公司紙質檔案數字化

　　為做好公司紙質檔案數字化工作，實現檔案查閱電子化，縮短檔案查借閱時間，最大限度地保護紙質檔案，根據天津市檔案局《天津市檔案事業發展“十四五”規劃》《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）的要求，我館積極推動進館檔案數字化工作進程。針對各單位檔案數字化工作中存在的疑點，我館對《紙質檔案數字化規范》進行解讀。

　　公司紙質檔案數字化

　　1紙質檔案數字化的概念及步驟

　　1.1紙質檔案數字化的定義

　　紙質檔案數字化（digitization of paper-based records）是采用掃描儀等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工處理，使其轉化為可以存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并且按照紙質檔案所存在的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。

　　1.2紙質檔案數字化的主要步驟

　　紙質檔案數字化主要包括：紙質檔案的出庫、紙質檔案數字化的預處理、建立目錄數據庫、紙質檔案的數字化加工、圖像處理、數據掛接、驗收與移交入庫。

　　2紙質檔案數字化前處理工作的意義和主要內容

　　檔案數字化前處理工作是對檔案數字化轉換前開展的一種專業化技術準備工作，是在充分尊重檔案真實的基礎上，從便于保管利用的角度出發，為適應檔案數字化的技術要求開展的一項基礎性工作。

　　檔案數字化前處理工作是檔案信息化的基礎，開展前處理工作具有十分重要的意義。第一步要確定掃描頁。原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。第二步要編制頁號。應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。

　　重新編制頁號時，一般用鉛筆。應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。第三步是拆除裝訂。應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術修復。褶皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。

　　2.1紙質檔案數字化前處理工作的意義

　　開展紙質檔案數字化前處理工作，對于提高檔案數字化質量和提升數字化檔案信息運行效益具有重要意義。

　　1）開展紙質檔案數字化前處理工作決定了檔案全文數字化資源的質量。由于各種因素影響，館藏紙質檔案存在著不少問題，在開展數字化之前需要系統解決。

　　首先，館藏紙質檔案中，可能存在大量的效用低、重復甚至是無用的文件；其次，檔案整理可能存在不規范的現象；第三，由于時間久遠或保存不當，可能存在檔案破損、霉變等問題；第四，由于檔案著錄不規范，目錄數據庫質量不高，導致與檔案數字化后形成的全文數據庫不能有效掛接。

　　數字化前處理工作，能夠系統解決前述問題，進而提高檔案全文數字化資源質量。

　　2）開展檔案數字化前處理工作有利于提高數字化檔案信息運行的效益。通過數字化前處理工作，剔除了無價值的檔案，去除了大量冗余信息，一方面可以節省數字化加工費用，另一方面有助于提高數字檔案信息的查準率，提升數字檔案館建設效果，發揮檔案數字化資源的運行效益。

　　2.2紙質檔案數字化前期整理內容

　　檔案數字化工作的實質就是如實轉換，無論是掃描、翻拍還是模擬轉數字，其核心就是將原始檔案“克隆”至另一種載體形態之上，并保證內容、信息結構不變，完整和安全，同時便于查找和利用。

　　檔案數字化前期整理工作的規劃及實施應以此為出發點。檔案數字化前期整理工作主要包括三個部分：一是建庫，二是實體整理，三是過程記錄及整理。建庫是數字化成果利用和發揮效用的基礎，實體整理是保證質量的前提，過程管理是維護檔案安全與完整，明確責任的重要環節，三者缺一不可。

　　2.2.1目錄信息整理

　　此處的整理工作包括整體建庫及補充著錄兩方面。在進行檔案數字化時仍沒有完整著錄信息的單位需要對目錄集中著錄和建庫，在完成編目工作后，才有可能銜接數字化對象審批、檔案出庫、整理、檢查核對等工作；對于已建庫但條目信息仍不完整的，應該對缺失、錯誤等信息進行糾正，以確保信息完整，從而支援檔案數字化成果的服務利用工作。如進一步設置及補充人名、地名、附件等著錄項目。

　　2.2.2核對性整理

　　檔案具有政治性、權威性及保密性特點。為了突出檔案工作嚴肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態度，認真核對各項內容，如拆除裝訂、實體檢查及數量清查等。其中針對拆除裝訂，是為了提高數字化效率的關鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內容是否完整，是否存在缺漏頁現象。數量清查可以按照目錄進行，確保數據庫中的各個條目對應要素與實體相符合。如果發現錯誤，應立即糾正。

