強的干部直接參與省疫情防控指揮部檔案收集、歸類、整理等相關工作。各地檔案部門指定專人參與本地區疫情防控指揮部工作，確保疫情防控專題檔案從一開始就有專人指導、管理。

　　及時專題部署。突發事件發生后，各級檔案主管部門要及時作出部署、提出要求、明確責任。各地各部門要按照“統一領導、分級管理、分類實施、統籌協作”的原則，制訂工作方案，抓好工作落實。

　　新冠肺炎疫情防控期間，省檔案館及時研究出臺疫情防控檔案收集歸檔工作的指導意見，并以省疫情防控指揮部名義印發通知，要求各地各單位將檔案工作與防疫工作同部署、同檢查、同落實，明確職責、齊抓共管，為疫情防控專題檔案工作提供組織保障。

　　開展專項檢查。加強對突發事件專題檔案工作監督指導，及時解決存在的困難和問題，定期通報有關情況，推動工作落實。省檔案館在疫情防控期間采取電話、微信及現場指導相結合的方式，對各地各部門疫情防控專題檔案收集管理情況進行檢查督辦，定期向省疫情防控指揮部報告有關情況，并將疫情防控專題檔案工作納入年度檔案目標管理考核，推動工作落到實處。

　　資源管理上突出“三全”

　　突發事件專題檔案工作涉及單位多，形成檔案數量大，要按照《重大活動和突發事件檔案管理辦法》等要求，認真做好檔案資源管理工作。

　　管理范圍上全覆蓋。確定歸檔范圍清單，是做好突發事件專題檔案的重要環節。新冠肺炎疫情發生后，省檔案館及時出臺指導意見，明確各地各單位疫情防控檔案歸檔范圍，各級防疫指揮部、各級機關、各有關單位和鄉鎮社區（村）按照范圍，制定檔案歸檔清單，有力推動了疫情防控檔案資料應收盡收、應歸盡歸。

　　管理對象上全納入。將突發事件專題檔案納入本單位檔案工作統一管理，按照本單位文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表和門類劃分進行整理，確保突發事件專題檔案在收集范圍、分類方法和整理規則上與單位其他檔案的一致性。在新冠肺炎疫情防控檔案管理中，省檔案館將省疫情防控指揮部所有疫情防控檔案作為獨立全宗進行管理。對于其他職能部門和相關單位，則要求其根據本單位檔案分類方法和整理規則進行分類和整理，并歸入相應全宗集中統一管理。

　　管理方法上全專題。為便于后續查考利用，對于各部門而言，不論是否按照專題進行實體檔案管理，都應當建立專題目錄。在疫情防控檔案管理上，各級單位都建立了專題目錄，由各級檔案館收集報送至省檔案館。

　　開發利用上強化“三力”

　　突發事件專題檔案管理的最終目的在于提供利用，用黨領導人民成功處置突發事件的真實歷史記錄鼓舞人心、激發斗志，凝聚同心共筑中國夢的強大合力。

　　強化信息獲取力。加強信息共享平臺建設，能夠精確定位檔案存放位置，快速查找獲取相關檔案信息，為今后黨委、政府決策及學者研究提供參考。目前，省檔案館正在建設全省疫情防控檔案專庫，成為“新時代新成就國家記憶工程”的重要組成部分，為常態化疫情防控和全省經濟社會發展提供高效服務，并擬建設資源平臺整合全省新冠肺炎疫情防控檔案資源，開發共享平臺依法依規實現數據共享共用。

　　強化資源開發力。通過檔案編研、陳列展覽、檔案文創產品等形式，對突發事件檔案資源進行深度開發，能夠充分挖掘檔案價值，提升突發事件專題檔案的影響力。

　　強化媒體宣傳力。習近平總書記強調，要“讓歷史說話，用史實發言”。與主流媒體合作，對突發事件專題檔案背后的感人故事進行宣傳報道，傳播正能量，弘揚主旋律，是發揮檔案工作資政育人作用的具體體現。省檔案館利用館藏抗疫檔案開展“6·9國際檔案日”直播活動，并與人民廣播電臺的“湖北之聲”節目聯合制播20期《檔案背后的戰疫故事》音視頻節目、舉辦“我們一起走過——檔案里的戰疫故事”分享會。

　　省各級黨政機關、人民團體，實行獨立核算、具有獨立法人資格、建有中國共產黨基層組織或工會基層組織的各種所有制形式的企業、事業單位認真貫徹中央文明委和省、市文明委關于精神文明創建工作的一系列文件精神。

　　積極開展精神文明創建活動，堅持以經濟建設為中心，全面落實科學發展觀，服務改革發展和穩定大局，以提高單位文明程度和職工的文明素質為宗旨，以服務各級黨委、政府工作大局為目標，各項工作在務實中取得新成效，在創新中贏得新發展，為實現中原崛起、構建和諧中原營造了良好的社會環境。

