資料檔案管理

　　資料檔案管理看似吃力不討好，卻又是不可或缺的基礎性工作。通過它，可以記錄下公司發展過程中的真實面貌，延續企業的文化及歷史；又能幫助業務部門以檔案材料為依據，吸取過往經驗及教訓，做出合理決策。

　　那么作為行政，該如何進行資料檔案管理，才能在維護企業經驗及成果的同時，輔助企業更快、更好地發展？不妨聽聽小奧怎么說~

　　01、預先準備

　　磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及的面繁雜、廣泛，需要行政人預先做好準備，才能在后續整理及管理過程中有條不紊。

　　①認識管理對象：什么是“檔案”？并非公司經營過程中產出的所有資料，都能稱之為檔案噢。行政er應厘清檔案的概念，才能在實際工作中，知道該管理什么材料。只有社會或個人在社會活動中直接形成，保存備查的各種形式及載體的數據、信息和知識記錄，才能稱之為檔案。

　　檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案，可參考以下這三點：

　　此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中，那么就不屬于檔案；

　　此文件是否具備利用價值。盲目保存經營過程中產生的所有文件，本質上是資源浪費；

　　是否按一定規律集中妥善保存。單獨隨意擱置的文件也不能稱之為檔案。

　　②明晰管理范圍：該管理哪些？檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽、大事件等對外資料，也可覆蓋戰略規劃、投資運營、業務評估等對內材料。

　　與此同時，文書規范性、離任審計、監察資料、無形資產等管理性質的資料，可以轉化為檔案的一部分；制度流程、企業文化等宣傳色彩的材料，也是時常被歸檔的對象。

　　但并非將以上材料全部進行歸檔，就是對的。行政er應考慮自家公司實際需求，做到檔案范圍劃分科學合理。請參照以下tips進行決策吧：

　　與各部門leader進行訪談，確定該部門需進行歸檔的具體文件類型；

　　仔細確認各部門的制度及流程，確保每個流程及節點都有相應的交付物；

　　根據各部門業務類型及需求的變化，適當調整檔案管理范圍；

　　明確公司硬性要求，有哪些文件必須要歸檔；

　　根據公司年度計劃判斷本年度檔案工作需涉及的部分。

　　③組織人員配置：由誰進行管理？檔案管理不是單打獨斗，而應「統一指導、分級管理」。

　　在設置專門的檔案管理人員，負責擬定規劃、制度及實施方法的同時，最好應在各部門配置相應的兼職人員，負責本部門材料的形成及收集。必要時，還應組織相關人員進行檔案管理培訓。

　　例如：人事部、財務部、業務部中涉及敏感內容的文件，可由其生成部門自行管理，檔案部實施監管。

　　④確定場地支持：應存放在哪里？在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內；沒有條件的情況下，也可以設置帶鎖的柜子進行檔案歸置。

　　歸置檔案的場地及設備并非越高級越好。而應根據企業自身情況而定，既要保證檔案安全性、私密性與完整性，又得符合公司資源的實際調用情況及業務需求，量力而行。假設10人以下的初創公司，動用庫房來進行檔案管理，顯然就大材小用了。

　　公司設置檔案室的情況下，事先考量以下幾點：

　　在設備配備上預先為“九防”服務，例如安裝二氧化碳滅火器、防爆燈、漏水報警裝置等。

　　檔案室選址避開地下室或頂樓，避免漏水問題；

　　使用密集架的情況下，提前計算樓板的承重問題；

　　檔案室內避免管道通過（消防水管、空調管等）；

　　運用獨立門禁及監控等措施，保證檔案的保密性。

　　02、開展工作

　　開展檔案工作，要求檔案管理人員具備耐心、細心的同時，又得具備原則性，嚴格按制度、規則辦事。可參考以下開展工作過程中的實用建議~

　　①確立檔案管理的制度與流程是關鍵。應在符合公司實際需求的基礎上，制定貼合檔案管理人員工作習慣的制度。可在擬寫制度及流程前，借鑒國家規范制度及優秀企業檔案細則中的閃光點。

　　*檔案管理制度示例

　　一般來說，檔案工作的具體流程可分為：文件審核、文件接收、文件錄入、文件整理及歸檔、庫房整理。每塊細分類別下又有不同的注意事項。

　　A文件審核。專業性文件須經生成部門進行標準確認（哪些文件、原件/復印件、是否簽字蓋章等）；非專業性文件則審核其流程及內容是否符合公司要求。另外，文件轉化成檔案的過程中，要站在檔案的角度，審核其是否完整、連續、有效。