　　2.2.3實體修整性整理

　　當案卷或文件有規格不一、紙張破損、卷邊折邊等情況，就需要啟動實體修整工作，以確保檔案實體平整清潔，適于數字化。修整性工作包括美觀性整理與加固性整理。美觀性整理主要是指檔案材料的清潔，包括清掃灰塵，去除殘留裝訂物，舒展折邊卷邊等。其目的是使紙質檔案實體高質量進入掃描設備。加固性整理，一般指對非標準規格檔案、破損檔案、過脆檔案進行襯頁、托裱等，進一步保護和延長實體壽命。

　　2.2.4管理過程記錄整理

　　受到程序復雜、工程量較大等因素的影響，紙質檔案數字化前期準備工作，常常會出現過程不明、銜接不暢等問題。因此應重視對檔案的檢查及驗收，兼顧檔案版權、安全等方面。條件允許的情況下，應對整個整理過程進行記錄，為檔案數字化審批、出入庫等工作提供一定支持，促使表單能夠隨著數字化工作深入而充實。

　　3紙質檔案數字化前期整理標準分析

　　3.1實體標準

　　檔案實體是數字性復制和保護的客體，是數字化設備的直接作用對象，是直接影響檔案數字化品質的關鍵因素之一。在實施數字化之前，其檔案實體的客觀整理標準就是客觀判斷檔案實體狀態，最小干預、真實還原，最大限度保留原始檔案的原汁原味。

　　它的整理標準包括：頁碼標記完整準確，不缺頁跳頁；檔案案卷或文件整潔整齊，無卷邊，無折頁；如遇紙張發脆或載體破杯（如蟲蛀、磨損等）要以宣紙托裱、修補或加固；頁碼規范，無跳頁缺頁漏頁；脊背裝訂且紙張狀況良好的可視情況進行裁剪，非標準規格的檔案應通過接邊、襯紙等方式進行加工，利于快速掃描。

　　3.2著錄標準

　　人類社會進入到新時期，檔案載體不斷發展，傳統著錄標注已經無法滿足檔案發展需求。因此針對檔案內容的選擇、分析，不僅要尊重檔案真實性，且需要關注數字化手段、背景記錄等，以此來滿足檔案使用要求。針對著錄標準來說，應確保各要素完整性、項目全面，嚴格按照相關規則，以此來豐富檔案著錄項目，增強檔案著錄檢索價值。針對與技術相關的檔案，應對其背景、時間及色彩空間等進行完善，促使檔案轉型有序進行。

　　3.3檢查標準

　　檔案數字化的手段是轉化，目標是長期保存及利用。為避免數字化過程中諸多不確定因素，確保工作品質，應加強對數字化前檔案實體、邏輯、著錄狀態等方面的全面核查。概括來說，數字化前期檢查標準主要落實在以下方面：數字化審批單是否手續完整，數字化清單是否準確符實；實體方面頁面整潔，頁碼標識清晰，頁碼頁數一致，數量正確，附件完整；邏輯方面頁號連續，不缺不漏，語義完整，檔號與實體內容相符；著錄方面條目著錄要素完整、標識準確，無漏無缺。

　　3.4管理標準

　　檔案數字化作為一項系統性工作，需要對版權涉及的文字、圖像進行數字化處理。而這一環節涉及一定的法定事項、所有權等。因此加強對檔案數字化管理顯得尤為必要，不僅能夠確保檔案信息安全性，且能夠提高數字化轉化水平。

　　針對管理標準來看，應注意以下幾項內容：如是否擁有法人簽字認可的審批表、數字化行為是否授權、是否具備加工流程單等。在實踐中，積極落實責任制，不斷提高檔案數字化管理水平，從而促進紙質檔案數字化工作順利開展。隨著紙質檔案工作不斷發展，還需要加強對內容及標準的研究，逐步完善檔案數字化轉型工作，提升檔案數字化工作品質，為我國經濟社會可持續發展提供依據。

　　4有效開展紙質檔案數字化前整理工作的對策

　　4.1建立完善安全保密制度，確保檔案信息安全

　　在開展檔案數字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并嚴格執行，同時加強保密宣傳，增強本單位全員的保密意識。其次，要對數字化加工人員的保密素養進行審查，保證其嚴格執行工作流程，防止在工作環節中失泄密。第三，要加強檔案數字化硬件設施管理，確保數字化過程中的檔案信息安全。第四，要加強檔案計算機管理系統的安全管理，保證涉密網絡與互聯網物理隔離，防止數字化成果泄密。涉密檔案的安全保密問題貫穿數字化加工的全過程，在檔案數字化工作中我們要始終把檔案安全保密工作放到工作的首位，杜絕失泄密，保證檔案信息的安全。

