水利水電工程檔案管理辦法（水利工程檔案整理規范）

　　水利水電工程檔案管理辦法：水利工程建設項目檔案，真實記錄和反映了項目建設的全過程，是工程建設管理、質量監督、資金監管的重要依據，也是工程運行管理、維修養護、改造擴建的重要依據。當前，水利工程建設項目數量多、規模大、投資高，做好水利工程建設項目檔案工作意義重大。

　　為了加強水利工程建設項目檔案規范化管理，水利部貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《政府投資條例》《建設項目檔案管理規范》等法律法規和規范要求，修訂印發了《水利工程建設項目檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）。

　　主要是強化了水利工程建設項目有關單位的職責任務、項目文件管理要求，細化了竣工圖編制、項目文件歸檔程序和歸檔時間等具體要求，使水利工程建設項目檔案管理更切合項目實際、更具可操作性。《規定》為水利部規范性文件，共八章四十五條，自2021年6月28日起施行。

　　修訂必要性

　　水利工程檔案是水利工程項目建設管理的重要內容，當前全國各類水利工程建設項目全面推進，工程檔案管理方面還存在一些突出問題。

　　一是重建輕管的現象較為普遍。工程建設各有關單位對檔案工作不夠重視，項目法人和參建單位在項目文件管理人員、項目檔案管理人員、檔案工作經費等方面配置不足、力量薄弱，重視工程建設進度和質量，輕視項目文件和檔案管理等基礎性工作，檔案完整性、準確性上出現較多問題。

　　二是參建各方對工程檔案管理職責的理解存在偏差。許多參建單位認為水利工程檔案管理是項目法人的職責內容，監理、施工等單位只要把建設過程中形成的文件材料交給項目法人整理就可以；項目法人各業務部門也認為文件材料整理歸檔等工作應該由檔案管理部門負責，業務部門干好業務工作就行。這些認識上的誤區影響了工程檔案管理的質量。

　　三是竣工圖編制存在問題較多。竣工圖編制說明、編制依據、修改和重繪要求、竣工圖折疊、竣工圖章和竣工圖審核章使用、檔號章填寫等方面還存在與規范要求不一致的問題。

　　《規定》就當前水利工程建設項目檔案管理面臨的突出問題提出了針對性要求，特別是強化工程檔案與工程建設同步管理，要求把檔案工作融入建設管理全過程，納入建設計劃、質量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制。

　　確保實現檔案工作與項目管理的深度融合，確保工程檔案完整、準確、系統、規范和安全，滿足水利工程建設項目建設、管理、監督、運行和維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。

　　明晰職責任務

　　水利工程項目建設規模大、參建單位多，文件材料涉及面廣、歸檔部門多，必須要明晰項目法人、參建各單位對工程檔案的管理職責，才能實現統一管理、統一制度、統一標準的檔案管理要求。《規定》分別對項目法人、項目法人檔案管理機構、項目法人建設管理相關部門、參建單位所要履行的職責任務進行了明確要求，確保權責清晰、各負其責，共同做好工程檔案管理工作。

　　項目法人主要履行職責任務

　　項目法人對工程檔案工作負總責。

　　一是要明確檔案工作的分管領導，設立或明確與工程建設管理相適應的檔案管理機構；建立檔案管理機構牽頭、工程建設管理相關部門和參建單位參與、權責清晰的項目檔案管理工作網絡。

　　二是要制定項目文件管理和檔案管理相關制度，包括檔案管理辦法、檔案分類大綱及方案、項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案整編細則等。

　　三是要在招標文件中明確項目文件管理要求。與參建單位簽訂合同、協議時，應設立專門章節或條款，明確項目文件管理責任，包括文件形成的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數、整理標準、介質、格式、費用及違約責任等內容。監理合同條款還應明確監理單位對所監理項目的文件和檔案的檢查、審查責任。

　　四是要建立項目文件管理和歸檔考核機制，對項目文件的形成與收集、整理與歸檔等情況進行考核。對參建單位進行合同履約考核時，應對項目文件管理條款的履約情況做出評價；在合同款完工結算、支付審批時，應審查項目文件歸檔情況，并將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。

　　應將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設，統籌規劃、同步實施。

　　五是對檔案主管部門和上級主管部門在項目檔案監督檢查工作中發現的問題要及時整改落實，對檢查發現的檔案安全隱患應及時采取補救措施予以消除。

　　項目法人檔案管理機構主要履行職責任務

　　檔案管理機構是統籌協調工程檔案管理各項工作的核心部門。

　　一是要組織協調工程建設管理相關部門和參建單位實施項目檔案管理相關制度。二是要負責制定項目檔案工作方案，對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。

