整理數字化檔案（數字化檔案管理）

　　整理數字化檔案一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理更不可靠。檔案信息數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲檔案信息。

　　數字化的好處是：檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全，開展數字化掃描工作之前，應根據紙質檔案實際情況，按整理數字化檔案步驟對檔案實體進行整理鑒別，對需要說明、修裱、掃描等內容進行標識，以確保掃描加工質量和效率。

　　1、分件

　　按傳統方法整理的檔案，應將案卷拆分為件進行掃描。件的劃分應遵照DA/T22的規定進行，注意保持文件的齊全、完整，盡量避免以組合件的方式進行掃描。按新方法整理的檔案，件的劃分遵循檔案形成規律和DA/T22的要求。

　　分件過程中，應注意理順文件的排列順序。對文件形成過程中產生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復件及沒有保存意義的制表說明等不予掃描的頁面，應加以標注。

　　為便于數字檔案（正文）的利用，應將文件處理簽或領導（職能部門）簽署的意見、有本級黨政領導親自批示和審改內容的文件底稿等不便提供利用的文件，在檔案目錄數據庫中進行標識。

　　2、編頁

　　沒有編頁或編頁不規范的檔案，原則上應重新進行編頁。文書檔案正面頁號應編在右下角、背面頁號應編在左下角，科技檔案頁號應統一編在右下角，沒有信息的檔案頁面不編號。

　　頁號不應壓蓋檔案內容；重新編寫頁號時，應將原頁號用鉛筆劃去,以示區分

　　3、裝訂物處理

　　對已裝訂成冊，不去除裝訂物會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時,應注意保護檔案不受損害。

　　對已裝訂成冊，不去除裝訂物不影響掃描工作進行的檔案，應維持原樣。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重無法掃描或折皺不平影響圖像質量的紙質檔案，應先進行技術修復或壓平等相應處理后再進行掃描。

　　5、裝訂還原

　　紙質檔案掃描加工完成后，對拆除過裝訂物的檔案實體進行裝訂還原。裝訂還原應符合國家檔案裝訂規范，要保持案卷整齊、卷內文件排列順序正確、不掉頁、不壓字等。

　　對裝訂還原的檔案實體進行質量檢查、登記，出現卷內文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國家規范等情況，應退回重新整理。

　　6、交接登記

　　檔案數字化過程需要交接的環節,應當填寫檔案調還卷登記表，確保交接清楚，手續完備，有據可查。

　　中博奧實物檔案數字化管理方案

　　實物檔案數字化加工

　　規范要求：應采用有效的管理和技術手段，確保實物檔案數字化成果質量。實物檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規律，真實反映實物檔案的有關信息，最大程度地展現檔案原貌。

　　實物檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。

　　如何對于數字化加工成果進行精確分類，數字化的成果如何與實體檔案建立聯系以及數字化的成果怎樣才能更好的利用起來，中博奧文書定協助組織實現實物檔案數字化加工。

　　中博奧解決方案：

　　1、檔案梳理分類

　　中博奧提供檔案管理分類制度、歸檔要求模板，幫助組織實現對紙質檔案的初步整理工作，補充檔案缺失信息，針對每個補充完整的檔案，形成目錄數據。

　　2、OCR識別

　　中博奧文書定可結合掃描儀，高拍儀等硬件設備對實物檔案進行掃描加工處理，處理過程中利用OCR識別技術，對檔案正文部分的內容進行識別，最終生成數字化的檔案文件或圖像文件，在檔案的檢索利用階段，可以直接通過關鍵字快速定位檔案。

　　3、數據管理

　　中博奧文書定可對整理后的檔案條目數據以及數字化加工處理后的成果文件進行進一步的檢查，最終將檔案條目數據批量導入系統，并將數字化成果與條目數據批量掛接，建立檔室元數據及電子文件之間的關聯，預置實物檔案存放位置信息，實現電子檔案與實物檔案的實時同步管理。

　　庫房管理

　　規范要求：應加強實物檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。

　　現在，還需要有相應的實體庫房對實體檔案進行統一存放和管理。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧文書定把實體庫房虛擬化，把紙制檔案和電子檔案一一對應，從而實現實物檔案、實體庫房的線上化管理。

　　統一維護組織內部的實體庫房，包括庫房基本信息、區域、密集架等，在系統中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等，方便通過系統實現對于紙制檔室的流程化管理和操作記錄。

　　為了解決實體檔案保管的問題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，中博奧檔案管理庫助力組織實現檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數字化管理。

　　檔庫房維護支持庫房、區域、密集架等設置，可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

　　將庫房內部支持分隔成多個區域，每個可以設置多個不同等密集架，設置不同密集架的規格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

　　（檔案庫房管理）

　　能夠錄入庫房的溫濕度信息，系統提供標準接口，可與外部溫濕度傳感器對接，自動完成溫濕度采集工作。

　　為了檔案庫房安全，保障檔案實體和信息安全，需要定期對檔案庫房進行檢查，需要將每次檢查結果錄入系統統一管理。

　　因為檔案庫房專人管理，非工作人員允許不可隨意進入，日常管理要求堅持出入登記制度，隨時記錄利用崗外檔案工作人員出入庫情況。