檔案數字化的六大原則

        早期，檔案工作信息化曾經走過一段不小的彎路，把大量的精力投入到傳統載體檔案數字化工作當中，對館（室）藏所有檔案進行數字化，最后投入與產出不成比例，造成人力、物力的浪費。經過十幾年的發展，檔案界逐漸總結出若干傳統載體檔案數字化的原則。

　　01規范化原則

　　規范化原則是指檔案數字化時數據的格式、信息代碼元數據項必須規范一致，以方便數據管理、檢索利用和數據交換與共享。相反，數據格式、信息代碼和元數據項不統一、不規范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數據交換共享。

　　統一的規范包含三個方面，一是數字化的檔案信息的數據格式、信息代碼和元數據項必須統一；二是數字化中應盡可能采用國家或國際標準，將數據格式、信息代碼和元數據統一到國家或國際標準上來；三是數字化過程要規范，每一個環節都必須遵循相應的規范。

　　02準確性原則

　　檔案著錄的信息應與檔案原有屬性信息相一致，建立的對應關系應準確。

　　03完整性與系統性原則

　　檔案數字化過程中錄入信息的完整性，確保內容信息、背景信息和元數據等信息的系統性，能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。

　　04需求牽引，成本效益原則

　　檔案數字化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據需要，先數字化利用率高的檔案，后數字化利用率低的檔案。根據這一原則，應貫徹“五個優先”原則，下列檔案應優先考慮建立數據庫。

　　（1）常用優先

　　這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優先數字化，以滿足當前利用的需求，增加數字檔案館的效益。

　　（2）目錄優先

　　即把檔案目錄優先數字化，以滿足檢索需求。目錄優先還體現為成本效益的需要。由于全文數字化建設需投入的人力物力較大，見效比較慢，如優先將檔案的目錄進行數字化，實現檔案的計算機檢索，以盡快見到效果。

　　（3）急用優先

　　企業在某一個時期有特定的專項任務，從而派生出對某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案數字化時應考慮這一需求，將急用的檔案優先數字化，以滿足緊急需求。如產品開發時期有可能對某一老產品的檔案調用較多，可考慮優先將該老產品檔案數字化，以方便利用和滿足業務發展對檔案利用的需求。

　　（4）孤本優先

　　即把珍貴的檔案優先數字化，以滿足珍藏需求。數字化后，孤本檔案利用可不用調用原件，可有效保護檔案原件，達到珍藏的目的。

　　（5）特色優先

　　即將體現本企業特色的檔案優先數字化，以滿足特殊需求。不少企業檔案機構保存有稱之為“鎮館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優先數字化，有利于增強檔案部門的影響力。

　　05安全保密原則

　　傳統載體數字化前，應建立安全保障和保密措施，以確保數字化過期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個方面，其含義包括以下幾個方面。

　　（1）要建立在檔案數字化過程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機制，從人、物、技術、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　　（2）要注重檔案數字化過程中檔案信息的安全。

　　防止傳統載體檔案及數字化后信息丟失、損毀。保證傳統載體安全，注意數字化場所的安全，注意機器、人員對檔案造成的損毀；建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責任。數字化后，需做好信息備份工作，及時備份數據；防止計算機病毒破壞檔案數據信息。

　　（3）要注重檔案數字化過程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強管理入手，在人防方面要為檔案數字化配備素質可靠的工作人員；在物防方面要選擇具有保密措施的環境作為檔案數字化建設的場所，場所要符合保密要求；在技防方面要特別注意用于檔案數字化信息系統的保密建設，投入使用的電子檔案管理系統要符合涉密管理要求。

　　06檔案數字化“兩個同步”原則

　　（1）檔案數字化轉換與檔案鑒定同步推進

　　在檔案數字化過程中，要對每個保管單位進行梳理，在這個過程中對需要數字化的檔案進行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價值，尤其是已到期或將到保管期限的檔案，通過鑒定可剔除價值較低的檔案，將其排除在數字化范圍之外。數字化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　　（2）數字化轉換與檔案利用同步推進

　　由于檔案數量龐大，檔案數字化工作周期一般較長，如果等到全部檔案數字化完成后將檔案數據開放檢索，數字檔案館的效益將長期得不到體現，增加縮減投資和項目失敗的風險。為此，必須盡早將檔案數據開放檢索，實行數字化與檔案利用同步進行，完成一批投入，開放一批，盡早使數字檔案館建設工作見到成效。