　　三是要負責監督、指導工程建設管理相關部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。

　　四是要組織工程建設管理相關人員和檔案管理人員開展檔案業務培訓。

　　五是要參加工程建設重要會議、重大活動、重要設備開箱驗收、專項及階段性檢查和驗收。

　　六是要負責審查項目文件歸檔的完整性和整理的規范性、系統性。七是要負責項目檔案的接收、保管、統計、編研、利用和移交等工作。

　　項目法人工程建設管理相關部門主要履行職責任務

　　一是要負責對水利工程建設項目技術文件的規范性提出要求。

　　二是要負責對勘察、設計、監理、施工、總承包、檢測、供貨等單位歸檔文件的完整性、準確性、有效性和規范性進行審查。

　　三是要負責對本部門形成的項目文件進行收發、登記、積累和收集、整理、歸檔。

　　參建單位主要履行職責任務

　　參建單位是開展工程檔案收集整理歸檔的主體。

　　一是要建立符合項目法人要求且規范的項目文件管理和檔案管理制度，報項目法人確認后實施。

　　二是要負責本單位所承擔項目文件收集、整理和歸檔工作，接受項目法人的監督和指導。

　　三是監理單位要負責對所監理項目的歸檔文件的完整性、準確性、系統性、有效性和規范性進行審查，形成監理審核報告。

　　明確歸檔要求

　　工程檔案必須真實、準確，與工程實際相符，項目文件材料整理歸檔要保證格式規范、內容準確、文字清晰、頁面整潔、編號規范、簽字及蓋章完備等規范要求。

　　強調照片、聲像檔案收集整理歸檔

　　照片和音視頻文件歸檔是工程檔案管理中的薄弱項，很多單位對其重視程度不夠，把歸檔文件狹隘理解為紙質文件，導致檔案收集不完整、整理不規范等現象比較突出，造成無法彌補的損失。

　　《規定》特別強調，水利工程建設項目重要活動及事件，原始地形地貌，工程形象進度，隱蔽工程，關鍵節點工序，重要部位，地質、施工及設備缺陷處理，工程質量或安全事故，重要芯樣，工程驗收等，必須形成照片和音視頻文件，并按照相關檔案管理規范進行整理歸檔。

　　確定工程檔案的歸檔范圍

　　《規定》附件2中制定了水利工程建設項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表，從前期工作、征地補償與移民安置、建設實施（工程建設管理文件、招標投標/合同協議文件、施工文件、設備制造/采購文件、信息系統開發文件、監理監造文件、科研項目文件）、生產準備/試運行、竣工驗收等5個類別提出了167方面應歸檔文件材料的范圍，并注明了保管期限。

　　這個歸檔范圍和保管期限是從全國各類水利工程建設項目中總結歸納的，結合到具體的水利工程建設項目，必須根據實際情況，由項目法人技術負責人牽頭、各工程建設管理部門和參建單位技術負責人員、檔案員參加，共同研究制定適合本項目實際的文件歸檔范圍和檔案保管期限表，印發工程管理各部門和各參建單位對照執行，確保應歸檔文件材料收集齊全完整。需要提醒注意的是，該文件歸檔范圍不能直接作為項目檔案分類方案使用。

　　建立工程檔案審查機制

　　項目法人與參建單位按照職責分工，分別組織對歸檔文件進行質量審查。

　　一是施工文件、設備采購制造文件，參建單位組卷、整理完畢并自查后，依次由監理單位、項目法人工程建設管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。

　　二是信息系統文件，參建單位組卷、整理完畢并自查后，依次由監理單位、項目法人信息化管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。

　　三是監理文件、總承包文件、科研項目文件和第三方檢測文件，有關單位組卷、整理完畢并自查后，依次由項目法人工程建設管理部門、項目法人檔案管理機構進行審查。四是項目法人各部門文件，依次由部門負責人、項目法人檔案管理機構進行審查。各審查責任主體對審查發現的問題，要形成記錄并反饋被審查單位，被審查單位要及時整改，形成整改閉環，合格后方可歸檔。

　　明確各類文件歸檔時間

　　項目文件何時歸檔，一直以來都是項目法人相關部門和參建單位牽扯不清的地方，很多項目建設都出現項目文件歸檔遲滯的現象，有的項目甚至出現參建單位承擔工程完工驗收幾年后其文件尚未歸檔移交的情況，直接影響到項目后續驗收等相關工作的開展。《規定》從11個方面明確各類文件的具體歸檔時間，要求相關文件要經規范整理及審查后及時歸檔。

　　一是前期文件在相關工作結束時歸檔；

　　二是管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產生的跨年度文件在辦結年度歸檔；

　　三是施工文件（含竣工圖）在項目合同驗收后歸檔，建設周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔；

