房屋建設檔案歸檔方式

　　房屋建設檔案歸檔方式。建設單位應在工程竣工驗收合格后六個月內，將城建檔案館與驗收合格的工程檔案移交城建檔案館，并辦理相關手續。（實際都是建設單位委托施工單位將資料交送檔案館）。

　　房屋建設檔案歸檔方式

　　1總則

　　1.0.1為加強建設工程文件歸檔工作，統一建設工程檔案的驗收標準，建立真實、完整、準確的工程檔案，制定本規范。

　　1.0.2本規范適用于建設工程文件的整理、歸檔，以及建設工程檔案的驗收與移交。

　　1.0.3建設工程文件的整理、歸檔以及建設工程檔案的驗收與移交除應符合本規范外，尚應符合國家現行有關標準的規定。

　　2術語

　　2.0.1建設工程construction project

　　經批準按照一個總體設計進行施工，經濟上實行統一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統一管理的建設工程基本單位。它由一個或若干個具有內在聯系的單位工程所組成。

　　2.0.2建設工程文件construction project document

　　在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，簡稱為工程文件。

　　2.0.3工程準備階段文件pre-construction document

　　工程開工以前，在立項、審批、用地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。

　　2.0.4監理文件project supervision document

　　監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的文件。

　　2.0.5施工文件constructing document

　　施工單位在施工過程中形成的文件。

　　2.0.6竣工圖as-built drawing

　　工程竣工驗收后，真實反映建設工程施工結果的圖樣。

　　2.0.7竣工驗收文件handing over document

　　建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。

　　2.0.8建設工程檔案project archives

　　在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。

　　2.0.9建設工程電子文件project electronic records

　　在工程建設過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

　　2.0.10建設工程電子檔案project electronic archives

　　工程建設過程中形成的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件及其元數據。

　　2.0.11建設工程聲像檔案project audio-visual archives

　　記錄工程建設活動，具有保存價值的，用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的聲音、和影像等歷史記錄。

　　2.0.12整理arrangement

　　按照一定的原則，對工程文件進行挑選、分類、組合、排列、編目，使之有序化的過程。

　　2.0.13案卷file

　　由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　2.0.14立卷filing

　　按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。

　　2.0.15歸檔putting into record

　　文件形成部門或形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規定向本單位檔案室或向城建檔案管理機構移交的過程。

　　2.0.16城建檔案管理機構urban-rural development archives organization

　　管理本地區城建檔案工作的專門機構，以及接收、收集、保管和提供利用城建檔案的城建檔案館、城建檔案室。

　　2.0.17永久保管permanent preservation

　　工程檔案保管期限的一種，指工程檔案無限期地、盡可能長遠地保存下去。

　　2.0.18長期保管long-term preservation

　　工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存到該工程被徹底拆除。

　　2.0.19短期保管short-term preservation

　　工程檔案保管期限的一種，指工程檔案保存10年以下。

　　3基本規定

　　3.0.1工程文件的形成和積累應納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。

　　3.0.2工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。

　　3.0.3每項建設工程應編制一套電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理機構。

　　3.0.4建設單位應按下列流程開展工程文件的整理、歸襠、驗收、移交等工作：

　　1在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應明確竣工圖的編制單位、工程檔案的編制套數、編制費用及承擔單位、工程檔案的質量要求和移交時間等內容；

　　2收集和整理工程準備階段形成的文件，并進行立卷歸檔；

　　3組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；

　　4收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案；

　　5收集和整理竣工驗收文件，并進行立卷歸檔；

　　6在組織工程竣工驗收前，提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；

　　7對列入城建檔案管理機構接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內，應向當地城建檔案管理機構移交一套符合規定的工程檔案。

　　3.0.5勘察、設計、施工、監理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。

　　3.0.6建設工程項目實行總承包管理的，總包單位應負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位應負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交。

　　3.0.7城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監督、檢查、指導。在工程竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收，驗收合格后，必須出具工程檔案認可文件。

　　3.0.8工程資料管理人員應經過工程文件歸檔整理的專業培訓。

　　4歸檔文件及其質量要求

　　4.1歸檔文件范圍

　　4.1.1對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全、整理立卷后歸檔。

　　4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應符合本規范附錄A和附錄B的要求。

　　4.1.3聲像資料的歸檔范圍和質量要求應符合現行行業標準《城建檔案業務管理規范》CJJ/T 158的要求。

　　4.1.4不屬于歸檔范圍、沒有保存價值的工程文件，文件形成單位可自行組織銷毀。

　　4.2歸檔文件質量要求

　　4.2.1歸檔的紙質工程文件應為原件。

　　4.2.2工程文件的內容及其深度應符合國家現行有關工程勘察、設計、施工、監理等標準的規定。

　　4.2.3工程文件的內容必須真實、準確，應與工程實際相符合。

　　4.2.4工程文件應采用碳索墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計算機輸出文字和圖件應使用激光打印機，不應使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打印機。

