人事檔案整理辦法

　　按照人事檔案整理辦法對檔案的內容來分類，可以分為人事檔案、財務檔案、文書檔案、科技檔案以及工程檔案等等。其中人事檔案因為涉及到個人的學習經歷、黨團材料、政審審計以及履歷等等諸多內容，所以很多人不清楚人事檔案的的內容以及該如何進行整理，那么人事檔案整理主要工作內容包含哪些內容？

　　具體來說，人事檔案整理的內容包含分類、編號（類號及頁號）、編目以及貼標和裝訂幾個環節，下邊我們就一一了解下吧。

　　分類：人事檔案因為包含的內容眾多，國家出臺了相關的分類標準，具體可以分為十個大的類別（分類標準具體可以參考干部人事檔案管理條例中的說明）。我們拿到一本檔案之后首先就要按照上述的十個類別進行分類，并且按照每一類的排序要求進行排序（其中一、二、三、四、七、九和十類按照時間順序排序，五、六和八類按照邏輯順序進行排序）。

　　比如一類材料包含了5件材料，那需要根據材料形成的時間順序由遠及近進行排序，形成時間較早的排在前邊，形成時間較晚的排在后邊即可。

　　編號：按照分類標準分好之后就要對每一件材料進行編號，編號分為類號和頁號兩種。類號是指你這份材料所在的大的分類以及在本分類下所屬的次序，比如一件材料屬于三類材料的第四件，那它的類號就應書寫為3-4的形式。頁號是指每一件材料具體有多少頁（有圖文的都需要進行編號）其中正面需將頁號寫于右下角，反面需將頁號寫于左下角。

　　編目：編目的意思就是為這份檔案制作目錄，一般編目可以直接用Excel或者專業檔案加工軟件進行編寫，需要注意的是編目必須將檔案中的材料（散材料除外）一一進行編寫，不能遺漏任何一件材料。

　　貼標和裝訂：貼標是指用專業的三角標（目前也有用隔頁紙）在每一個大類的第一件材料的右上角進行粘貼，方便查找方便。裝訂就是利用裝訂機和符合國家標準的專業檔案盒進行裝訂成盒的過程。

　　人事檔案的收集范圍及方式

　　(一)人事檔案的收集范圍

　　人事檔案是集中反映個人經歷、品質才學、工作表現的歷史記錄,凡是記錄個人經歷及其社會實踐活動,反映個人政治面貌、思想品質、業務能力、工作業績、技術專長、學術水平、獎懲情況等方面的人事材料,都屬于人事檔案的收集范圍。根據《干部檔案工作條例》(1990年修訂)、《干部檔案整理工作細則》(1991年)、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》(1991年)、《企業職工檔案管理工作規定》(1992年)等有關文件的規定,人事檔案主要包括如下幾個方面的材料：

　　(1)各種履歷材料。包括：履歷表(書)、簡歷表、各類人員登記表、個人簡歷材料、更改姓名的材料。

　　(2)自傳及屬于自傳性質的材料。

　　(3)各類鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料。

　　(4)學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料。包括：報考高等學校學生登記表、審查表,畢業登記表,學習(培訓結業)成績表,學歷證明材料,選拔留學生審查登記表;專業技術職務任職資格申報表,專業技術職務考績材料,聘任專業技術職務的審批表,套改和晉升專業技術職務(職稱)審批表;創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發表的)等目錄。

　　(5)政審材料。包括：審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的依據材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據的證明材料。

　　(6)參加黨團組織及其他社會組織的材料。

　　包括：中國共產黨入黨志愿書,入黨申請書(1～2份全面系統的)和轉正申請書,中國共產黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見;中國共產主義青年團入團志愿書、申請書,團員登記表、退團材料;加入民主黨派的有關材料。

　　(7)獎勵材料。包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡,各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

　　(8)處分材料。包括：處分決定(免予處分和處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查、交代材料;通報批評材料;甄別、復查報告、決定,上級批復及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。

　　(9)錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料。

　　(10)其他可供參考的材料。包括：體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料,辦理干部喪事活動中形成的悼詞(生平),報紙報道的消息、訃告,非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書,等等