　　四是設備制造采購文件在相關工作完成后歸檔；

　　五是信息系統開發文件在系統驗收后歸檔；

　　六是監理文件在監理的項目合同驗收后歸檔；

　　七是第三方檢測文件在檢測工作完成后集中歸檔；

　　八是科研項目文件在結題驗收后歸檔；

　　九是生產準備、試運行文件在試運行結束時歸檔；

　　十是實行總承包的項目文件在項目合同驗收后歸檔；

　　十一是各專項驗收和竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。

　　明確項目檔案管理卷要求

　　項目法人檔案管理機構負責建立項目檔案管理卷，是《建設項目檔案管理規范》中提出的要求，在實際工作中也特別具有現實需求。

　　《規定》明確提出，要把項目建設過程中形成的包括項目概況、管理辦法、分類方案、整理細則、歸檔范圍和保管期限表、標段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊等凡是能說明項目檔案管理情況的有關材料組成專門案卷。

　　待項目竣工驗收后，無論是移交工程運行管理單位、項目主管部門、檔案館或者是其他管理人員都可以一目了然地通過項目檔案管理卷了解該工程檔案相關情況，方便檔案管理和檔案檢索利用。

　　《規定》還對項目電子文件和電子檔案管理、檔案驗收與移交等進行了明確規定，附件1對水利工程建設項目竣工圖編制要求從6個方面予以專門表述，方便檔案管理人員對照執行。

　　水利工程檔案整理規范

　　《水利工程建設項目檔案管理規定》

　　1、什么是水利工程檔案？

　　水利工程檔案是指水利工程建設項目根據水利工程建設程序在工程建設各階段（前期工作、施工準備、建設實施、生產準備、竣工驗收等）形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　2、水利工程檔案的特點

　　專業性：是水利工程建設活動的真實記錄，包括了工程勘察、設計、地質、水文、測繪、地震、建筑施工、設備制造及安裝、安全監測、水土保持、環境保護、自動化、科研等專業內容；

　　成套性：圍繞一個工程項目，規律的形成了一系列相關文件材料，記載和反映了這一工程項目建設活動全過程和成果，構成了一個工程建設項目完整的整體；

　　現實性:具有較強的現實實用性。

　　3、檔案歸檔的幾大關鍵詞

　　案卷——指由互有聯系的若干文件材料組合而成的檔案保管單位。組卷原則是遵循工程文件材料的形成規律，保持案卷內文件材料的有機聯系和案卷的成套性、系統，便于檔案保管和利用；

　　檔號——是指以字符形式賦予檔案實體的用于固定和反應檔案排列順序的一組代碼；

　　工程文件歸檔——是指工程項目的設計、施工、監理單位在項目完成時向建設管理單位移交經組卷整理的全部相應文件材料；

　　案卷目錄——登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄；

　　卷內目錄——登錄卷內文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內文件之前。

　　4、歸檔依據

　　水利部發布《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦［2005］480號），自2005年12月10起施行。電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002

　　第一章總則

　　第一條為加強水利工程建設項目（以下簡稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責，規范檔案管理行為，充分發揮檔案在水利工程建設與管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規定》及有關業務建設規范，結合水利工程的特點，制定本規定。

　　第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

　　第四條本規定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執行。

　　第二章檔案管理

　　第五條水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。

　　第六條各級建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門,認真履行監督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。

　　第七條項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監督、檢查和指導職責。

　　第八條勘察設計、監理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。

　　第九條工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。

　　第十條水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。

　　第十一條大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。

　　第十二條項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數字化工作，建立工程檔案數據庫，大力開發檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。

　　第十三條項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》。

　　第三章歸檔與移交要求

　　第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。

　　第十五條《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。

　　第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。

　　第十七條水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T1182-2000)。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足水利工程檔案整理規范要求。即內容應完整、準確、系統；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續完備，歸檔圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統一折疊。

　　第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規范、簽字手續完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"，有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：

　　（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

　　（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；

　　（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"。

　　第十九條水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。

　　第二十一條項目法人可根據實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數，但應滿足以下要求：

　　（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；

　　（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；

　　（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；

　　（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料。

　　第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。

　　第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。

　　第四章檔案驗收

　　第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

　　第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。

　　第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責。

　　第二十七條水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

　　檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統、安全性的自我評價等內容。

　　第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。

　　第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：

　　（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；

　　（二）聽取監理單位對項目檔案整理情況的審核報告；

　　（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；

　　（四）查看現場（了解工程建設實際情況）；

　　（五）根據水利工程建設規模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；

　　（六）驗收組成員進行綜合評議；

　　（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；

　　（八）驗收主持單位以文件形式正式印發檔案專項驗收意見。

　　第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內容：

　　（一）工程概況。

　　（二）工程檔案管理情況：

　　1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

　　2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數量

　　3、竣工圖的編制質量與整編情況

　　4、工程檔案的完整、準確、系統性評價

　　（三）存在問題及整改要求。

　　（四）驗收結論。

　　（五）驗收組成員簽字表。

　　第五章、附則

　　第三十一條本規定由水利部負責解釋。

　　第三十二條本規定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建設項目檔案資料管理規定》（水辦[1997]275號），同時廢止。