　　4.2.5工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續應完備。

　　4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。

　　4.2.7工程文件的紙張應采用能長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。

　　4.2.8所有竣工圖均應加蓋竣工圖章（圖4.2.8），并應符合下列規定：

　　圖4.2.8竣工圖

　　章示例

　　1竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監。

　　2竣工圖章尺寸應為：50mm×80mm。

　　3竣工圖章應使用不易褪色的印泥，應蓋在閣標欄上方空白處。

　　4.2.9竣工圖的繪制與改繪應符合國家現行有關制圖標準的規定。

　　4.2.10歸檔的建設工程電子文件應采用表4.2.10所列開放式文件格式或通用格式進行存儲。專用軟件產生的非通用格式的電子文件應轉換成通用格式。

　　4.2.11歸檔的建設工程電子文件應包含元數據，保證文件的完整性和有效性。元數據應符合現行行業標準《建設電子檔案元數據標準》CJJ/T 187的規定。

　　4.2.12歸檔的建設工程電子文件應采用電子簽名等手段，所載內容應真實和可靠。

　　4.2.13歸檔的建設工程電子文件的內容必須與其紙質檔案一致。

　　4.2.14離線歸檔的建設工程電子檔案載體，應采用一次性寫入光盤，光盤不應有磨損、劃傷。

　　4.2.15存儲移交電子檔案的載體應經過檢測，應無病毒、無數據讀寫故障，并應確保接收方能通過適當設備讀出數據。

　　5工程文件立卷

　　5.1立卷流程、原則和方法

　　5.1.1立卷應按下列流程進行：

　　1對屬于歸檔范圍的工程文件進行分類，確定歸入案卷的文件材料；

　　2對卷內文件材料進行排列、編目、裝訂（或裝盒）；

　　3排列所有案卷，形成案卷目錄。

　　5.1.2立卷應遵循下列原則

　　1立卷應遵循工程文件的自然形成規律和工程專業的特點，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用；

　　2工程文件應按不同的形成、整理單位及建設程序，按工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件分別進行立卷，并可根據數量多少組成一卷或多卷；

　　3一項建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程立卷；

　　4不同載體的文件應分別立卷。

　　5.1.3立卷應采用下列方法：

　　1工程準備階段文件應按建設程序、形成單位等進行立卷；

　　2監理文件應按單位工程、分部工程或專業、階段等進行立卷；

　　3施工文件應按單位工程、分部（分項）工程進行立卷；

　　4竣工圖應按單位工程分專業進行立卷；

　　5竣工驗收文件應按單位工程分專業進行立卷；

　　6電子文件立卷時，每個工程（項目）應建立多級文件夾，應與紙質文件在案卷設置上一致，并應建立相應的標識關系；

　　7聲像資料應按建設工程各階段立卷，重大事件及重要活動的聲像資料應按專題立卷，聲像檔案與紙質檔案應建立相應的標識關系。

　　5.1.4施工文件的立卷應符合下列要求：

　　1專業承（分）包施工的分部、子分部（分項）工程應分別單獨立卷；

　　2室外工程應按室外建筑環境和室外安裝工程單獨立卷；

　　3當施工文件中部分內容不能按一個單位工程分類立卷時，可按建設工程立卷。

　　5.1.5不同幅面的工程圖紙，應統一折疊成A4幅面（297mm×210mm）。應圖面朝內，首先沿標題欄的短邊方向以W形折疊，然后再沿標題欄的長邊方向以W形折疊，并使標題欄露在外面。

　　5.1.6案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm，圖紙卷厚度不宜超過50mm。

　　5.1.7案卷內不應有重份文件。印刷成冊的工程文件宜保持原狀。

　　5.1.8建設工程電子文件的組織和排序可按紙質文件進行。

　　5.2卷內文件排列

　　5.2.1卷內文件應按本規范附錄A和附錄B的類別和順序排列。

　　5.2.2文字材料應按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不應分開，并應按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。

　　5.2.3圖紙應按專業排列，同專業圖紙應按圖號順序排列。

　　5.2.4當案卷內既有文字材料又有圖紙時，文字材料應排在前面，圖紙應排在后面。

　　5.3案卷編目

　　5.3.1編制卷內文件頁號應符合下列規定·

　　1卷內文件均應按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。

　　2頁號編寫位置單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。

　　3成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。

　　4案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

　　5.3.2卷內目錄的編制應符合下列規定：

　　1卷內目錄排列在卷內文件首頁之前，式樣宜符合本規范附錄C的要求。

　　2序號應以一份文件為單位編寫，用阿拉伯數字從1依次標注。

　　3責任者應填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，應選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。

　　4文件編號應填寫文件形成單位的發文號或圖紙的圖號，或設備、項目代號。

　　5文件題名應填寫文件標題的全稱。當文件無標題時，應根據內容擬寫標題，擬寫標題外應加“［］”符號。

　　6日期應填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應填寫編制日期。日期中“年”應用四位數字表示，“月”和“日”應分別用兩位數字表示。

　　7頁次應填寫文件在卷內所排的起始頁號，最后一份文件應填寫起止頁號。

　　8備注應填寫需要說明的問題。

　　5.3.3卷內備考表的編制應符合下列規定：

　　1卷內備考表應排列在卷內文件的尾頁之后，式樣宜符合本規范附錄D的要求；

　　2卷內備考表應標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數或照片張數及立卷單位對案卷情況的說明；

