檔案整理外包公司做些什么

　　檔案整理外包公司工作內容包括：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用。檔案外包服務的核心服務就是對應檔案管理的工作內容而來，針對實物檔案和電子檔案兩種載體，提供以檔案保管為中心的檔案全周期的各項服務，包括：軟件研發、影像掃描、數據處理、檔案整理、信息錄入、檔案存儲、檔案調閱、數據報表統計和決策支持。

　　只有擁有大量實體、電子檔案或大量數據的企業，才會有以上檔案外包服務的需求，這樣的公司主要集中在：全國性金融機構、全球五百強企業，大型央企、全國性集團企業和醫療機構。

　　檔案整理外包公司做些什么

　　在給以上企業提供服務的過程中，博泰文檔了解到，檔案存放空間不足是促使大多數企業不得不外包的主要原因。而在長期合作的過程中，博泰文檔的客戶也開始意識到，檔案外包服務不僅能大大緩解存放空間不足的問題，而且還有以下的好處：

　　節約：在大型企業中，為了做到海量檔案的有效管理，需要花費大量的成本配備檔案存儲空間、存儲設施、防火防水等防護設施、溫濕度控制設備、防盜防闖入設備、專業管理人員、軟件系統及計算機硬件設備等。在檔案外包服務中，各企業不再需要再做以上的投入，只需要付出檔案服務費用即可享受全流程的檔案服務，成本節約比例高達40%-80%。

　　安全：完善的庫房防火、防盜、防潮、防水、防蟲、防塵、防光、防污染的八防設施，可以有效降低環境對于檔案載體本身的影響；嚴密的安防設施、完善的管理制度和強大的管理系統，保證檔案信息不會外泄；由專業的檔案外包公司負責檔案的管理，分擔檔案風險，保證業務鏈條安全。

　　方便：簡化自我管理流程，快速滿足存儲、調閱、銷毀的所有需求；專業的檔案管理系統，可以自動提示有哪些檔案到了銷毀年限，哪些檔案觸及了調閱時效警戒線還未歸檔；對檔案的歷史數據進行全程的保存，方便相關人員進行管理或進行進一步的數據挖掘；細致而又清楚的核算賬單，方便進行多部門的賬目分擔和資金核算。

　　高效：大大節約檔案調閱的所需時間，查找只需5分鐘，3小時可完成調閱；優化職場配置，使企業的管理資源得以釋放，職能優化，減少設備的重復投入，優化設備使用率，減少設備閑置率，并能很好地應對業務檔案增長增加管理難度的問題；能夠統一和固化管理規范，強化內部控制和風險防御，進一步提高總公司集中管控的力度和效率，提高管理水平。

　　可見，檔案外包可以在為企業節約檔案管理成本的同時，提升檔案管理水平。檔案外包服務已逐漸被各大集團公司、央企和世界500強企業采用，檔案外包將成為一種主流的企業檔案管理趨勢。