　　B文件接收。交接雙方應有文字性憑證，例如郵件或移交單等。應記錄文件排列的順序及規格，確認文件的頁數、載體類型、原件或復印件等信息。

　　C文件錄入。這是最為關鍵的環節，將直接影響后期檔案的利用效果。錄入文件時，應做到：

　　信息遵從文件內容本身錄入；

　　信息錄入正確、完整；

　　除文件本身信息外，需添加檔案信息（如檔號、類別代碼、分類代碼等）；

　　為便于利用者檢索和查閱檔案信息，需對文件信息進一步優化（摘要、關鍵字、備注說明等）。

　　每份文件起碼要有全宗號、檔號、年度、所屬機構、文件題名、責任者、文件編碼、載體類型、原件/復印件、保管期限等信息。

　　D文件整理及歸檔。原則上按份整理，部分文件按套整理（如訴訟文件）；實行紙質+電子結合的雙軌管理制度。例如，重要電子文件做到打印留底歸檔；存放時應按照所屬公司、年度、類型依次擺放。

　　E庫房整理。庫房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。日常工作開展中，應注意：

　　使用檔案柜或密集架進行檔案擱置；

　　原則上保管和使用分離，即檔案借閱室應與檔案存放室割離；

　　庫房出入必須按照人+檔案的形式加以登記；

　　做到防火、防盜、防塵、防蟲、防曬、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等（例如日常打掃、保養消防器材、控制溫度及濕度等）。

　　②做好檔案的分類管理是基本原則。檔案管理人員應將各部門提交的文件、材料、證照等，按照歸檔要求組件，有序排列，以便后期的管理及利用。一般來說，組件是以單份文件為一件，但也可將關聯緊密的多個件組成一件。

　　文件依據自身屬性、特征及利用需要可劃分為以下幾類：

　　按照載體歸納：可分為影音類、電子類、紙質類、實物類；

　　按照時間歸納：可分為月度、年度；

　　按照保管年限歸納：可分為短期、長期、永久；

　　按照內容歸納：可分為資產類、標準類、文書類、管理類；

　　按照機構歸納：即按文件生成中心或部門進行分類；

　　按照復式結構歸納：可分為年度+內容、年度+機構、機構+內容等。

　　在分類管理時，應根據自家公司情況及需求，采用合適的結構進行分類。例如：年度-機構-保管年限等。并依據分類標準做好檔案陳列，方便后期檢索。

　　③依據時效、管理范圍變動對檔案進行規模性調整。可按照半年、一年的時間長度，定期銷毀失效或不具備價值的檔案。成立檔案鑒定小組，專門對到期檔案進行清查、鑒定。在接受監督的情況下，處理檔案。

　　另外，根據業務部門需求反饋，檔案工作也應進行相應調整。例如：業務部門需歸檔的具體文件變動，那么檔案管理工作也應有所應對。

　　④制定檔案管理應急方案，避免險情，做好萬全之策。重要檔案在突發事件來臨時，應能及時被轉移到安全場所，得到最大限度的保護。

　　03、后期利用

　　檔案管理不是將檔案整理完就算結束了。讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標。

　　①建立查詢、借閱等制度，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統一保管的檔案文件進行利用，文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。

　　檔案可通過原件、復印件、電子件、在線閱覽等形式進行利用，檔案管理人員應根據文件借閱方式和檔案密級不同（公開、秘密、機密、絕密），制定不同的借閱流程。同時注意檔案歸還時不被涂改、保存完整。

　　②根據檔案信息，為公司決策提供數據支持。在檔案整理的過程中，就可收集相應的數據及建議。

　　文件審核過程，可檢查公司各類工作流程；

　　文件接收過程，可依據數量梳理各階段業務活躍度；

　　檔案類別上，可看出各部門之間協作是否緊密；

　　另外，檔案管理人員還可對檔案信息進行再加工，提供有效的檔案產品。例如：對公司每年度打印機租賃費用進行匯總，為相關部門提供數據支持；對租賃合同進行分析梳理，可得出本年度公司設立了多少分公司，分局區域等信息。

　　—最后—

　　檔案管理是項長期工作，需要行政er付出足夠的耐心，才能收獲完美答卷。優質的檔案工作不僅是行政人職場進階的階梯，也是業務部門得以正確決策的合理依據。