　　3立卷單位的立卷入和審核人應在卷內備考表上簽名，年、月、日應按立卷、審核時間填寫。

　　5.3.4案卷封面的編制應符合下列規定：

　　1案卷封面應印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面形式。案卷封面的式樣宜符合本規范附錄E的要求。

　　2案卷封面的內容應包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量巾的排序。

　　3檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。

　　4案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。

　　5編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。

　　6起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。

　　7保管期限應根據卷內文件的保存價值在永久保管、長期保管、短期保管三種保管期限中選擇劃定。當同一案卷內有不同保管期限的文件時，該案卷保管期限應從長。

　　8密級應在絕密、機密、秘密三個級別中選擇劃定。當同一案卷內有不同密級的文件時，應以高密級為本卷密級。

　　5.3.5編寫案卷題名，應符合下列規定

　　1建筑工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或專業名稱及卷內文件概要等內容；當房屋建筑有地名管理機構批準的名稱或正式名稱時，應以正式名稱為工程名稱，建設單位名稱可省略；必要時可增加工程地址內容；

　　2道路、橋梁工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或專業名稱及卷內文件概要等內容；必要時可增加工程地址內容；

　　3地下管線工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、專業管線名稱和卷內文件概要等內容；必要時可增加工程地址內容；

　　4卷內文件概要應符合本規范附錄A中所列案卷內容（標題）的要求；

　　5外文資料的題名及主要內容應譯成中文。

　　5.3.6案卷脊背應由檔號、案卷題名構成，由檔案保管單位填寫；式樣宜符合本規范附錄F的規定。

　　5.3.7卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面宜采用70g以上白色書寫紙制作，幅面應統一采用A4幅面。

　　5.4案卷裝訂與裝具

　　5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。

　　裝訂時不應破壞文件的內容，并應保持整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4.2案卷裝具可采用卷盒、卷夾兩種形式，并應符合下列規定：

　　1卷盒的外表尺寸應為310mm×220mm，厚度可為20、30、40、50mm。

　　2卷夾的外表尺寸應為310mm×220mm，厚度宜為20mm～30mm。

　　3卷盒、卷夾應采用無酸紙制作。

　　5.5案卷目錄編制

　　5.5.1案卷應按本規范附錄A和附錄B的類別和順序排列。

　　5.5.2案卷目錄的編制應符合下列規定：

　　1案卷目錄式樣宜符合本規范附錄G的要求；

　　2編制單位應填寫負責立卷的法人組織或主要責任者；

　　3編制日期應填寫完成立卷工作的日期。

　　6工程文件歸檔

　　6.0.1歸檔應符合下列規定：

　　1歸檔文件范圍和質量應符合本規范第4章的規定；

　　2歸檔的文件必須經過分類整理，并應符合本規范第5章的規定。

　　6.0.2電子文件歸檔應包括在線式歸檔和離線式歸檔兩種方式。可根據實際情況選擇其中一種或兩種方式進行歸檔。

　　6.0.3歸檔時間應符合下列規定：

　　1根據建設程序和工程特點，歸檔可分階段分期進行，也可在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

　　2勘察、設計單位應在任務完成后，施工、監理單位應在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。

　　6.0.4勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位、監理單位應根據城建檔案管理機構的要求，對歸檔文件完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后方可向建設單位移交。

　　6.0.5工程檔案的編制不得少于兩套，一套應由建設單位保管，一套（原件）應移交當地城建檔案管理機構保存。

　　6.0.6勘察、設計、施工、監理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6.0.7設計、施工及監理單位需向本單位歸檔的文件，應按國家有關規定和本規范附錄A、附錄B的要求立卷歸檔。

　　7工程檔案驗收與移交

　　7.0.1列入城建檔案管理機構檔案接收范圍的工程，竣工驗收前，城建檔案管理機構應對工程檔案進行預驗收。

　　7.0.2城建檔案管理機構在進行工程檔案預驗收時，應查驗下列主要內容：

　　1工程檔案齊全、系統、完整，全面反映工程建設活動和工程實際狀況；

　　2工程檔案已整理立卷，立卷符合本規范的規定；

　　3竣工圖的繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，圖面整沽，蓋有竣工圖章；

　　4文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備；

　　5文件的材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求；

　　6電子檔案格式、載體等符合要求；

　　7聲像檔案內容、質量、格式符合要求。

　　7.0.3列入城建檔案管理機構接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個月內，必須向城建檔案管理機構移交一套符合規定的工程檔案。

　　7.0.4停建、緩建建設工程的檔案，可暫由建設單位保管。

　　7.0.5對改建、擴建和維修工程，建設單位應組織設計、施工單位對改變部位據實編制新的工程檔案，并應在工程竣工驗收后3個月內向城建檔案管理機構移交。

　　7.0.6當建設單位向城建檔案管理機構移交工程檔案時，應提交移交案卷目錄，辦理移交手續，雙方簽字、蓋章后方可交接。