檔案整理數字化公司

　　檔案整理數字化工作的發展和推進，離不開眾多企業公司的幫助，發揮企業優勢，調動市場資源，有利于檔案數字化向更好更高的方向發展。檔案數字化的基礎工作就是紙質檔案數字化，依托檔案整理數字化公司參與海量的紙質檔案數字化工作，壓縮了數字化時間，提高了信息化進程。在檔案整理數字化公司參與工作的過程中，需要按照相關標準、規范、要求做好保密、協調、業務督導等工作。

　　一、檔案外包服務的政策法規依據

　　1、《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第47號）

　　第三十五條各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。

　　第三十八條國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。

　　2、《機關檔案管理規定》（國家檔案局第13號令）

　　第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，并接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。

　　機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》（DA/T68）規定。

　　第五十六條機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

　　二、檔案外包服務的國標規范

　　1、《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）5.7檔案數字化外包

　　（1）紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質；按照GB/T 20530-2006第5章的要求評估數字化加工企業的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。

　　（2）在項目實施過程中，應依據《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發[2014]7號），從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。

　　（3）檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。

　　2、《檔案服務外包工作規范》（DA/T68-2020）

　　（1）檔案服務通常包括檔案寄存服務、檔案數字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發利用服務、檔案銷毀服務等幾種業務類型。

　　（2）檔案寄存服務是指在不改變檔案所有權和處置權的前提下,發包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發包方提供檔案保管的庫房、設備,進行日常保管、安全防護,并按需要提供利用的服務過程。

　　（3）檔案數字化服務是指承包方利用計算機技術對發包方的紙質檔案、音像檔案、縮微檔案等進行數字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態硬盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的服務過程。

　　（4）檔案整理服務是指承包方按照一定原則對發包方形成的檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的服務過程。

　　（5）檔案管理咨詢服務是指承包方通過口頭或書面形式為發包方提供意見、建議,指導、幫助發包方解決檔案工作遇到的問題的服務過程。

　　（6）檔案開發利用服務是指承包方幫助發包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術、方法進行開發,形成各種形式的信息、知識產品,提供利用,發揮檔案價值的服務過程。

　　（7）檔案銷毀服務是指承包方幫助發包方將經過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務過程。

　　三、檔案數字化外包服務選擇的注意事項

　　1、對數字化項目的檔案內容進行調研

　　需要詳細了解數字化項目檔案的內容，是什么類型的檔案，是哪個時期的檔案，是否需要修復，檔案的材質如何，采用哪個規則進行整理，掃描分辨率如何，圖像文件的格式、命名、壓縮、存儲等等。作為一個項目進行外包，項目的經費預算有多少，招投標的形式如何，項目的實施工期有多長，如何實施，在哪里實施，如何監管，驗收工作如何開展等等。

　　2、外包服務公司的選擇

　　檔案數字化外包服務是一種政府采購的委托服務形式，需要按照政府采購的流程確定外包服務公司，一般都是采取公開招投標的形式來確定選取哪家公司。在采購的時候需要對公司做出相關要求，如企業性質、企業規模、注冊資金情況等方面資質條件，安全保密、技術認定、履約情況等技能實力。通過市場競爭的形式，選擇資質條件最優，技能實力最強的公司來勝任外包服務項目。

　　3、制定規章制度，嚴格執行落實

　　為保障檔案實體和檔案信息數據的安全，需要制定崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的規章制度。制度的生命力在于落實，作為業主的檔案館室，需要做好監督指導工作，作為承包項目的外包服務公司需要按照規定流程操作，將制度嚴格執行落實在各項工作環節中。

　　4、互助互利，共同完成數字化項目

　　發包與承包，是互助互利的關系，檔案館室與外包服務公司需要明確責任與義務，完成進度的快慢，成果質量的好壞，直接影響著整體項目的進展。檔案館室與外包服務公司需要共同努力，良性循環，想方設法共同完成數字化項目。

　　檔案整理數字化的工作流程

　　一、《紙質檔案數字化規范》對工作流程控制的規定

　　1.應依據相關的法律法規和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環節操作規范等，對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制，確保數字化成果質量。紙質檔案數字化流程示例參見附錄A。

　　2.應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。

　　3.應建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數字化工作過程中后端環節發現前端環節中產生的問題進行及時反饋和修正。

　　二、檔案數字化項目開展中如何做好流程控制工作

　　1、加強組織領導，明確工作責任制

　　檔案數字化項目開展不是某一個科室就能獨立完成的工作，也不是完全甩手托付于外包服務公司完成，而是檔案部門與外包服務公司需要通過共同努力而完成的一個項目，一個工程。要想按照標準規范完成好項目工作，無論是檔案部門還是外包服務公司，都需要有牽頭領導，需要有分管負責，需要有具辦人員，并且按照相關職責進行履職盡責。

　　檔案的出入庫、數字化前處理的規范化、數字化掃描、目錄建庫、數據掛接、成果驗收，可能涉及到各個科室，需要大家共同參與完成整個項目。

　　2、組織培訓，掌握檔案數字化工作技能

　　現代社會信息化發展的速度越來越快，覆蓋面越來越廣，檔案部門的同志也需要掌握現代化的管理手段，而不是僅僅依賴于外包服務公司，否則檔案數字化開展的過程中會出現很多問題，如標準不明確，操作不統一等等，甚至影響整個項目的整體質量。

　　檔案外包服務公司也需要對參與的員工積極開展培訓，檔案整理規范、著錄規范、數字化掃描規范、安全保密要求等等，全方位的提高參與者的綜合素質。

　　3、適時監督，控制項目成果質量

　　作為檔案部門需要對檔案數字化項目進行適時監督，事前規范，事中抽查，事后驗收。檔案部門的具辦同志，需要熟練掌握檔案業務知識、檔案數字化技能。監督成果質量的同時，既是保證項目順利進行的保證，也是對自身業務素質水平的提高。外包服務公司也需要積極配合，對監督的過程中發現的問題及時補差補缺，并總結提高避免再發生類似事件。

　　4、及時反饋，協調解決問題

　　項目開展的過程中，總是會有各種不確定因素的產生，無論是檔案業主，還是數字化公司，都需要及時反饋，在共同協商的基礎上群策群力解決問題，推進項目的進行。

　　5、組織驗收，確保項目順利完工

　　數字化成果的驗收是對項目的肯定與答復，也是對成果質量的一個確認。大型的檔案數字化項目可以分批次、分階段組織成果驗收，最終正式驗收的時候能減輕很多壓力。