學校檔案管理軟件

　　“互聯網+”時代的到來，推動各行各業創新發展，學校在改革和創新發展中與數字化管理方式有機結合，能夠改變原有學校發展方式和問題，提升學校管理和改革發展水平。目前學校檔案管理工作中運用學校檔案管理軟件和辦公自動化相結合，有利于增強檔案管理工作水平和效率。然而通過對學校校史檔案管理情況的調查得知，部分學校依然存在缺乏檔案信息化與辦公自動化發展意識的問題，在校史檔案管理方面依然運用傳統方式。因此，加強學校校史檔案信息化與辦公自動化創新和發展是必要的。

　　學校檔案管理軟件

　　01、學校校史檔案管理現狀

　　檔案信息化時代下，對學校校史檔案管理的發展提出新要求。目前學校應該結檔案信息化發展趨勢和優勢，加強校史檔案管理工作的創新，以此提升檔案管理水平和效率。學校校史檔案管理發展現狀，主要體現在以下幾方面。

　　首先，檔案信息化時代的到來，推動學校校史檔案管理和文化傳承主體的多元化發展。在校史文化傳承和檔案管理中，需要結合傳播主體多元化、接受主體多元化的特征，發揮數字化時代網絡開放性、交互性、跨時空性的優勢作用，并根據校史檔案管理工作的實際情況，適當優化檔案管理的地點、時間，運用多樣化的方式，實現檔案信息有效整合、傳遞等，同時對實體檔案的智能化管理水平要進行創新改進，進而促進學校教師檔案管理水平的提高。

　　同時，在檔案管理中，需要運用大數據技術、云計算技術，加強校園歷史檔案信息的有效整合和優化，并增強教師和學生參與校史檔案管理的意識，進而在特色化的校園歷史檔案傳承和管理中，提升發展水平和效率。

　　其次，檔案信息化管理方式推動學校校史檔案管理內容的海量化發展。學校可以借助網絡技術通過數字化的平臺進行歷史文化整合、資源數字化轉化等，進而給促進校史檔案管理和文化傳承發展開辟了平等性、開放性的信息儲存空間。在這種儲存空間下，可以讓學校校史檔案和文化信息的匯聚效率更強，還會進一步增大學習內容。互聯網時代下的門戶網站、云平臺、智能服務終端、新媒體等可以為學校校史檔案管理的信息化發展提供技術和平臺支持，運用平臺式文化傳播形式和檔案管理方式，為學校或者大眾提供海量化的校史檔案和文化內容。

　　02、學校校史檔案信息化創新特點

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　　檔案信息化與辦公自動化協同發展

　　部分學校具有針對校史檔案管理的數字化系統和平臺，通過數字化的信息整合和管理方式科學分類各種校史檔案信息和資源。在日常管理中，部分校史檔案管理數字化管理軟件十分健全，可以及時優化有關校史檔案數字化管理的相關管理工作內容等，實現數字化管理工作在學校校史檔案管理中的應用效果，同時應用物聯網、云計算、大數據、人工智能核心要素，對實體庫房以人防、物防技防的三防核心，實現數字化與實體的無縫對接。

　　另外，大多數學校結合數字化的發展優勢，開展校史檔案數字化管理工作，部分工作人員有著現代化的管理觀念和技術使用能力。在實際工作中合理運用大數據技術、云計算平臺，做好校史檔案信息和資源的整合工作，進而提升檔案數字化管理的效果。

　　02、內容較豐富

　　學校在校史檔案數字化管理中內容比較完善，在數字化管理期間，工作人員及時上傳某些校史檔案信息和資源，通常以實際物品陳列展示的方式，引導學生參觀和欣賞校園歷史文化，根據校園歷史文化發展的實體情況，將其拍攝成通過網絡展示出來，及時運用網絡化展示的方式，將實際歷史文化通過電子版、網絡平臺展現出來，而且尚未存在校園歷史文化和資源信息重復制作的問題，許多校園歷史和文化能及時上傳至網站或者平臺中。

