干部人事檔案整理標準

　　干部人事檔案整理標準：整理的第一個環節是鑒別，也是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備；

　　對經過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區別不同情況，采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術加工、裝訂五個步驟:

　　干部人事檔案整理標準

　　第一步。分類按照《干部檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。

　　第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當前時間，填寫要規范，前后一致，培訓兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸此類。

　　第二類:自傳材料。報告個人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。第二類中新增加了報告個人有關事項的材料。

　　第三類:考察、考核、鑒定材料；審計材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調查、評價的材料。具體有：定期考核材料，年度考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業、學校、黨校學習純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調任時審計材料（經濟責任審計結果報告）；后備干部登記表。

　　第四類:學歷學位材料。職業(任職)資格和評(聘)專業技術職務(職稱)材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學生登記表歸第一類，學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第三類，此次統一調整到第四類。其中：

　　1、學歷學位材料：高中畢業登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明。歸二級分類的1類中。

　　2、職業（任職）資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。評（聘）專業技術職稱（職務）材料：專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料。歸二級分類2類中。

　　3、反映個人科研學術水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

　　4、培訓材料：為其兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記表等材料（培訓學習時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。

　　第五類：政審材料。更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。

　　包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）認定材料也歸在第五類。

　　這里重點講一下關于確認出生日期和參加工作時間如何確認。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個人早期為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。

　　中組部、人事部、公安部關于干部出生日期問題的文件有兩個：一個是現行的文件，即《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）。文件規定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據。”

　　中組部2007年1月印發《關于做好公務員登記中干部檔案相關工作的通知》（組通字［2007］4號）規定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據。”

　　干部檔案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團志愿書，或者高中畢業生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發的《關于辦理干部退（離）休手續時認定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號）。

　　在2006年10月以前，已經按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調查報告、證明材料（原戶籍內冊、登記卡片、出生證等的復印件）、按照干部管理權限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復。

　　干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業生轉正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉登記表證明等。

　　確認干部參加工作時間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動人事部關于確定建國前干部參加革命工作時間的規定》（中組發［1982］11號）、《國家教委、人事部、勞動部關于博士生和在職人員考取碩士生學習期間工齡計算問題的通知》（教高［1990］001號）、《人事部關于“文革”前赴蘇聯、東歐留學的本科生學習期間工齡計算的問題的通知》（人薪發［1992］11號）、《人事部、勞動部關于一九六六至一九六九屆大中專畢業生參加工作時間和工齡計算問題的通知》（人薪發［1994］43號）、《勞動人事部關于解決原下鄉知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》（勞人培［1985］23號）等等。

　　第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料。包括干部參加黨、團組織的有關材料。

　　第七類:表彰獎勵材料。包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統一規定作為獎勵材料，歸第七類。

　　第八類:涉法違紀材料。

　　第九類:招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(復員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。包括干部職務變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。

　　注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表》統一規定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。

　　這里的工資、待遇類材料應有：

　　93年10月執行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；

　　97年7月調整工資標準審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；

　　98年元月正常晉級審批表（五年年度考核稱職）；99年7月調整工資標準審批表；

　　99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調整工資標準審批表；艱苦邊遠地區津貼審批表；

　　2001年10月調標審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年年度考核稱職）；

　　2003年7月調標審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學歷浮動工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；

　　2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補貼審批表、完善艱苦邊遠地區津貼審批表。

　　2006年至今正常晉級和調整艱苦邊遠地區津貼審批表。職務變動調整工資，要在職務變動工資審批表標表明工資文號，屬于公務員的要有公務員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補貼表、高原補貼表這兩張表。

　　任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現實表現；按規定逐項如實、準確填寫。要注明任免職務的批準機關、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調入機關或參照公務員法管理機關的干部，須有《公務員調任審批（備案）表》。

　　第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料;生平，非正常死亡調查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也歸入此類。

　　這里需要重點說明兩個問題：一是第四類、第九類材料的二級分類問題。

　　第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說:根據中組部1991年印發的《干部檔案整理工作細則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料。

　　此外，第四類材料可以再分為:1.學歷學位材料;2.職業（任職）資格和評（聘）轉業技術職務（職稱）材料；3.反映科研學術水平的材料；4.培訓材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標準進行二級分類。二是內容交叉材料的分類問題。

　　部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內容交叉的情況，可以根據材料的主要內容或用途來確定類別：1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類；3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類；5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷放一類。

　　第二步，排序排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種:

　　1.按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

　　2.按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

　　第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

　　每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數；復印件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。

　　第三步，編目修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”；二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”；三是刪除了“份數”欄。

　　編目的具體要求：

　　1.檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2.每類目錄應首先注明材料類號和類別名稱。

　　3.“類號”下再依次填寫排列序號。規范的序號欄填寫方法應該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用（一）至（四），順序號用阿拉伯數字。

　　4.“材料名稱”根據材料題目填寫。一般來說，沒有標題或標題不規范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。

　　5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準。時間填寫要盡量詳細、規范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。

　　6.“頁數”材料的頁數。按照編好的頁數如實填寫。

　　7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復印件等情況也應注明。

　　8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

　　第四步，技術加工

　　1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經久耐用。復制件應附在原件后，與原件作為一件。

　　2.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。

　　3.幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。

　　4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。5.為方便檔案利用和后續材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

　　第五步，裝訂。裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。

　　如果左側的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。

　　干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附標簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規范的簡化字。

