檔案館信息化建設方案

　　為了加強和規范公司內部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準確地反映公司各項工作，根據《檔案法》、《檔案管理條例》，結合檔案館信息化建設方案公司實際，特制定本辦法。

　　檔案館信息化建設方案建設常見問題解答(1)

　　1、檔案管理信息系統建設的主要目的是什么？

　　答：1、實現對檔案資源的科學、規范和有效管理，為社會、為公眾提供高效率的檔案利用服務。

　　2、梳理檔案工作流程，規范檔案管理過程，實現檔案工作的精細化管理，輔助領導決策，提升檔案館的現代化管理水平。

　　2、檔案管理信息系統建設前的主要準備工作有哪些？

　　答：1、項目立項：由項目發起與項目參與的多方機構進行需求調研，開展可行性論證，提出項目目標、制定項目計劃、預算項目投入（包括人、資金、其他資源）、分析項目風險、預測實施效果，報批決策者審批。

　　2、項目準備：依據項目目標，組織項目團隊及成員，籌集項目資金、分解項目計劃、準備項目環境（軟硬件設備）、開展咨詢培訓、落實實施方案，在人、財、物方面做好實施前的準備。

　　3、檔案管理信息系統實施的技術原則是什么？

　　答：1、同構性原則：系統建設所選用的硬件平臺（如網絡連接設備、服務器、存儲器）、軟件支撐平臺、應用軟件系統、應盡量選用共同的或系統建設思路一致的供應商，避免本單位內部異構操作系統、異構數據庫系統、異構存儲方式等現象的產生。

　　2、集成性原則：各分/子系統建設的階段性是必然的，但每建設前一個系統需要考慮業務的擴展性和軟硬件系統的兼容性，留出必要的接口，以便擴展；每建設一個新的系統也要考慮與現有系統之間的信息集成、過程集成和系統集成等問題，保持業務流程的連續性和系統信息的一致性。

　　3、繼承性原則：繼承性的主要目的是支持檔案信息化應用系統的可持續發展，是檔案信息化“滾動式”建設方案的基本要求，一方面保護已有投資，一方面對現有硬件、軟件支撐平臺和檔案管理信息系統進行有保留的擴展，這是由于需求的不斷變化與更新而引起的。

　　4、淘汰性原則：由于硬件、軟件的迅速發展，往往每過一年就會有一套全新軟件系統運行結構的出現，每三年就會有硬件和軟件平臺的完全淘汰，甚至時間更短。因此，當采取繼承性原則對現有系統進行修補所消耗的資源大于投資一個新的系統時，應果斷采取淘汰性原則，進行更新換代。

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　　建設檔案管理信息系統為什么要首先制定總體規劃？

　　答：如果不從全局的角度開展總體規劃，各各門從局部需求和利益出發，必然將管理信息系統拆分成一個個獨立的部門“孤島”系統，致使信息不集成、資源不共享、系統重復建設、數據重復錄入，投入資金勢必增多，而實施的過程卻很難控制，其應用效果則大打折扣。如果能夠預先制定一個科學、合理、可行的總體規劃，則能從根本上克服急功近利和“走一步，算一步”的盲目性，避免走彎路，不僅能夠使IT投入得到增值，更能夠增強系統的應用效果。

　　5、制定總體規劃應考慮哪些因素？

　　答：總體規劃的制定應從國家信息化戰略、檔案信息化戰略、檔案局（館）的信息化戰略出發，立足檔案館的業務需求，考慮技術的先進性和可行性，兼顧當前和未來的發展需要，結合檔案館的人、財、物等基礎條件和自身的運行特點進行規劃，并考慮分步實施的方案和措施。

　　6、選擇檔案管理信息系統主要考慮那些因素？

　　答：1、檔案館信息化的應用需求和發展要求，目的是要用起來，不僅當前能夠用起來，而且要考慮業務擴展后能夠得到持續的擴展與跟蹤。

　　2、信息技術和軟件產品的現狀與發展，務實的同時，也需要必須經常關注和跟蹤最新技術的發展，了解軟件產品的運行特點和使用場合，才能做出客觀的、切合實際的判斷。

　　3、將產品與需求、技術與發展相結合，做出決策，在確定了檔案館的業務需求、認識了軟件產品的使用要求之后，就需要將二者結合起來，綜合平衡檔案館的人力、物力和財力，做出正確、合理的選擇。

　　7、實施檔案管理信息系統的主要方式有哪些？

　　答：1、外包研發模式；2、自主開發模式；3、混合實施模式；4、整體外包模式。

　　8、檔案管理信息系統實施的主要工作有哪些？

　　答：系統實施的核心任務是軟件系統的客戶化定制過程，目標是建立一套真正能用得起來的軟件系統。主要包括需求分析、客戶化定制、數據處理、系統試運行、系統切換、用戶培訓等過程。

　　9、如何理解需求分析工作及其重要性？

　　答：需求分析是系統規劃、系統開發和系統實施的重要依據，其主要任務是完成用戶對目標軟件系統在功能、行為、性能、設計約束等方面的理解、認識、定義和期望。需求分析需要軟件開發與軟件應用的雙方人員共同參與來完成。

　　需求分析階段檔案館業務工作人員的主要工作包括：描述基本業務需求，挖掘潛在需求，與技術支持人員共同探討真正的應用需求，審定需求分析報告，鎖定實施前的總體需求。

　　需求分析階段軟件研制技術人員的主要工作包括：傾聽業務需求描述，獲取用戶的本能需求；通過啟發、誘導，深層次的溝通與交流，獲取用戶的潛在需求；理解、分析、整合，應用現代管理理念與檔案館業務工作者進一步探討真正的應用需求；編寫需求分析報告并獲得用戶認可。

　　10、需求調研工作從幾個方面開展？

　　答：主要從檔案館的組織機構與崗位職責設置、檔案資源（實物與數據）的組織與管理方式、檔案工作業務流程與數據處理流程、檔案館運行管理模式、檔案信息安全管理需求、檔案館的個性化應用需求、檔案信息的集成與共享模式以及檔案服務社會化等方面開展需求調研，分析檔案館開展檔案工作對檔案管理信息系統的功能架構方案的需求。