　　下列材料不屬于收集之列：

　　(1)經過區分,應屬于文書檔案、訴訟檔案等其他檔案的材料。

　　(2)重份材料。

　　(3)應屬于個人保存的材料,如：獨生子女證、日記、私人信件、病歷及各種獎狀、證書等。

　　(4)手續不全的材料,如正在處理、懸而未決或未經審核、簽字蓋章的材料。

　　(5)不真實的材料,如來源不明、虛假材料,以及自相矛盾、含糊其辭的材料。

　　(二)人事檔案的收集渠道

　　人事檔案來源廣泛,須通過各種途徑盡可能收集齊全。不同類型的人事材料有不同的收集渠道：

　　(1)通過組織、人事、勞資部門收集各種履歷、考核、任免、調動、晉升專業技術職稱、出國、提干、入黨入團、調整工資級別、離退休等方面的材料。

　　(2)通過各級教育部門收集學歷、學位、學銜、學習成績、在校表現等方面的材料。

　　(3)通過業務部門和科技管理部門收集業務成績、技術職務評定、技術發明、成果鑒定材料。

　　(4)通過紀律檢查部門、司法部門、行政檢查部門、公安部門收集個人違法亂紀所受的黨內外處分、刑事判決書、個人檢查以及撤銷處分、平反決定等材料。

　　(5)通過軍隊有關部門和民政部門,收集曾在部隊服役人員的檔案材料,地方干部兼任部隊職務的審批材料,復員和轉業軍人的檔案材料。

　　(6)向有關單位和個人收集其他按規定應予歸檔的人事材料。

　　(三)人事檔案的收集方法

　　人事檔案的形成規律和特點決定了人事檔案的收集與其他檔案有所不同。例如,人事檔案的收集工作主要是在個人所屬的主管人事部門進行的人事材料的歸檔工作,而檔案館只接收已逝世的具有一定級別的領導、著名專家、學者、知名人士、英雄、模范人物的具有永久或長期保存價值的檔案。與一個單位的文書檔案向檔案館源源不斷地移交不同,個人的人事檔案向檔案館的移交是一次性的。人事檔案沒有固定的歸檔時間,而是由個人活動的具體情況而定的。

　　1.人事檔案應連續不斷地進行收集

　　在個人的生命里程中,一個人出生、成長、讀書、就業會產生相關的關于其學歷、工作經歷、職務職稱、考核、獎勵(或懲罰)等直接反映其個人自然狀況、個人專長和社會地位、社會活動情況、政治信仰等方面的材料。這些材料隨著個人的成長和持續的社會活動而不斷增加,因此,必須連續不斷地對其收集、補充,才能保證人事檔案的完整、齊全,反映個人學習、工作、品質和才學的全貌。如對個人新產生的考核材料、新成果、鑒定材料、獎懲與晉升材料的收集和補充,等等。

　　2.人事檔案應根據其來源定向收集

　　人事檔案材料的形成情況比較復雜,有的是在個人活動中形成的,有的是在各部門人事活動中形成的,致使人事檔案材料分散在部門和個人手中。應根據個人經歷和社會實踐活動的實際情況,向經常產生人事檔案資料的一定單位和部門實行定向收集。

　　3.人事檔案應根據單位的工作活動規律定時收集

　　定時收集是按照一定的時間規律定期向有關部門進行收集。各單位的工作活動具有一定的時間規律性,如人事任免、職稱評定、表彰先進等工作都有一定的規律,例如,每四年領導班子的換屆調整,每年年底的職稱評定,在一年中的某些時段如年底、“三八”婦女節、“五一”勞動節、“十一”國慶節等,一般都有總結或表彰活動,這些活動都會產生大量的人事材料。這要求人事檔案部門掌握單位的工作活動規律和人事檔案的產生特點,及時收集新產生的人事檔案材料,要經常了解和掌握形成干部檔案材料源的信息,溝通渠道,建立聯系制度,不失時機地向形成材料的部門收集應歸檔的材料。

　　4.人事檔案應根據其形成規律進行追蹤收集

　　人事檔案材料不是孤立形成的,一項活動、一次事件,都會產生一系列互有聯系的人事檔案材料。例如,圍繞某次事故的處理,會形成事故調查、復查、取證、對當事人處分決定、當事人檢討和申訴等一系列材料。應根據現有檔案或掌握的線索,將一次事件或一項活動中形成的與當事人有關的人事材料收集齊全。

　　干部人事檔案工作條例

　　1、干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、（學習工作經歷）、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。

　　2、干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于（黨和國家）所有。

　　3、干部人事檔案工作應當遵循下列原則：（一）黨管干部、黨管人才；（二）依規依法、全面從嚴；（三）分級負責、集中管理；（四）（真實準確）、完整規范；（五）方便利用、安全保密。

　　4、（中央組織部）負責集中管理中央管理干部的人事檔案。

　　5、組織人事部門應當明確負責干部人事檔案工作的機構，每管理（1000）卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。

　　6、干部本人和材料形成部門必須（如實）、規范填寫材料。

　　7、材料形成部門應當按照相關規定審核材料，在材料形成后（1）個月內主動向相應的干部人事檔案工作機構移交。

　　8、干部人事檔案日常管理主要包括檔案建立、接收、保管、轉遞、信息化、統計和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和（歸檔）等。

　　9、干部人事檔案分為（正本）和（副本）。

　　10、干部人事檔案管理權限發生變動的，原管理單位的干部人事檔案工作機構應當對檔案進行認真核對整理，保證檔案內容真實準確、材料齊全完整，并在（2）個月內完成轉遞；現管理單位的干部人事檔案工作機構應當認真審核，嚴格把關，一般應當在接到檔案2個月內完成審核入庫。

　　11、轉遞干部人事檔案必須通過（機要交通）或者安排專人送取，轉遞單位和接收單位應當嚴格履行轉遞手續。

　　12、干部人事檔案利用方式主要包括查（借）閱、復制和（摘錄）等。

　　13、查閱檔案應當（2）人以上，一般均為黨員。

　　14、干部人事檔案一般不予（外借），確因工作需要借閱的，借閱單位應當履行審批手續，在規定時限內歸還，歸還時干部人事檔案工作機構應當認真核對檔案材料。

　　15、干部人事檔案審核中發現的問題應當按照相關規定及時進行整改和處理。涉及干部個人信息重新認定的，應當及時通知干部所在單位和（干部本人）。