　　干部人事檔案整理中存在的難點

　　1.檔案材料的收集

　　檔案材料收集工作中最突出問題的是不能及時轉交、材料手續不完整、以及個別材料缺失。檔案材料是多部門形成的原始資料，要全面完整正確地收集到應該歸檔材料，必須多部門聯動，做好檔案管理工作宣講，讓相關部門了解到檔案管理工作的重要性、嚴肅性和真實性，能夠將成套的、準確的、手續完備的材料及時轉交檔案管理人員。

　　2.檔案材料的甄別

　　檔案材料可分為十項內容，若要達到真實、準確反映當事人成長歷程和基本情況，必須對所收集整理的材料進行細致地甄別。在整理檔案過程中，遇到有些材料明顯與履歷不符、印章不清晰、沒有落款日期或者不能提供原件等此類情況，應謹慎對待，不可隨意將材料入檔；應進行審核，對沒有核準前材料一律不得入檔，以免誤導查閱人員對信息準確度的把握，影響該檔案的參考價值。

　　3.檔案材料的修復

　　檔案材料修復工作是一項非常艱巨地任務。在整理檔案中會經常發現檔案中多張原始材料粘在一起，而且已經泛黃，紙質薄、脆、易爛。對于此類問題，在沒有有效方法解決之前，建議不要魯莽行事將材料強行分開，造成不必要的、不可挽回的損失。對于紙張較小，已打孔破壞完整性的材料，應重新裱糊、裝訂，盡量還原其原始狀態，使損失降到最小。

　　4.檔案材料的保管

　　檔案材料的保管非常講究，必須防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。在完善制度的同時，嚴格把控進入檔案室人員，禁煙、禁止攜帶火種，對于檔案管理人員必須提高防火意識，學習滅火器的使用及危機情況下如何搶救檔案材料。另外在整理材料時，需嚴格按照要求進行，剔除材料中所有金屬材質，例如訂書針、大頭針等。以免金屬材質生銹，造成檔案材料的破壞。

　　5.檔案材料的補充

　　關于檔案整理的要求先后出臺了多次，其中不乏個別材料是否歸檔的問題，致使有些材料缺失。例如：行政介紹信、招工體檢表、聘任通知、聘用合同等。部分材料如果在文書檔案保存的話可以及時歸檔，但遇到人員調動原單位重組或撤銷、文書檔案管理不完善、人事檔案銷毀未嚴格按程序進行導致材料缺失等問題，材料的補充將面臨很大難度。

　　6.檔案材料的轉遞

　　檔案轉遞嚴格按照要求由專人送達或通過機要轉遞，但是有時會出現“無頭檔案”。遇到此類情況，可通過檔案材料中家庭成員情況，積極與當地居委會或村委會聯系，以找到家人或本人，說明檔案對本人的重要性，確定檔案轉出部門，及時辦理轉遞手續。或將檔案材料轉至當地人事局或人才交流中心保管，確保手中無死檔。

　　7.檔案材料的查閱

　　查閱檔案必須填寫“人事檔案查閱單”，經領導批準后方可查閱，查閱人必須是中國共產黨黨員。而且查閱檔案只能在指定地點、檔案管理人員的陪同下進行，嚴格遵守保密制度和閱檔制度，嚴禁對檔案進行拍攝、涂改、圈畫、抽出、撤換和損壞，更不能查閱、借用本人及其直系親屬的檔案材料。一般情況下，不允許將檔案帶離檔案室或借走，如確實需要，須提供行政介紹信并經單位主管領導批準后辦理相關登記手續，按期歸還。

　　干部人事檔案整理的幾點建議

　　1.加強組織領導

　　領導重視是做好人事檔案管理工作的前提條件，通過加大宣傳力度、普及相關法律法規，以增強單位領導及各部門檔案管理意識、明確各自在檔案管理中的職責，配備專人負責人事檔案管理，并將人事檔案管理納入日常管理工作范圍，分管領導協同主管領導定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、監督，及時發現問題解決問題。

　　2.完善規章制度

　　為順應時代潮流，不斷改變其管理模式，從而更好地發揮檔案的參考價值。傳統的人事檔案管理模式已經不能適應現代組織需要，而人事檔案管理改革的前提就是建立一套完善的規章制度。通過制度來管理人事檔案管理人員，深知檔案的嚴肅性、保密性，嚴格按制度執行查閱登記制;也通過制度來規范檔案收集、鑒別、入檔程序和時限要求，從而提高工作效率。

　　3.提高檔案管理人員素質

　　加強學習，提升個人政治思想水平的同時，通過專業培訓不斷提高業務水平和工作能力，做到檔案整理按新要求實時更新，檔案入檔要仔細甄別去偽存真，檔案保存需因地制宜嚴密科學，檔案管理應制度嚴謹堅持原則。

　　4.加快建立人事檔案電子化管理

　　干部職工個人信息最原始依據就是人事檔案。鑒于其歷史性、唯一性、不可復制性，為避免多次翻閱造成紙張的破壞，也為了便于查閱，人事檔案電子化已勢在必行。

　　總之，干部人事檔案長期以來都有著極其重要的作用，是黨的組織工作、人事工作不可或缺的重要參考依據。加強檔案管理人員自身素養、業務能力的同時，還需注重組織領導、完善制度、與時俱進，確保干部人事檔案能夠歷史地、真實地、全面地反映個人成長歷程，從而成為最有價值的原始資料。