　　這些單位在創建文明單位活動中，形成了大量的精神文明創建工作文件材料。這些文件材料反映了我省精神文明創建工作的全貌，是我省精神文明創建工作活動的歷史記錄，是國家檔案資源的一個重要組成部分，具有重要的保存利用價值。

　　從某種程度上說，這些文件材料體現了機關文明程度和職工文明素質提升的成果，凝結了單位職工在文明單位創建過程中付出的智慧和汗水。它不僅對正在創建文明單位有直接的學習、借鑒、提高作用，而且對今后豐富精神文明創建工作內涵、創新活動載體，推動精神文明創建工作向深層次發展，具有參考作用。

　　一、精神文明創建工作文件材料的收集

　　各參與精神文明創建工作的單位，對精神文明創建工作文件材料的收集工作比較重視，因為對創建專題檔案的整理是否規范，在考核中就占一定的分值。所以，在創建工作中，哪個單位也不愿在創建專題檔案材料的收集上、整理上丟分。

　　從我們單位借來的精神文明創建專題檔案范本看，創建單位在文件材料的收集上下了很大的功夫，可以說，幾乎涵蓋了創建單位全年形成的所有工作文件材料。精神文明創建專題檔案成了框，什么文件材料都可往里裝。大有一網打盡的味道。

　　精神文明創建工作文件材料的收集，必須扣緊精神文明創建活動這個專題，凡是和精神文明創建活動有關的。就收集；凡是和精神文明創建活動實在搭不上邊的（不能強拉硬扯），就不收集。根據掌握的情況，精神文明創建單位文件材料的收集范圍，主要包括：

　　1、本單位精神文明建設組織領導機構及任命文件材料；

　　2、本單位精神文明創建年度工作要點、創建工作簡報、創建工作總結等文件材料；

　　3、本單位定期召開會議、研究精神文明創建工作形成的會議紀要、會議記錄等文件材料；

　　4、本單位思想道德教育活動計劃、教材、考核記錄等文件材料；

　　5、本單位開展崗位練兵、技術比武、知識競賽、演講比賽等活動形成的文件材料；

　　6、本單位開展文明職工、文明處（科）室、文明班組創建活動形成的文件材料；

　　7、本單位開展文明樓院、文明家庭創建活動形成的文件材料；

　　9、本單位開展文藝活動形成的文件材料；

　　10、本單位開展體育活動形成的文件材料；

　　公益活動，為幫扶對象精神文明創建工作做貢獻形成的文件材料；

　　12、本單位樹立的精神文明創建工作先進個人典型材料；

　　13、本單位建立文明行為規范和文明服務規范制度的文件材料；

　　14、本單位建立安全防范制度的文件材料；

　　15、本單位建立精神文明創建工作獎懲制度的文件材料；

　　16、本單位和各處（科）室獲得各種榮譽的文件材料（包括榮譽證書、獎狀、獎章、獎杯、獎匾、錦旗及獲獎紙質文件材料）；

　　17、本單位在文明單位考評過程中形成的文件材料（本單位精神文明創建工作情況匯報和考評組的考評意見）；

　　18、各級文明辦在媒體上公示的擬通過文明單位名單（本單位榜上有名）和正式通過考評的審批意見；

　　19、本單位在精神文明創建活動中形成的照片、錄音帶、錄像帶和多媒體電子（光盤）文件材料。

　　二、精神文明創建專題檔案的整理

　　精神文明創建專題檔案如何整理，首先看精神文明創建單位采用哪種分類方法，如采用年度——組織機構分類法的單位，就把精神文明創建工作文件材料分到單位內設機構——機關黨委類里，按單件進行裝訂和整理，在機關黨委當年黨務工作文件材料排完之后，接著排精神文明創建工作文件材料。

　　如采用年度——問題分類法的單位，就把精神文明創建工作文件材料分到黨群工作類里，按單件進行裝訂和整理，這些材料排在當年黨群工作文件材料之后。這是各創建單位檔案室一項正常的檔案整理工作，沒有什么特別之處。

　　這里需要說明的是，各創建單位報送文明辦的精神文明創建材料，大多是送印刷廠裝訂的，有的是平裝本，有的是精裝本（彩色封面、內文附有彩色照片），美觀精致。由于創建文件材料多，有的分為上、下冊，有的分為上、中、下冊。

　　這套材料盡管裝訂考究，說是精神文明創建專題檔案，但嚴格意義上說，它不是精神文明創建專題檔案。因為它不是第一手檔案材料，沒有發文底稿，一般情況下，這是檔案和資料的根本區別（主要是從機關公文的角度）。

　　這套材料就是我們平常所說的第二套（多套制情況下），是作為資料保管的。它不分保管期限，是精神文明創建工作文件材料的匯集。這套材料是按文明辦的要求整理的，內容上反映了本單位精神文明創建的全過程，材料全面、系統，利用起來非常方便。

　　這套材料在本單位精神文明創建工作考評結束之后，應移交到本單位檔案室，作為精神文明創建專題檔案材料的副本保存。以后利用，不提供原件，只提供副本，起到保護檔案原件的作用。