工程檔案系統（工程檔案系統對檔案的功能和作用）

　　工程檔案系統數字化不僅僅意味著技術的變革，更意味著以人為關鍵因素的管理方式的變革。通過實踐案例可以看出，建設工程檔案管理系統，使得企業能夠通過信息化技術，提高檔案管理的整體水平和質量。

　　這不僅有利于規范化管理工程檔案，減少人力資源消耗，同時能推動企業知識資源的沉淀與傳播，為企業的不斷創新和進步提供源源活力。相信，以數字化賦能工程檔案管理，讓信息技術融入檔案管理的方方面面，將會為企業帶來的效能回報。

　　工程檔案記錄了工程項目建設生產活動的全過程，是工程項目不可或缺的一部分。對于企業來說，該如何布局規范化的工程檔案管理系統呢？從下面這幾個方面為大家分享一下。

　　1、工程檔案有什么特點？

　　工程檔案，是指工程從提出、立項、審批、設計、監理至驗收等全過程中形成的應當歸檔保存的材料，包括文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料形式，是工程項目不可或缺的一部分。

　　2、工程檔案為什么這么重要？

　　一方面，工程檔案是項目竣工驗收的必備依據。如果工程檔案資料在建設過程中發生了遺失、損毀等情況，將會導致工程驗收不能順利進行。另一方面，工程檔案是已完工項目進行維護、維修、改造的重要依據，如果沒有妥善管理，工程后續工作將難以推進。從長遠來說，工程檔案是工程質量的重要憑證，也是儲備工程技術、工程經驗的重要載體，具有重復利用、提供借鑒以及促進創新的重要價值。

　　3、工程檔案管理的難點在哪？

　　管理難度大、檢查強度大。為了保障工程的正常進行，工程檔案資料必須確保真實、準確、完整，與工程實際相符合。此外，工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴格而細致的要求來執行，這些在《建設工程文件歸檔整理規范》都有相關規定。

　　時間周期長、工作量大。無論是新建、改建、擴建等建筑工程，工程檔案管理需覆蓋工程項目前期、工程建設期和竣工驗收期等階段，時間可能長達數年，工作量大，耗費人力大。

　　標準化難度高。工程項目中包括有建設、勘察、設計、施工、監理等單位的參與，涉及組織及環節多，管控難度高。

　　綜上所述，企業在工程檔案管理的推進過程中，往往面臨著諸多挑戰。

　　工程檔案管理系統實踐

　　在引進工程檔案管理系統前，公司的工程文件和檔案資料分散在各部門員工電腦上，未形成統一化歸檔。這不僅給檔案管理帶來了諸多掣肘，員工查閱、利用的效率亦有待提高，公司亟需一個統一的平臺來實現規范化管理。

　　為此，經過多方考察，引進了工程檔案管理系統。系統針對在工程檔案管理工作中遇到的難點，作出了以下部署：

　　01、統一平臺管理，工程檔案系統全把控

　　針對工程檔案資料分散的情況，為其構建了一個一站式工程檔案管理平臺。企業通過一個平臺，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對實體與電子檔案實施同步管理。

　　應用后，無論是工程實施過程中的過程文件，還是項目結束后的成果文件，都能集中統一實現規范化歸檔。保障了歸檔及時性的同時，也能通過檔案到位情況，實時對工程項目進度進行監控，推動了工程管理效率的提高。

　　02、有序化分類，滿足規范管理需求

　　通過自定義分類及屬性的功能，按不同船舶工程項目對進行了檔案分類，并根據管理需求在對應分類下進行檔案立卷，規范收錄從工程項目從招投標階段、立項階段、建設階段到竣工驗收階段的各類報告、設計圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續的統計、分析也有了支撐。

　　03、依權限利用，兼顧安全與高效

　　在項目工程的推進過程中，員工常常需要進行檔案的查詢、借用等。這時候，通過受權限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實現檔案的高效協作與利用。

　　檢索功能：應用搜索平臺，員工可隨時隨地在PC或移動端上，通過組合關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準找到所需檔案。搜索結果將會依權限展示，僅擁有對應權限的用戶才能查看。

　　借還功能：員工通過借閱流程，即可申請以線上、線下或線上線下結合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請人、借閱用途、歸還日期都會一一自動登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統計功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

　　工程檔案系統對檔案的功能和作用

　　伴隨著電子信息技術的飛速發展，建筑資料管理方法也產生很大的變化，從傳統的的檔案保管向智能化檔案保管全過程已不可避免。怎樣在新的態勢下，加強檔案資料數字化管理，充足研發和運用工程檔案系統也變成人們關心和考慮的話題討論。

　　工程檔案系統對檔案的功能和作用

　　一、工程檔案系統的運用基本原理：

　　1、工程檔案系統將工程施工管理中相關品質動態控制的各類文檔.檢驗數據信息等品質保證材料在電子計算機中開展儲存.查看.解決，充分利用網絡開展相關資料的在網上送檢.審核.品質簽認工作中，完成施工質量的動態控制，減少報審周期時間，保證管理資料的電子化紀錄和全自動存檔梳理。

　　2、根據依靠電子計算機進行數據信息鍵入.導出及復印作用，將繁雜.混亂的材料定編.梳理和查看工作中越來越簡易.輕輕松松和井然有序，使材料管理者可以便捷和便捷地定編各種各樣施工工藝用表，明顯提高效益。

　　3、根據系統軟件標準和合理的材料管理體系，可以集中體現工程施工管理的程序化交易規范性和系統化，讓施工資料可以真真正正詳細體現工程施工流程的實際情況，進而協助各相關責任人能夠更好地掌握和把握施工質量，保證建筑項目的質量管理，提升建設項目的品質管理能力。

　　二、中博奧軟件工程檔案系統的作用

　　1、提高工作效率

　　檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源;如發現漏輸的檔案信息，

　　可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　2、能夠更好地開發檔案內容信息

　　應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

　　檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。

　　3、更好地實現檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。

　　檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。

　　過去工程項目施工技術資料的搜集整理，一直以來以人力填寫.手工制作測算.打印紙張傳送的傳統式方法開展管理方法。現如今可以選用工程檔案系統，逐步推進工程項目施工技術資料的“自動化技術.電子化”，進行材料在小區業主.工程監理和施工方相互之間的全過程動態性網絡化管理和工程施工質量的實時監控系統。