　　部分學校在校史檔案數字化管理網站或平臺建立前，對網站和平臺的整體架構進行了宏觀規劃，合理考慮校史檔案內容管理、信息管理等資料的完善性，進一步推動校園歷史文化的數字化發展，提升內容和制作方式創新效果，有利于廣大師生或受眾通過校史檔案管理網站或平臺了解文化和信息資源。在校園歷史檔案信息的整合和管理中，部分學校還是以網絡化的檔案信息資源整合方式為主，通過數據挖掘、整合、分析等技術，及時更新和完善學校校園歷史文化和檔案信息內容，逐漸提升學校校史檔案數字化管理效果，推動其相關工作的創新發展。

　　03、學校校史檔案信息化創新價值

　　當前學校黨史文化研究人員在運用數字化技術和平臺收集各項資料的過程中，也能讓原有的校園歷史檔案信息內容得到豐富與完善。

　　學校校史檔案資料主要包含校園歷史文獻、重要建筑、人物信息、口述等內容。在提升校史文化資料全面性中，應該積極運用數字化的發展方式，挖掘校史資料信息和內容，并努力建設校史檔案信息資料庫，進而促進校園檔案館建設工作的創新發展。在數字化管理下，可以讓檔案信息管理匯集到更多科研、教學檔案資料，并且將具有價值的信息保存至數字化的系統和學校檔案中，不斷創新校園檔案館在校園歷史文化管理和發展中的整體結構，讓學校運用更加完善的校史信息內容，為校史文化研究工作提供數據和科學保障。

　　數字化創新和發展中，有利于學校以各項檔案資源為主要對象，合理通過信息技術和網絡管理手段，對原始檔案信息內容進行科學篩選、加工、整理等，并通過嶄新的檔案資料信息管理方式，提升其檔案管理水平和效率。學校在長時間的發展中，匯集了大量的檔案信息資源，其中包含高質量的檔案資源。為了合理傳承和弘揚高質量的檔案資源，需要學校運用專題校史文化研究活動以及各種各樣的網絡媒體渠道進行宣傳推廣，進而吸引更多校史文化研究專家和機構參與到學校檔案資源的編輯工作中，最大程度地滿足學校檔案管理工作需求和文化建設發展需要，不斷將檔案文化建設的社會服務功能體現出來。

　　在數字化的管理中，可以促進校園檔案文化宣傳工作的合理開發。校史檔案和文化研究人員在整理各項資料的過程中，會通過數字化的管理手段和網絡平臺，在校園內大力推廣和宣傳檔案信息和文化內容，不斷吸引更多師生閱讀校史讀物，強化校園文化品質。在此過程中，有利于營造和諧輕松的校園文化氛圍，通過其校史檔案文化建設和宣傳等工作，也能將學校文化歷史和優秀校園歷史文化讀物傳承下去，增強學校校園歷史文化在社會中的影響力和競爭力。

　　04、學校校史檔案信息化創新問題

　　在現有的學校校園歷史檔案數字化管理情況來看，部分學校依然存在重視教育教學改革和科研建設，而忽略校史檔案智能化管理的問題。在運用信息技術和數字化管理方式，對校史檔案進行匯編、選編等方面存在不足，未能深入研究和分析檔案信息內容。

　　比如，在人物檔案信息的分析和管理中，部分學校校史檔案管理網站中缺乏針對校史人物背景介紹或信息講解的人物欄目，只是提供了一些人物的名單，未能詳細地介紹人物，還有目前庫房檔案數量盤點問題，都不能達到賬物卡一致。在校史信息資源展示方面，普遍存在形式單一、新技術應用不足的現象。在大部分信息資源的管理方面，通常是以為主，未能合理加上文字說明，還有的完全以文字為主，缺乏適當的音頻、視頻等信息內容，最終導致學校校史檔案管理水平不佳。

　　在校史信息資源的管理和發展中，出現選題范圍不夠寬廣的情況，在其檔案信息資料的整合方面，主要集中在學校發展歷史、組織沿革等方面，對其他領域的關注和信息內容整合較少。在學校校史檔案數字化管理中，其檔案信息內容存在更新頻率不足的問題，未能根據檔案信息或數字化管理網站更新要求，對數字化的管理方式或相關檔案信息內容進行更新，最終導致學校校史數字化檔案管理網站的部分欄目或信息內容長期得不到更新，影響學校校史檔案信息管理水平和效率。

