不動產檔案整理及歸檔方法

　　為方便不動產登記檔案的整理、保管、利用，不動產檔案整理及歸檔方法將其按保存期限的不同劃分為永久、定期、短期三類，不動產統一登記工作在我國已全面鋪開。作為不動產登記重要基礎的檔案工作面臨新的挑戰，管理模式也在不斷的探索過程中。筆者就當前不動產登記檔案如何有效實施管理談談自己的看法。

　　不動產登記檔案的形成

　　不動產登記檔案是不動產登記簿記載相關信息后，各類不動產申請登記的原始憑證以及登記機構的內部調查審核文件經收集、整理、歸檔而形成的。不動產原始登記憑證包括：不動產權利登記申請審批表；申請人、代理人身份證明材料、授權委托書；相關不動產權屬來源證明材料、登記原因證明材料、不動產權屬證書；不動產界址、空間界限、面積等不動產權利設立、變更、轉移、消滅或限制的具體依據，以及申請人提交的其他資料。

　　不動產檔案整理及歸檔方法

　　檔案分類。整個不動產登記機構以不動產登記工作為中心編制分類方案，明確文書、照片、光盤、實物等類別，按保管期限的不同分別給予1～9的目錄號。為方便不動產登記檔案的整理、保管、利用，將不動產登記檔案按保存期限的不同劃分為永久、定期和短期三類。涉及權屬類登記的（所有權預告檔案視為不動產權屬檔案）為永久，抵押檔案（抵押權預告檔案視為抵押檔案）為定期，地役權檔案、查封檔案、異議檔案、查詢檔案為短期。

　　不動產登記檔案的管理方式。不動產登記檔案管理應實現以計算機技術為核心、現代信息處理技術為基礎的數字化管理，實現不動產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現代化。檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實現檔案圖文信息的全文檢索。

　　登記檔案數字化

　　目錄管理。對歸檔的不動產權屬文件材料進行分類編目，編制檢索工具。因為采用計算機系統進行登記發證，目錄管理就實現了從簿式目錄、卡片式目錄向電子目錄的轉變，只要定義好電子目錄與圖像庫、數據庫記錄的連接條件，便可根據需要檢索到要求的資料。

　　檔案數字化。這是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描（數碼攝像）、壓縮、轉化等手段轉換成文件、聲音文件和視頻文件，再運用分級存儲管理技術將、聲音、視頻等文件和索引字段存儲于大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案。掃描建檔過程與目錄管理實現無縫銜接，掃描圖像的存儲宜選擇數據庫方式的高性能、大容量的存儲系統。

　　檔案管理網絡化。網絡化（包括局域網和互聯網）應用是不動產登記檔案利用的重要形式，只有實現檔案管理網絡化，才能真正體現檔案數字化的真正優勢。同時，及時為公安、民政、財政、稅務、工商、金融、審計、統計等各項工作提供服務，要加強不動產登記有關信息互通共享。

　　登記檔案的整理

　　不動產登記檔案應按照不同的類別來確定裝訂方式。不動產登記檔案中的永久檔案以卷為保管單位，編寫頁號，編制目錄，按封面、目錄、單個不動產單元權屬登記內容、封底的順序裝訂；不動產登記檔案中的定期和短期檔案則以袋為保管單位，將一個不動產單元抵押、查封、異議、地役權、查詢登記的內容按順序裝入定制的檔案袋中，由于保管時間相對較短，不再編寫頁號、編制目錄。照片、光盤、實物檔案按相應的專門檔案整理方法整理。

　　不動產登記檔案檔案號的編制及歸檔，也可根據永久、定期、短期的分類分別進行。

　　永久檔案。登記檔案檔案號的編制，宜結合登記信息平臺進行。權屬類的永久性不動產權登記檔案可采用9位數字（如000000123），不按定作物類型分別存儲，即房、地、農、林等的不動產權登記檔案統一存儲，如圖所示。

　　圖中可見，檔案采用統一存儲管理，如1柜1格1盒存放了4個檔案，分別有土地、房屋、林地和承包經營權。

　　每個檔案號內按業務鏈關系合并存放，例如房屋檔案000000002包含該套房屋產權鏈上對應3手業務（首次登記、變更登記、轉移登記）的檔案資料，其他定作物的檔案合并方式與房屋類似。也就是說永久性不動產權登記檔案采用合檔模式，即同一個不動產單元的不動產權登記鏈上的多手業務應存放在一個檔案保管號中。

　　定期檔案。抵押檔案（抵押權預告檔案視為抵押檔案）為定期檔案，采用8位數字（如00000123），不動產抵押業務的檔案，包括土地抵押、房產抵押、林權抵押、在建建筑物抵押等。

　　不同類型的定期檔案均采用合檔模式進行歸檔。例如抵押設定登記產生新檔案號后，該抵押的轉移、變更、更正業務件均歸入抵押設定業務件所在的檔案號內。

　　短期檔案。查封檔案、異議檔案、地役權檔案、查詢檔案為短期，采用7位數字（如0000123）。查封檔案，即預查封和查封登記的檔案，包括土地查封、房產查封、林權查封等。異議檔案，即異議登記的檔案。地役權檔案，即地役權登記的檔案。查詢登記檔案，指查詢登記的檔案（由于資料少，一般沒有歸檔）。此類檔案，可按辦理生成時間的順序，一直使用大流水號，不倒號。