怎么樣建設數字化檔案

　　怎么樣建設數字化檔案？檔案是單位、企業開展業務活動的重要工具和憑證型信息，是核心信息資源及重要資產。各省、市、集團及企業隨著機構的擴大，下屬單位較多且層次復雜、分散等特點，所產生的各類型檔案更是數不勝數。隨著大數據時代的來臨，檔案數量逐年遞增，在數以萬計的傳統檔案中想要準確而迅速地找到自己需要的檔案簡直像大海撈針，而在這科技日新月異的年代，檔案數字化的建設也變得尤為重要。

　　怎么樣建設數字化檔案

　　傳統的檔案信息一般還是以紙質文檔為主，放置在檔案室里面，查找調用起來非常費時費力，而數字化檔案則是在對原檔案文檔進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數據庫中，利用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實現實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助網絡化特點更為便利的為全區域所利用。處在網絡信息化社會的時代，檔案工作將朝著多元化、先進化、開放化的方向發展，檔案數字化建設已是大勢所趨。

　　檔案數字化的優勢

　　然而，檔案數字化是一項龐大的系統工程，需要大量的人力、物力以及財力的投入，建立一套標準的數字化流程，有組織的實施、監控和管理。

　　1.建立標準的檔案管理服務流程

　　建立一套標準的檔案管理服務流程，從接收案卷到最后入庫上架，每個步驟經過具體操作規范，嚴格根據各行業領域不同種類的案卷類型制定各類檔案的整理標準及規范。

　　檔案整理及數字化是對單位實體檔案資源進行系統整理后進行數字化建設，通過對檔案資料進行數字化加工處理，在加強檔案源文件保管質量的同時，提高檔案信息利用效率，完善檔案信息利用。

　　2.數字化實施技術途徑

　　檔案數字化是將紙質、聲像、實物等各種介質的檔案通過掃描、音頻視頻采集和數碼照相等手段，錄入到計算機數據庫中，轉換成計算機中可以存儲的電子檔案。通過計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新形態管理電子檔案的數字化服務。

　　要注意一點的是，源文件一般都是紙質檔案，而紙質檔案介質多種多樣，有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄的方式也有手寫以及打印。要有效完成檔案數字化工作，除了具備相關掃描設備和圖像處理技術外，同時必須具體分析檔案特性。根據工作標準和流程，對數字化過程中每個環節的質量監管。

　　3.數字化加工現場環境搭建

　　數字化加工現場組建在局域網中，便于加工人員集中作業，相互協調配合，高效管理檔案掃描、圖像處理、文件收發等工作。檔案數字化加工人員必須經過嚴格的面試、考試及格后才能錄用，同時提供個人簡歷及相關證件，雙方簽訂保密協議。工作人員由檔案數字化加工公司進行統一上崗培訓，具備檔案數字化加工的相關知識。

　　檔案數字化工作涉及環節多，工作量大。往往需要大量人員配合完成工作，這種情況尤其需要明確工作內容與職責。

　　4.現場設備管理

　　檔案數字化加工過程中現場必須配備使用掃描儀設備、服務器、存儲介質等，應當嚴格按照涉密設備進行管理和使用，不適用無保密保障的設備。

　　5.實時監控

　　按照信息安全管理體系ISO270001的要求，對加工現場實施24小時監控，及時掌握現場加工狀態，保證現場加工信息安全。