　　05、學校校史檔案信息化創新策略

　　01、提升數字化發展意識

　　學校校史檔案數字化管理與發展中，首先需要學校提升數字化發展意識和觀念，明確數字化管理方式對校史檔案管理和發展的重要意義。同時，結合學校校園歷史發展實際情況，構建針對檔案數字化管理的網絡平臺，并運用數字技術、信息平臺，做好校史檔案數字化建設、管理等工作。

　　在網絡平臺或者網站的建立中，可以讓校史檔案管理的網絡結構更加清晰，進而更好便于用戶瀏覽。同時，在信息的整合和設置方面要做到更加細致，有效劃分不同主題的校園歷史文化，也可以按照時間段、學科、機構、部門等劃分。其次，學校可以構建完善的網站導航系統，為用戶獲取和了解校園歷史檔案信息提供網站搜索功能，進而幫助用戶快速地了解和找到自己想要的檔案信息和資源，提升用戶體驗感。

　　在數字化的發展中，學校可以運用大數據技術、云計算平臺，全面整合和優化學校校園歷史文化和檔案信息內容，并對校園歷史文化和檔案信息背景進行全面挖掘、分析，將更加清晰的校史檔案資源和文化內容傳承下去，提升其數字化發展水平和效率。

　　為了將數字化的管理優勢體現出去，學校可以加強校史檔案數字化管理的宣傳力度，提升檔案數字化管理人員的工作意識和能力，并在日常工作中運用網絡平臺或信息技術及時整合和完善校史檔案信息和資源，讓學校校史檔案的數據信息和內容更加符合學校歷史發展的實際情況，并通過校史文化和檔案信息將學校的發展情況展現出去。

　　最后，學校校史檔案管理中，可通過校園網站傳承和宣傳校園歷史文化、校園建筑資料信息或者歷史人物背景等，不斷吸引更多師生和受眾參與校史檔案數字化管理和學習中。

　　02、健全檔案管理的內容

　　在促進學校校史檔案管理數字化發展中，學校應該重視校史檔案管理成果的發布。并健全檔案管理的內容，從多角度提升數字化管理和發展水平。一方面，學校可以對現有的校園歷史編研成果或檔案管理成果進行展示。

　　比如，通過校園歷史網絡化管理平臺或者實體專題展覽、電子化相片等方式，及時地將檔案管理信息和歷史文化內容傳播出去。還應該將校園歷史文化和檔案信息及時上傳到校史網站相應的欄目中，進而滿足用戶的多角度、全方位需求。在檔案信息管理和資源整合中，要抓緊安排好進度、檔案信息更新工作，從而防止出現信息內容長期空虛和落后的現象。

　　在一般情況下，正式出版后的校史出版物可以通過學校圖書館收藏起來，學校可以在檔案信息資源管理中，運用校史網站與圖書館館藏書目系統連接的方式，讓用戶可以通過其數字化的管理平臺，學習和了解校史出版物的借閱信息，進而滿足不同用戶閱讀校園歷史文化全文的需要。

　　另一方面，學校應該對現有的校園歷史信息資源進行重新組合和優化，并結合大學自身的辦學特色和發展歷程，讓校史檔案信息和內容更好地與學校發展、教育教學、師生服務之間有機結合，或者運用數字化的管理方式，篩選出與各領域交叉的部分，促進校史研究內容的精細化發展。

　　03、優化檔案信息化水平

　　學校在數字化管理校史檔案信息資源時，應該充分運用好校史檔案管理的網站或平臺，不斷將網站或平臺的作用發揮出來。當前學校可以加強對校史檔案管理網站的多途徑宣傳和推廣，并且在學校和各個二級學院的官方網站創建檔案信息管理和分享的網絡平臺，充分將微博、微信等互聯網平臺的宣傳優勢發揮出來，或者調動師生在個人網絡空間、虛擬社區欄目中宣傳和推廣校園歷史文化和檔案信息，也可以運用微信朋友圈進行傳播，通過擴大宣傳口碑宣傳效果，提升其檔案信息管理和數字化管理的水平。

　　在新生入學教育、新教師崗前培訓中，學校應該合理宣傳校史網站，也可以引導大家關注校史網站，通過完善的管理方式，提升校史檔案信息管理效果。在數字化的管理中，學校可以定期組織校史網上相關活動，比如校史知識競賽、攝影比賽、征文比賽等，不斷優化檔案管理人員與用戶之間的互動，以此增強校園歷史文化傳播效果和檔案管理效果。