檔案整理外包的請示

　　在工作中總會產生很多的文件，哪些文件需要存檔，哪些不需要存檔，整理檔案又有哪些步驟？本文與大家一起分享檔案整理外包的請示，一起來看看吧。

　　1.分步閱讀

　　收集文件材料。

　　文件材料的收集對象主要有：反映本單位主要職能活動的，應該立卷歸檔的文件材料，包括收、發文件、內部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領導人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。

　　2.分年度。

　　按文件所形成的年度歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復放在復文年歸檔，沒有復文的放在請示年歸檔。

　　3.確定歸檔范圍。

　　不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價值的文件;二是重復性文件。

　　4.歸檔分類。

　　第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。

　　第二種方法：在同一個年度內根據機關單位機構設置、職責分工、文件的數量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進行立卷，一般采用年度-組織機構（或問題），這種方法對文件資料比較多的單位適用，如區委辦、政府辦等單位。

　　5.立卷（整理成件）。

　　6.分保管期限。

　　按照國家新的規定，2006年起的文書檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。

　　7.文件排列。

　　應按其相互之間的聯系，有條理地進行排列。

　　8.裝訂。

　　(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

　　發文裝訂順序：正文-領導簽發單-底稿；來文裝訂順序：來文-單位處理簽（有領導重要批示才存，只是傳閱簽名的不存。）

　　(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

　　9.編號。

　　歸檔文件應依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。

　　10.數頁碼。

　　可以用鉛筆標記在首頁的右下角，編目時直接錄入每件的總頁碼。

　　11.裝盒。

　　歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫盒面及盒脊有關內容。（盒面填寫單位名稱，盒脊填寫年度、期限、起止件號等。

　　12.編目。

　　歸檔文件應依順序編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注。

　　13.放置備考表。

　　每盒歸檔文件都應放置一份備考表。備考表應填寫盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，并放置盒底。