人力資源部整理檔案（人力資源部檔案整理流程）

　　人力資源部整理檔案是人力資源管理的一項重要基礎工作，檔案詳細真實地記錄著員工的各種信息，在企業生產經營活動中起著越來越重要的作用。在檔案整理過程中，我們做到認真鑒別、分類準確、裁剪修補、編號有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每份檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

　　為進一步優化全市干部職工人事檔案管理，促進檔案工作規范化、科學化、標準化，今年以來，永濟市人力資源和社會保障局統籌謀劃，多措并舉，集中精力開展檔案整理工作。

　　配強管檔人員，高效完成歸檔。今年3月，永濟市人力資源和社會保障局利用全市人事檔案電子化工作契機，通知全市機關事業單位集中開展2021年度檔案歸檔工作，并專門配備檔案室管理員，進一步細化檔案管理流程，明確崗位職責，做到專人負責，組織到位。

　　提高人員素質，規范歸檔流程。在“認真鑒別、分類整理、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊”的工作要求下，檔案室管理員和單位人事干部本著對工作高度負責的態度，提前組織學習檔案管理最新政策，要求在檔案收集、整理、移交等環節堅持規范化、標準化、制度化，對每一份人事檔案要嚴格按照統一格式、統一要求、統一整理裝訂打孔，存入標準檔案盒，認真登記歸檔，確保檔案資料的完整、規范。

　　全面梳理鑒別，科學規范歸檔。集中收集年度考核、工資調整、聘用合同、職稱評審等檔案資料，對每一份材料進行認真分析，逐一進行分類整理、裝訂成冊、編號歸檔，做到分類規范、保存完整、有據可查、方便查找。截至目前，已有11家機關事業單位共計791份干部職工人事檔案整理到位。

　　下一步，人力資源部將立足全市檔案管理新形勢、新要求，按照檔案室規范化建設要求，進一步完善檔案管理機制，做實做細檔案日常管理工作，把檔案工作與各項業務工作同安排、同部署，形成上下齊抓共管，協作配合的良好局面，力爭到2022年底完成人事檔案更新整理工作和勞動文書檔案的電子化移交工作，確保檔案管理逐步實現規范化、程序化、高效化。

　　人力資源部檔案整理流程

　　歸檔檔案整理

　　將歸檔檔案以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　人力資源部檔案整理原則

　　1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系；

　　2、歸檔文件整理應區分不同價值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應符合文檔一體化要求，便于計算機管理或計算機輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。同時應注意件內排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機構（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。機構分類法和問題分類法應擇一適用，不能同時采用。

　　采用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

　　檔號結構宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數作為必備項，機構（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細、便于檢索。

　　歸檔文件應逐件編目，設置序號、檔號、文號、責任者、提名、日期、密級、頁數、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應打印裝訂成冊。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）。

　　紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應予以修復：字跡模糊或易褪變的，應予復制；

　　2、歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁

　　1、以件為單位編制頁碼；

　　2、頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒，并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

　　歸檔電子文件整理要求

　　1、紙質檔案的掃描色彩模式統一采用彩色模式，掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi，建議以PDF格式存儲；

　　2、掃描形成文件保存為多頁pdf格式，文件命名為檔號。

　　3、掃描完成后，把目錄和掃描件移交區檔案館進行轉換，轉換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒，完成電子檔案數據的錄入、掃描、備份工作。