　　4.2統一建設標準，把好檔案質量

　　檔案數字化建設與信息技術息息相關，而信息技術涉及面很廣，要想實現檔案的便捷管理和信息共享，需要制定統一的檔案數字化建設標準，以使檔案資源在各軟硬件平臺皆能具有較強的兼容性，也便于檔案資料的保存與傳遞。

　　這一方面需規范紙質檔案數字化轉化的格式，另一方面也應處理好音視頻檔案數字化轉化、一體化利用、各數據庫之間無縫銜接的問題，通過統一建設標準，規范檔案數字化管理，以實現檔案信息在互聯網時代的高效傳輸，加快檔案的信息化、網絡化發展。檔案館數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規范體系。

　　4.3建立電子檔案著錄規則，明確數字化成果著錄項

　　于《檔案著錄規則》(DA/T18—1999)在電子檔案著錄工作上存在很多局限性，隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，國家應盡快制定電子檔案著錄規則，明確電子檔案著錄項。明確電子檔案著錄項可以對數字化前整理的著錄環節進行規范，準確地對紙質檔案數字化成果進行著錄，不僅可以有效提高紙質檔案數字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發揮檔案的憑證作用。

　　4.4嚴格紙質檔案數字化前處理

　　在檔案數字化過程中，前整理工作直接決定了檔案數字化工作的質量。此次實施的新規范增強了數字化前處理部分的內容，包括對實體檔案保護和檔案規范化管理方面的要求。在實際工作中，我們還可能遇到各種各樣的情況，比如檔案內容殘缺，檔案內容信息敏感不宜公開，檔案內夾有訂書釘、曲別針等金屬物。這些都需要我們在數字化進行前做出相應處理。對內容殘缺的應及時進行記錄，對不宜公開的敏感信息暫不進行掃描，對訂書釘、曲別針等金屬物應予以拆除等等。

　　總之，紙質檔案數字化前處理工作作為館藏檔案數字化的第一步，是最基礎也是最重要的環節，嚴格做好這一環節的工作，對提高檔案數字化質量和提升數字化檔案信息利用效果都具有非常重要的意義。

　　4.5科學界定紙質檔案數字化范圍

　　科學界定紙質檔案數字化范圍，是做好館藏紙質檔案數字化工作的重要環節。數字化對象范圍界定的科學、合理，將對我們的數字化工作起到事半功倍的效果。紙質檔案數字化工作的起步階段，我們通常是以館藏檔案的年度為計劃向前推進。

　　但隨著紙質檔案數字化工作的深入開展，大家越來越認識到，方便、快捷地提供利用是紙質檔案數字化的主要用途。也就是說，在現階段，紙質檔案數字化的根本價值取向是方便和利用。以年度為計劃的數字化工作，雖然工作量完整且便于統計，但對于其中一些利用率低的檔案，是既花費了時間、人力、物力，又占用了存儲空間，可以說毫無意義。因此，在數字化前，我們必須進行充分的調研，對利用頻率高的檔案首先列入數字化范圍。

　　4.6加快專業數字化人才培養

　　紙質檔案數字化全程管理的實施主體是具有主觀能動性的人，無論是組織實施、技術保障，還是監督檢查、成果驗收，都離不開人這個主體因素。那么，什么樣的人才能勝任這些工作，更好地履行各環節的職責呢？

　　這就需要專業的數字化人才。專業數字化人才在紙質檔案數字化過程中發揮重要作用，是保證數字化工作快速高效進行的關鍵。因此必須加快對這類人才的培養力度，引導和鼓勵檔案工作者更新知識、提升能力，盡快造就一批檔案信息化建設需要的專業數字化人才。同時，我們還應完善人才引進體系，引進計算機人才加入到檔案事業中來，為紙質檔案數字化的順利、高質、高效的開展做好人員保障。

　　速度的展示

　　5結束語

　　根據上文所述，面對海量紙質檔案，要想開展數字化工作難度非常大。加之檔案工作具有特殊性。因此出于確保紙質檔案合法性、合理性，應充分做好前期準備工作，從全局出發，分析整理工作內容，并制定嚴格的整理標準，為檔案數字化前期整理工作做好充分的準確，不斷提高檔案數字化工作的有效性，從而促使檔案積極作用的充分發揮。