照片檔案歸檔整理規范

　　照片檔案主要指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。下面主要從照片檔案歸檔整理規范來介紹。

　　照片檔案歸檔整理規范

　　一、整理原則

　　照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　二、照片、底片的鑒定

　　1.保管期限

　　保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為永久、長期．短期三種。對照片、底片保管期限的劃分按照《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》執行。

　　2.密級

　　密級是指照片、底片保密程序的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、GB／T 7156及有關規定執行。

　　三、底片的整理

　　1.底片的編號

　　底片號是固定和反映底片在全宋內排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、張號組成。其格式如下：全宗號——保管期限代代碼——張號全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2，3”或“Y、C、D”對應代表永久、長期、短期。張號：在某一全宗某一保管期限內底片的排列從“1”開始的順序編號。

　　2.底片號的登錄

　　1）宜使用鐵筆將底片號橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時，前段可不寫)，不得影響畫面；也可采用其他方式將底片號附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。

　　2)底片號登錄順序應與照片號登錄順序保持一致。

　　3)底片袋的標注底片放入底片袋內保管，一張一袋。應在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片，應在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片，應在底片袋的左上方標明“K”字樣。

　　3.底片的入冊

　　1)底片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。

　　2)應按底片號順序將底片袋依次插入底片冊。

　　3)芯頁的插袋上應標明相同的底片號。

　　4.大幅底片的放置

　　對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片，應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中，按底片號順序排列。

　　5.冊內備考表

　　1)內備考表應放在冊內最后位置。冊內備考表見附錄A。

　　2)本冊情況說明：填寫冊內底片缺損，補充、移出、銷毀等情況。對底片冊立冊以后發生或發現的問題，應由有關的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標注時間。

　　6.底片冊的封面

　　底片冊的封面應印制“底片冊’字樣。

　　7.底片冊的冊脊

　　底片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限；起止張號、冊號。底片冊冊脊見附錄B。

　　8.底片冊的排列

　　底片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。

　　四、照片的整理

　　1.照片的分類

　　應在全宗內按保管期限—年度—問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—問題—年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。

　　2.照片的排列

　　應在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時應同時考慮不同保密等級照片的定位。

　　3.照片的編號

　　照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼，冊號、張號或全宗號、保管期限代碼、張號組成。照片號有兩種格式：格式一：全宗號—保管期限代碼—冊號—張號格式二：全宗號—保管期限代碼—張號若采用格式二，可選用照片、底片分別編號法或合一編號法(影像相符的照片、底片編號相同)。選用合—編號法宜以照片、底片齊全為基礎。全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長期、短期。冊號：在某一全宗某一保管期限內照片冊的排列從“1”開始的順序編號。張號：格式一中的張號是指照片在冊內的排列從“1”開始的順序編號。格式二中的張號是指在某一全宗某一保管期限內照片的排列從“1”開始的順序編號。

　　4.照片的入冊

　　1）照片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。芯頁格式參考示例參見附錄C。

　　2）應按照分類、排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁上，組成照片冊。

　　5.大幅照片的放置

　　對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照照片號順序排列。如豎直放置，應首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。

　　6.單張照片說明的填寫

　　1)說明的格式

　　說明應用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：

　　題名：

　　照片號：

　　底片號：

　　參見號：

　　時間：

　　攝影者：

　　文字說明：

　　2)說明的內容

　　a.題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容、人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。

　　b.照片號按四-3。

　　c.底片號按三-1。

　　若采用照片、底片合一編號法，可不填寫底片號。

　　d.參見號是指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號。

　　其格式如下：

　　(相關檔案種類)檔號

　　注：括號內為選擇著錄內容

　　示例1：文書檔案0113－2－18

　　示例2：科技檔案G－J－21

　　照片檔案由檔案室移交至檔案館后，應對其參見號進行核對，對與實況不符的應及時調整。

　　3）照片的拍攝時間用8位阿拉伯數字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。

　　示例：1953年3月2日寫作19530302。

　　4）攝影者一般填寫個人，必要時可加寫單位。

　　5）文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及內容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權不屬于本單位的，應注明照片版權、來源等。

　　6）密級應按GB/T 7156所規定的字符在照片周圍選一固定空白處標明，使用印章亦可。

　　7）說明的位置

　　單張照片的說明，可根據照片固定的位置，在照片的右側、左側或正下方書寫。

　　8）大幅照片的說明

　　對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。—組聯系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。

　　7.組合照片說明的填寫

　　1）一組(若干張)聯系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。

　　2）組合照片說明應概括提示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項。

　　3）應在組合照片說明中指出所含照片的起止張號和數量。

　　4）同組中的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯符號。

　　組聯符號按組依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯符號相同。如冊內只有一組照片和其他散片時，組聯符號采用“①”。組聯符號不宜越冊。

　　5）整理照片時因保管期限或密級的不同，有些同組的照片可能會被分散到不同的照片冊內，應在組合照片說明中指出這些密切相關照片的保管期限、冊號和組號。

　　示例：相關照片長期－4－⑥上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。

　　6）組合照片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前。

　　8.冊內備考表按三-5。

　　照片冊的封面應印制“照片冊”字樣。

　　9.照片冊的冊脊

　　照片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限、冊號、起止張號。

　　照片冊冊脊的格式：照片號為格式一的照片冊冊脊見附錄B中的照片冊冊脊（一）；照片號為格式二的照片冊冊脊見附錄B中的照片冊冊脊（二）。

　　10.照片冊的排列

　　照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。

　　五、照片檔案目錄的編制

　　1.目錄的著錄

　　1）著錄項目

　　照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內張數、分類號、項目號、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規格、檔案館代號、文字說明等。

　　2）條目的著錄單位

　　以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。

　　3）組合照片的著錄

　　a.以一組照片為單位著錄時，題名應根據題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一組照片的基本內容。

　　b.以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間應著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。

　　c.大幅照片的標注對于大幅照片、底片，應在備注欄內注冊“大幅”和存放地址。以一組照片為單位著錄時，還應在備注欄內注明其中所含的大幅照片的照片號、底片號。

　　4)著錄與標引的要求

　　照片檔案著錄與標引的方法和要求，應按照DA/T 18、GB/T 15418、DA/T 19執行。

　　2.目錄的編制

　　1)目錄種類照片

　　檔案目錄種類包括冊內目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

　　2)基本目錄照片

　　檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據需要增加項目。

　　基本目錄的條目應按照照片號排序。

　　照片檔案基本目錄參考示例參見附錄D。

　　3)冊內目錄

　　冊內照片目錄為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。冊內目錄的條目應按照片號排序。冊內目錄位于冊內最前面。冊內照片目錄參考示例參見附錄E。